Was ist PIM?

Wenn Sie ein Unternehmen führen, das viele Produkte verkauft, z. B. ein E-Commerce-Unternehmen, kann es schwierig sein, alle Ihre Produktdaten und -informationen manuell zu verwalten oder zu organisieren. Ohne ein solides System ist dieser Prozess sehr teuer und zeitaufwändig. Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie falsche oder veraltete Informationen über Ihre Vertriebs- und Marketingkanäle weitergeben. 

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In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist es für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich, Ihren Kunden ein intuitives Produkterlebnis zu bieten. Ihre Kunden erwarten von Ihnen umfassende und relevante Produktinformationen, bevor sie ihre Kaufentscheidung treffen. Die meisten werden nicht bei Ihnen kaufen, wenn ihnen der Wert Ihres Produkts nicht klar ist. Aber je schlüssiger Ihre Produktbeschreibungen ihre Fragen beantworten, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie einen Kauf tätigen und damit zufrieden sind. 

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Hier kommt das Produktinformationsmanagement (PIM) ins Spiel. 

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In diesem Artikel werden wir uns also ansehen, was Produktinformationsmanagement ist und welche Vorteile die Integration in Ihren Tech Stack bietet. 

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Fangen wir an. 

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Was ist Produktinformationsmanagement (PIM)?

Unter Produktinformationsmanagement versteht man das Sammeln, Verwalten und Optimieren aller Daten, die für die Vermarktung und den Verkauf Ihrer Produkte über alle Verkaufs- und Vertriebskanäle erforderlich sind. 

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Meistens sind die Produktinformationen inkonsistent, unvollständig oder über die verschiedenen Kanäle verstreut, die Unternehmen für Marketing, Verkauf und Vertrieb nutzen. Der Versuch, all diese Daten manuell zu verwalten, ist zeitaufwändig. Auch die Zusammenarbeit mit externen Gruppen wie Händlern oder Kreativen wie Influencern wird dadurch erschwert, da es keine zentrale Informationsquelle gibt, an die sie sich wenden können. 

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💡 Single Source of Truth (SSOT) ist die Philosophie, Geschäftsdaten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und in einer zentralen Datenbank oder einem Repository zusammenzufassen.

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An dieser Stelle kommt ein PIM-System ins Spiel.

Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System dient als Single Source of Truth. Es macht es Marken, Herstellern, Distributoren und Einzelhändlern leicht, all ihre Produktinformationen zu verwalten und zu optimieren. Und so funktioniert es:

Sammelt und zentralisiert Daten

Ein Produktinformationsmanagementsystem verfolgt und sammelt Produktinformationen aus einem umfangreichen Quellenverzeichnis. Sie umfassen:

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• Grundlegende Daten: Das sind Daten, die sich direkt auf die Produkte beziehen, die Sie verkaufen. Daten wie Produktnamen, Titel, universelle Produktcodes (UPCs) und Lagerhaltungseinheiten (SKUs). 
• Technische Informationen: Technische Informationen wie Stoffart, Materialien, Größe, Gewicht, Maße, Farben, Abmessungen, Varianten, Inhaltsstoffe und Garantien können in einem PIM-System gespeichert werden. 
• Assets: Das PIM-System kann auch digitale Assets speichern. Diese digitalen Assets werden nicht nur verwendet, um zu zeigen, wie ein Produkt aussieht, sondern sie können auch verwendet werden, um Kunden über die Verwendung eines Produkts zu informieren. 
• Marketing-Informationen: Dazu gehören Daten wie Buyer Personas, Keywords, Werbeinhalte und SEO-bezogene Daten wie Titel und Produktbeschreibungen.
• Verkaufsdaten: Daten wie Produktpreisinformationen, Kundenreferenzen und Bewertungen können gespeichert werden.
• Emotionale Daten: Ein effektiver Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden nicht nur bei Ihnen kaufen, sondern auch Ihrem Unternehmen treu bleiben, ist der Aufbau einer emotionalen Bindung zu ihnen. In einem PIM-System können Daten wie Produktgeschichten, Bilder, Produktbeschreibungen und andere Assets gespeichert werden, die emotionale Reaktionen bei den Käufern hervorrufen.
• Lokalisierte Informationen: Große Unternehmen, die auf lokaler und globaler Ebene tätig sind, müssen sicherstellen, dass ihre Produktinformationen auf die jeweiligen Standorte zugeschnitten sind. Ein PIM-System lokalisiert Ihre Produkttexte und die angezeigte Währung, damit Ihre Kunden unabhängig vom Standort ein einheitliches Kundenerlebnis haben. 

