Inhaltsverwaltung optimieren: Wedia's erweiterte Creative-Workflow-Funktion erleichtert Genehmigungsprozesse

Im März 2024 führte Wedia den Creative Workflow ein, eine Funktion des Digital Asset Management (DAM) von Wedia, die den Nutzer:innen der Plattform einen verbesserten kollaborativen Ansatz für die Verwaltung ihrer Inhaltsprojekte bietet. Diese neue Funktion ist Teil des DAM-Kernangebots, was bedeutet, dass alle Nutzer:innen Zugang zu diesem Tool haben werden. 

Da Marketing- und Kommunikationsteams häufig an mehreren inhaltsintensiven Projekten arbeiten, kann es mühsam und zeitaufwändig sein, den Überblick über den Status der einzelnen Projekte, den Genehmigungsprozess und die Interaktion mit internen und externen Beteiligten zu behalten. 

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Die Funktion Creative Workflow schafft hier Abhilfe, indem sie einen zentralen Knotenpunkt für Inhaltsprojekte einrichtet, auf den alle Projektbeteiligten (interne und externe) leicht zugreifen, Beiträge leisten und informiert werden können, wenn ihre Beteiligung am Projekt erforderlich ist (z. B. um ein Asset zu genehmigen oder einen aktuellen Kommentar zu überprüfen). 

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Feedback- und Genehmigungsprozesse werden innerhalb der Creative Workflow-Funktion zentralisiert und jedes beliebige Inhaltsprojekt wird rationalisiert, wobei alle relevanten Uploads von Assets, der Austausch zwischen Teammitgliedern und die Indexierung von Assets innerhalb eines speziellen Workflows stattfinden. 

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Creative Workflow geht einen Schritt weiter

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Um die Funktion noch weiter zu verbessern, hat Wedia jetzt ein Upgrade für den Creative Workflow auf den Markt gebracht, welches die Einstellung "Um Genehmigung bitten" hinzufügt, um den Validierungsprozess für Wedia-Kunden zu optimieren. 

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In Unternehmen, insbesondere in großen, internationalen Unternehmen mit verschiedenen Teams an unterschiedlichen Standorten, kann die Arbeit an einem Inhaltsprojekt dadurch verlangsamt werden, dass nicht die richtigen Tools zur Verfügung stehen. 

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Damit ein Projekt in Betrieb genommen werden kann, sind mehrere Schritte und mehrere Beteiligte erforderlich. 

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Mit der Funktion Creative Workflow können Benutzer:innen ein Projekt initiieren, externe Benutzer:innen, wie z. B. Agenturen, mit dem Hochladen relevanter Assets beauftragen und Gespräche über Änderungen führen, die erforderlich sind, um diese Assets in Einklang mit den Projektzielen und dem Markenimage zu bringen. 

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Sobald dies geschehen ist, muss das kreative Projekt von allen relevanten Parteien gesehen und genehmigt werden. Dazu können die Geschäftsleitung und die Rechtsabteilung gehören, die verschiedene Elemente der mit jedem Projekt verbundenen Assets absegnen müssen, um sicherzustellen, dass Urheberrechte und Markenimage geschützt sind. 

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An dieser Stelle wird die Einstellung "Um Genehmigung bitten" zu einem unglaublich nützlichen Tool. 

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Wie funktioniert das? 

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Wenn die Assets fertig sind, kann der Projektmanager für jedes relevante Medium auf "Zur Genehmigung auffordern" klicken.

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Sie können dann die Personen auswählen, die die Medien genehmigen müssen. Dazu könnten die Rechtsabteilung oder leitende Abteilungsleiter gehören. 

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Jede betroffene Person erhält eine Anfrage zur Genehmigung und wird zu einer Schnittstelle weitergeleitet, über die sie nur auf die für sie relevanten Medien zugreifen kann, die sie genehmigen muss. 

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Sobald er oder auf die Schnittstelle weitergeleitet wird, kann jeder Benutzer Medien genehmigen oder ablehnen oder auch Kommentare abgeben. Dies kann für jedes einzelne Asset oder für eine Gruppe von Assets geschehen. 

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Nachdem jeder Benutzer, der ein Asset genehmigen muss, dies getan hat, wird das Asset automatisch auf den Status "genehmigt" aktualisiert. Wenn Kommentare abgegeben werden oder das Asset nur von einer Person abgelehnt wird, wird es auf "zu ändern" gesetzt. 

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Der Prozess ist automatisiert, so dass die Benutzer:innen den Validierungsprozess leicht verfolgen können. Darüber hinaus kann eine Gruppe von "Erlaubnisberechtigen" einer primären Gruppe zugewiesen werden. Erst wenn alle Mitglieder dieser Gruppe die Medien genehmigt haben, wird der Workflow auf die nächste Gruppe von Validierern übertragen. 

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Die Projektmanager können so den Status jedes Projekts und den Genehmigungsprozess leicht verfolgen. 

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Das Wedia-DAM entwickelt sich ständig weiter

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Wedia ist sich der wachsenden Anforderungen an die Marketing- und Kommunikationsteams bewusst und entwickelt sein DAM-System ständig weiter, um sicherzustellen, dass es der heutigen und zukünftigen Arbeitsweise gerecht wird. 

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Die Bereitstellung eines wirklich kollaborativen Bereichs innerhalb des DAM bedeutet, dass verschiedene Organisationen ihre Inhaltsprojekte besser verwalten können, was den Austausch zwischen den verschiedenen Interessengruppen erleichtert und eine sorgfältige Nachverfolgung jedes Projekts ermöglicht. 

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Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich die Funktion Creative Workflow an. 

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