Enterprise DAM, das ideale Medium für einen effizienten Workflow und Zusammenarbeit

Vereinfachen Sie die Entwicklung von Inhalten bis zu ihrer Validierung, garantieren Sie die Rückverfolgbarkeit von Versionen... Ein effizienter DAM-Workflow ist das Ergebnis einer Alchemie zwischen nahtloser Zusammenarbeit und gut kontrollierten Prozessen.

Der Einsatz eines Unternehmens-DAM eröffnet viele Diskussionsthemen, von denen einige mehr Aufmerksamkeit erregen als andere.

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Dies ist der Fall bei der Überprüfung und Genehmigung von Assets: die berühmten "DAM-Workflows". Was sind die Schritte im Workflow? Wer sollte daran beteiligt sein? Wie findet man das richtige Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Zusammenarbeit? Dies sind Fragen, um die keine Organisation, die an einem DAM-Projekt beteiligt ist, herumkommt.

In der Realität stellen sich unsere Kunden oft Dinge vor, die zu komplex sind", bemerkt Sébastien Bardoz, Wedia VP Sales and Operations für Nordamerika. "Zum Beispiel kreative Briefings, die zu viele Details erfordern, oder Validierungsschritte, die zu fragmentiert sind und den Mitarbeitern zusätzliche Arbeit bereiten. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass wir sechs Monate nach einer ersten Implementierung Anfragen zur Vereinfachung erhalten. Deshalb haben wir uns von Anfang an zum Ziel gesetzt, einfache, aber effiziente DAM-Workflows anzubieten.

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Die Wedia-Teams raten daher davon ab, die Validierung durch benannte Personen zu verwenden, was zu Mechanismen für die Delegation von Rechten (z. B. für Urlaub) führt. "Dies führt zu einer Komplexität, die im Laufe der Zeit nicht immer leicht zu kontrollieren ist. Wir ziehen es vor, einen rollenbasierten Ansatz zu verfolgen, der einfacher zu pflegen ist. DAM-Workflows sind selten in Stein gemeißelt, und Änderungen sind immer möglich. Es ist daher im Interesse aller, die Kreisläufe einfach zu verstehen und zu entwickeln. "

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DAM-Workflows erzeugen eine Kettenreaktion 

Ein weiterer Grund, der für einfache, lesbare Workflows spricht, sind die Interdependenzen zwischen dem Unternehmens-DAM und dem übrigen Informationssystem. Das DAM ist keine isolierte Insel: Es kann und muss mit einem CMS (Content Management System), einem CDN (Content Delivery Network), einem CRM (Customer Relationship Management), einem PIM (Product Information Management) und so weiter interagieren. Wenn ein Asset (ein Bild, ein Video usw.) während des Workflows seinen Status ändert, kann das DAM eine Kettenreaktion im übrigen IS auslösen.

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" DAM-Workflows lösen eine ganze Kette von mehr oder weniger technischen Aktionen aus, um die sich die Benutzer nicht kümmern sollten. Das ist einer der Gründe, warum wir es vorziehen, den Benutzern nicht die Möglichkeit zu geben, Workflows direkt zu ändern", betont Sébastien Bardoz. "Es ist wichtig, dass jede Änderungsanfrage sorgfältig analysiert wird und ihre Auswirkungen untersucht werden, um Kettenreaktionen abzuschätzen".

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DAM-Workflows garantieren Rückverfolgbarkeit

Ein effizienter DAM-Workflow zeichnet sich in der täglichen Praxis dadurch aus, dass er die Zusammenarbeit rationalisiert und gleichzeitig die Kontrolle gewährleistet. "Unsere Kunden wollen einfach mit ihren Assets zusammenarbeiten können, aber auch alle Versionen bis zur Validierung verfolgen können. Diese Rückverfolgbarkeit ist der Schlüssel für Unternehmen, die in regulierten Märkten tätig sind", betont Sébastien Bardoz.

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Dies gilt natürlich für Finanzinstitute (Banken, Versicherungen), aber nicht nur. Vom Einzelhandel über die pharmazeutische Industrie bis hin zu Kosmetikherstellern unterliegen viele Sektoren heute Vorschriften, die zu Einschränkungen bei der Rückverfolgbarkeit führen.

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"Für bestimmte Organisationen, die strengen Vorschriften unterliegen, stellen wir sogar sicher, dass das Team, das für die rechtliche Validierung zuständig ist, einen eigenen Workflow für ein Asset hat", erklärt Sébastien Bardoz. "Ein Arbeitsablauf, der nur für dieses Teambestimmt ist". In jedem Fall erwarten die Unternehmen, dass sie diese Historisierung des Austauschs und der Versionen nutzen können, um im Falle eines Audits oder bei der Entdeckung von Anomalien so genannte "vollstreckbare" Dateien zu erstellen, die somit als Beweis dienen.

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DAM-Workflows sind für eine schnelle Zusammenarbeit gerüstet

Abgesehen von den Kontrollen muss die Zusammenarbeit im Arbeitsablauf eine schnelle und präzise Iteration gewährleisten. Zu diesem Zweck reicht es nicht immer aus, Assets lediglich mit Kommentaren zu versehen, insbesondere bei visuellen und audiovisuellen Inhalten. Oft ist es produktiver, direkt auf einem Bild zu zeichnen, um die vorzunehmenden Änderungen zu markieren. Ein DAM wie das von Wedia hilft den Benutzern auch, zwei Versionen von Bildern zu vergleichen, indem sie mit einem Schieberegler oder einem Überlagerungsmechanismus spielen.

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Diese Funktionen sind kein Luxus, vor allem nicht für Unternehmen, die große Mengen an Bildmaterial verwalten, wie zum Beispiel im Einzelhandel. In diesen Fällen müssen alle Anstrengungen unternommen werden, um einen schnellen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Darüber hinaus verlangen immer mehr Kunden eine Mindestzeit zwischen der Aufnahme eines Produkts und dem Hochladen auf eine Website. Dies ist eine Möglichkeit, die Effizienz des DAM-Workflows zu überwachen.

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Automatisierungen und Benachrichtigungen mit eingebettetem CTA

"Um diese Geschwindigkeit zu unterstützen, können wir Aufgaben automatisieren, z. B. prüfen, ob die Inhalte den technischen Anforderungen wie Dateigröße, visuelle Auflösung usw. entsprechen. Unser DAM kann auch ähnliche Dateien erkennen, um Duplikate zu vermeiden und den Nutzern die Arbeit zu ersparen, das zu bereinigen, was bereits getan wurde!".

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Ein praktischer Schlüsselpunkt: Benachrichtigung der Benutzer, wenn ihr Beitrag erwartet wird. Hier ist alles möglich: Benachrichtigung innerhalb des DAM, über eine kollaborative Lösung eines Drittanbieters und auch per E-Mail, mit einer visuellen Bestätigung und einer Schaltfläche zum Akzeptieren/Ablehnen. Ein einfacher Call-to-Action (CTA) sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf, der sich in die Zwischenräume des täglichen Lebens einfügt.

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