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Die meisten PIM-Systeme bieten zwei Möglichkeiten für den Datenimport. Sie können entweder automatisch Daten aus den anderen von Ihnen verwendeten Tools und Systemen abrufen oder Sie können die Daten direkt aus einer Excel-Datei importieren. 

Aktualisiert und optimiert Ihre Daten

Sie können alle Ihre Produktinformationen direkt von einem PIM-System aus aktualisieren, bereinigen und optimieren. Bei den Produktinformationen kann es sich um Preisinformationen, Produktbeschreibungen oder technische Spezifikationen handeln.

Veröffentlichen der Daten

Nachdem Sie Ihre Produktinformationen im PIM aktualisiert haben, können Sie die Änderungen problemlos in allen relevanten Verkaufs- und Werbekanälen veröffentlichen.

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Vorteile eines PIM-Systems

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, insbesondere für E-Commerce-Unternehmen, sind schlechte Daten. Tatsächlich wirken sich schlechte Daten direkt auf das Endergebnis Ihres Unternehmens aus. Untersuchungen von Experian zeigen, dass 88 % der amerikanischen Unternehmen aufgrund von schlechten oder ungenauen Daten Umsatzeinbußen hinnehmen müssen, 12 % sogar einen kompletten Umsatzverlust.

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Die Frage ist nun, wie sich schlechte Produktdaten in Umsatzeinbußen niederschlagen. 

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Hier ist ein Beispielszenario: 

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Ein Kunde besucht Ihren Online-E-Commerce-Shop, um ein Hemd zu kaufen. Wenn der Kunde ein Hemd findet, das seinen Wünschen entspricht, kauft er es. Bei der Lieferung stellt der Kunde jedoch fest, dass das gelieferte Produkt nicht genau dem entspricht, was er bestellt hat. Vielleicht stimmt die Größe des Hemdes nicht oder es ist der falsche Stoff, weil Sie auf Ihrer Website die falschen Produktinformationen angegeben haben.

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Der Kunde, der diese schlechte Kauferfahrung gemacht hat, wird möglicherweise nicht mehr in Ihrem Geschäft einkaufen. Er kann sogar so weit gehen, seinen Freunden zu sagen, dass sie nicht mit Ihrem Geschäft interagieren sollen. Sie haben also nicht nur den Kunden verloren, sondern möglicherweise auch neue potenzielle Kunden und zukünftige Verkäufe. 

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Glücklicherweise hilft Ihnen ein PIM-System, diese Art von Fehlern zu vermeiden. Es stellt sicher, dass Sie genaue und konsistente Produktinformationen auf Ihren Vertriebskanälen anzeigen.

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Neben der Verbesserung der Einnahmen bietet ein PIM-System noch weitere Vorteile:

1. Eine zentralisierte Datenbank

Ein PIM-System dient als zentrale Datenbank für die Speicherung und Verwaltung all Ihrer Produktbestände und -informationen. 

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Einer der Hauptvorteile einer zentralisierten Datenbank besteht darin, dass es weniger Datenredundanzen gibt, da die Daten nicht in mehreren Repositories verstreut sind. Diese Zentralisierung stellt auch sicher, dass alle Produktinformationen, die über Ihre Vertriebskanäle angezeigt werden, korrekt sind, da Sie sie leicht auf Fehler überprüfen können.

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Darüber hinaus garantiert eine zentralisierte Datenbank erhöhte Sicherheit - Sie können Benutzerrechte einrichten, um unbeabsichtigten Zugriff auf die Datenbank zu verhindern. 

2. Reduzierte Dateneingabe

Mit einem PIM müssen Sie Produktinformationen nicht mehr manuell für jeden Ihrer Vertriebskanäle eingeben oder sich auf mehrere Systeme zur Verwaltung Ihrer Produktdaten verlassen. Alle Änderungen, die Sie im Backend vornehmen, werden über eine API automatisch im richtigen Format an alle Kanäle weitergegeben.

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Außerdem können Sie Ihre Produktdaten in Echtzeit verfolgen, so dass Sie Fehler oder fehlende Daten leicht erkennen können. Auf diese Weise sind alle Informationen, auf die Ihre Käufer in jeder Phase des Kaufprozesses stoßen, korrekt.

3. Verstärkte Personalisierung

Die Kunden erwarten heute von ihren Lieblingsmarken eine gewisse Form der Personalisierung. Das geht so weit, dass 80 % der Verbraucher sagen, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit bei einer Marke einkaufen, die personalisierte Erfahrungen bietet. Eine Gartner-Umfrage hat außerdem ergeben, dass Marken aufgrund schlechter Personalisierungsmaßnahmen durchschnittlich 38 % ihrer Kunden verlieren können.

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Wenn Sie Ihren Kunden personalisierte Erlebnisse bieten, können Sie die Markentreue und die Kundenzufriedenheit steigern.

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Aber wie kann ein großes Unternehmen seinen Kunden mehr Personalisierung bieten? 

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Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihrem Vertriebsteam alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die es braucht, um einen potenziellen Kunden davon zu überzeugen, ein Kunde zu werden. Mit einem PIM können Ihre Vertriebsmitarbeiter problemlos auf alle vorab genehmigten Produktinformationen zugreifen und diese für die Erstellung ihrer Verkaufsangebote nutzen. 

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Hier zeigt sich der Wert von Metadaten und Asset-Tags. So kann ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise problemlos nach relevanten Produkten auf der Grundlage von Farbe oder Material suchen und diese verwenden, um personalisierte Produktpakete mit relevanten Artikeln zu erstellen, die den Bedürfnissen und Vorlieben eines Kunden entsprechen. Ohne das PIM könnte es für den Verkäufer schwierig sein, alle Informationen zu finden, die er für den Verkauf benötigt. 

4. Integration mit anderen Systemen 

Einer der größten Vorteile eines PIM-Systems besteht darin, dass es sich problemlos in fast jede Unternehmenssoftware integrieren lässt, da die meisten PIM-Lösungen API (Application Programming Interface) verwenden, um Daten in Echtzeit zu übertragen. Es besteht also zu jedem Zeitpunkt eine wechselseitige Interaktion zwischen Ihrem PIM-System und den anderen damit verbundenen Systemen.

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Es gibt eine lange Liste von Systemen, mit denen sich Ihre PIM-Lösung verbinden lässt. Dazu gehören unter anderem CRM, ERP, DAM, Partnerdatensysteme, Business-Intelligence-Software (BI), Anwendungsservertechnologien, Transaktionsdatenanwendungen, Tracking- oder Logistiksysteme und bestehende Produktdatenbanken. 

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Mit dieser umfangreichen Liste von Systemen, an die Sie sich anschließen können, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass wichtige Produktdaten verloren gehen. 

5. Unterstützung für Verkäufer und Lieferanten

Ihr PIM-System ist nicht nur für die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen nützlich, sondern kann auch als Hilfsmittel für das erweiterte Ökosystem außerhalb Ihres Unternehmens dienen. So können beispielsweise Lieferanten und Verkäufer schnell und einfach auf Ihre Produktinformationen zugreifen. Und nicht nur das, die Lieferanten werden durch die Selbstbedienung auch effizienter. Sie müssen nicht ständig E-Mails an Ihr Vertriebs- oder Marketingteam schicken, um Informationen über ein Produkt zu erhalten. Und wenn sie Fragen haben, können sie über das PIM-System einfach mit dem richtigen Mitarbeiter kommunizieren.

6. Kürzere Markteinführungszeit

Mit einem PIM-System werden Daten schnell und präzise bereitgestellt. Die Zeit, die für die Verfolgung und Validierung von Produktdaten aus verschiedenen Quellen benötigt wird, ist deutlich kürzer. Auch die Zusammenarbeit ist effizienter, da alle Beteiligten, die das Produkts von der Produktions bis zum Vertrieb bringen, synchron auf derselben Plattform arbeiten - jedes Team hat Zugang zu den relevanten Informationen, die es für seine Arbeit benötigt. Dies führt zu einer besseren Betriebseffizienz und damit zu einer schnelleren Produkteinführung. 

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Da Sie nicht jede Änderung manuell vornehmen müssen, erreichen Produktaktualisierungen Ihre Zielgruppe rechtzeitig auf den von ihr bevorzugten Kanälen, was zu mehr Kundenbindung und Umsatz führt. 

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Merkmale, die ein PIM-System aufweisen sollte

Bevor Sie die Investition in ein Produktinformationsmanagementsystem in Erwägung ziehen, sollten Sie auf einige wichtige Merkmale achten.

1. Einfaches Importieren von Daten

Der Import von Daten ist eine der wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Produktdaten in mehreren Systemen haben. Daher ist es wichtig, dass die von Ihnen verwendete PIM-Software alle Daten effektiv importieren und an einem Ort speichern kann.

2. Massenweise Bearbeitung

Einer der Gründe, warum Sie in ein PIM-System investieren sollten, ist, dass Sie nicht manuell alle Ihre Verkaufskanäle besuchen müssen, um die angezeigten Produktinformationen zu bearbeiten. Ein gutes System bietet Massenbearbeitungsfunktionen, damit Sie alles auf einmal bearbeiten können. Wenn Sie Änderungen in Ihrem PIM-System vornehmen, werden diese automatisch in allen relevanten Kanälen bearbeitet. 

3. Benutzererfahrung (UX)

Der Zweck eines PIM-Systems besteht darin, Ihre Arbeitsabläufe im Produktinformationsmanagement zu rationalisieren und Ihre Produktdaten für alle Benutzer leicht zugänglich zu machen. Um sicherzustellen, dass sowohl interne als auch externe Teams effizient auf die Daten im System zugreifen können, ist eine intuitive Schnittstelle ein Muss. Einige PIM-Anbieter bieten zum Beispiel erweiterte Suchfunktionen an. Ein System mit flexibler Datenstruktur und getrennten Produktkatalogen erleichtert Ihnen außerdem die Navigation und Suche in all Ihren Produktinformationen. 

4. Möglichkeit, Daten nach Kanal zu betrachten

Es ist wichtig, dass Ihr PIM-System es Ihnen ermöglicht, alle Inhalte, die Sie auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht haben, einzusehen, ohne dass Sie diese Kanäle einzeln besuchen müssen. Im Grunde möchten Sie eine vollständige Übersicht über alle Ihre Daten nach Kanälen haben, die im PIM-System durchsuchbar sind. 

5. Analytik

Ein hochwertiges PIM-System bietet Ihnen eine leicht lesbare und verständliche Datenanalyse. Anhand der Daten erhalten Sie einen Einblick, welche Ihrer Produkte online gut abschneiden. Daraus können Sie auch ableiten, was funktioniert und was verbessert werden muss. Bei Ihren umsatzstärksten Produkten könnten zum Beispiel die technischen Daten in der Produktbeschreibung klar angegeben sein.

6. Unterstützt zahlreiche Sprachen und Währungen

Wenn Ihre Produkte weltweit vermarktet werden, bedeutet dies, dass Sie sich an Zielgruppen wenden, die mehrere Sprachen sprechen. Außerdem müssen Sie in verschiedenen Währungen handeln. Mit Ihrem PIM-System können Sie nicht nur in verschiedenen Sprachen und Währungen werben und verkaufen, sondern auch mit Teammitgliedern in anderen Ländern zusammenarbeiten. 

7. Verlaufsverfolgung und Versionierung für Datenänderungen

Wir haben bereits festgestellt, dass PIM-Systeme eine einfache Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ermöglichen. Die Mitglieder können Produktdaten bearbeiten und ändern. Durch die Versionskontrolle können andere Teammitglieder nachverfolgen, welche Änderungen vorgenommen wurden, wer sie vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurden. 

DAM- oder PIM-System? Welches ist das Beste für Ihr Unternehmen?

Produktinformationsmanagement (PIM) und Digital Asset Management (DAM) sind zwei unverzichtbare Instrumente, die von großen Unternehmen eingesetzt werden, um ihre Marketing- und Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten. Obwohl beide Technologien ähnliche Funktionen haben, dienen sie doch ihren eigenen Zwecken. Je nach Art Ihres Unternehmens und der Dienstleistung oder des Produkts, das Sie anbieten, kann ein DAM- oder PIM-System für Sie von größerem Nutzen sein.

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Doch zunächst ein kurzer Überblick darüber, was ein DAM-System ist.

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Mit einem DAM-System können Unternehmen digitale Assets und Mediendateien wie Bilder, Videos, Audio, Grafiken und Text zentral speichern, verwalten und verteilen. 

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Ähnlich wie ein PIM-System dient ein DAM-System als Single Source of Truth für alle Ihre digitalen Assets und Rich Media. Damit können Sie den Zugriff und die Nutzung all Ihrer digitalen Assets überwachen und verwalten und so Markenkonsistenz, Compliance und Urheberrechtsschutz sicherstellen. 

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Ein DAM ermöglicht auch eine einfache Zusammenarbeit zwischen Teams unabhängig vom Standort. Da alle Ihre digitalen Assets in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, können sowohl externe als auch interne Stakeholder rund um die Uhr von jedem Gerät mit Internetanschluss auf die digitalen Assets zugreifen. Und genau wie bei PIM-Systemen können nur Personen auf Dateien zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben. So wird sichergestellt, dass Ihre Bestände sicher und geschützt sind. 

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Nachdem wir nun den Unterschied zwischen einem DAM- und einem PIM-System verstanden haben, schauen wir uns an, für wen sie am besten geeignet sind.

Für wen ist ein PIM-System am besten geeignet?

• Unternehmen, die mit großen Mengen an Produktdaten arbeiten und mehrere Vertriebs- und Marketingkanäle haben.
• Hersteller, Unternehmen, die verpackte Konsumgüter verkaufen, oder Einzelhändler mit mehreren SKUs.
• Produkt-, Handels-, Vertriebs-, Marketing- und IT-Teams.

Für wen ist ein DAM-System am besten geeignet?

• Unternehmen, die mit einer großen Menge an digitalen Daten umgehen. Die Unternehmen können aus den Bereichen Einzelhandel, CPG, Energie, Automobil und Finanzen bis hin zu Biowissenschaften stammen.
• Organisationen mit mehreren Marken, Kanälen, Geschäftsbereichen und Interessengruppen, die Zugang zu diesen digitalen Assets benötigen. DAM-Systeme sind auch unerlässlich, wenn Sie eine verstreute Belegschaft mit weltweit arbeitenden Mitarbeitenden haben.
• Marketing-, Kreativ-, Kommunikations-, Handels-, IT-, Digital- und Vertriebsteams.

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Es ist erwähnenswert, dass PIM und DAM jeweils sehr spezifischen Zwecken dienen und daher leistungsfähiger sind, wenn sie einzeln verwendet werden, als eine Lösung, die beide Software in einer vereint. Mit einem individuellen DAM und PIM erhalten die Nutzer den vollen Nutzen der Lösung, die dann natürlich mit anderer Software integriert werden kann, um ein nahtloses Erlebnis zu bieten. 

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Beide Systeme helfen Unternehmen sehr effektiv bei der Optimierung ihrer Marketing- und Vertriebsprozesse. Und obwohl sie unterschiedliche Funktionen haben, sollten sie nicht als sich gegenseitig ausschließend betrachtet werden. Wenn Sie Ihre DAM-Lösung mit einem PIM-System integrieren, können Sie die sich ergänzenden Vorteile beider Systeme nutzen. Sie sind in der Lage, verschiedene digitale Assets einfach mit den richtigen Produkten zu verknüpfen, so dass Sie Ihren Kunden über alle Marketing- und Vertriebskanäle hinweg ein umfassenderes Nutzererlebnis bieten können. 

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