25 Jun
2024
Geschrieben von
Marvellous Aham-adi
Dauer
x
min
Die Fähigkeit, digitale Assets effizient zu organisieren, zu suchen und abzurufen, ist eine entscheidende Aufgabe für Unternehmen, die mit einer ständig wachsenden Menge an Inhalten umgehen müssen. Und im Zentrum dieser organisatorischen Herausforderung stehen Metadaten - der unbesungene Held von Digital Asset Management (DAM)-Systemen.
Einfach ausgedrückt, sind Metadaten die Informationen, die den digitalen Assets im DAM-System zugeordnet sind. Sie bieten Kontext, Struktur und Bedeutung für eine ansonsten chaotische Anordnung von Dateien. Ähnlich wie der Index eines Bibliothekskatalogs ermöglichen es Metadaten den Benutzern, einfach und präzise durch die Fülle digitaler Assets zu navigieren und so das volle Potenzial ihrer DAM-Investition zu erschließen.
Auch wenn die Bedeutung von Metadaten in DAM-Systemen offensichtlich ist, erfordert die optimale Nutzung dieser Daten eine sorgfältige Planung, strategische Implementierung und laufende Pflege. Dieser Artikel befasst sich mit den Feinheiten von Metadaten in DAM-Systemen
Wir werden die Bedeutung von Metadaten in DAM untersuchen und bewährte Verfahren erörtern, die Unternehmen anwenden können, um das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herauszuholen. Durch die Umsetzung dieser Strategien können Unternehmen ihre DAM-Workflows verbessern, Asset-Management-Prozesse rationalisieren und letztlich ihre Gesamteffizienz und Produktivität steigern.
Fangen wir an.
Metadaten sind die beschreibenden Informationen, die den Kontext, die Struktur und die Details digitaler Assets in einem DAM-System liefern. Sie dienen als grundlegendes Element, das eine effektive Organisation, Durchsuchbarkeit und Abrufbarkeit von digitalen Assets ermöglicht.
Metadaten können eine Vielzahl von Informationen enthalten, z. B. den Titel des Assets, Keywords, Beschreibung, Erstellungsdatum, Dateityp, Autor und Nutzungsrechte.
Metadaten sind entscheidend für die Maximierung der Effektivität von DAM-Systemen. Hier sind einige wichtige Punkte, die ihre Bedeutung unterstreichen:
1. Verbesserte Suchbarkeit: Metadaten bieten eine strukturierte Möglichkeit zur Beschreibung digitaler Bestände. Dies erleichtert die Suche und das Auffinden bestimmter Dateien. Attribute wie Keywords, Tags, Beschreibungen und Kategorien helfen den Nutzer:innen, Assets schnell zu finden, und verringern den Zeitaufwand für manuelle Suchen.
2. Verbesserte Organisation: Durch die Zuweisung relevanter Metadaten zu Assets können DAM-Systeme Inhalte effektiver organisieren und kategorisieren. Dies erleichtert Benutzer:innen die Navigation in großen Sammlungen von Assets. Es wird sichergestellt, dass die Dateien logisch gespeichert werden und der Zugriff darauf effizient ist.
3. Asset-Verfolgung: Metadaten können Informationen über den Lebenszyklus des Assets enthalten. Dazu gehören das Erstellungsdatum, der Änderungsverlauf, die Quelle des Erwerbs, die Nutzungsrechte, die Versionsnummer usw. Dies hilft bei der Verfolgung der Asset-Historie und gewährleistet die Einhaltung von Lizenz- und Urheberrechtsbestimmungen.
4. Erleichtert die Zusammenarbeit: In kollaborativen Umgebungen können Metadaten den Kontext von Assets liefern. Sie erleichtern es Teammitgliedern, Inhalte zu verstehen und zu wissen, wie sie verwendet werden sollen. Dies kann besonders in funktionsübergreifenden Teams nützlich sein, in denen Mitglieder unterschiedlich gut mit den Assets vertraut sind.
5. Automatisierte Arbeitsabläufe: Metadaten können automatisierte Arbeitsabläufe in DAM-Systemen auslösen. So können beispielsweise Assets, die mit einem bestimmten Keyword gekennzeichnet sind, automatisch an das entsprechende Team oder den entsprechenden Ordner weitergeleitet werden. Oder wenn der Status eines Assets auf "zur Genehmigung anstehend" geändert wird, können automatisch die entsprechenden Genehmiger benachrichtigt werden, um das Asset zu überprüfen. Dadurch wird der Prozess der Inhaltsverwaltung rationalisiert.
6. Erhaltung und Archivierung: Metadaten liefern wichtige Informationen für die langfristige Erhaltung digitaler Bestände. Sie stellen sicher, dass künftige Nutzer:innen den Kontext, die Herkunft und die Bedeutung der Bestände verstehen können, auch wenn sich Technologie und Formate weiterentwickeln.
7. Analysen und Berichte: Metadaten können Einblicke in die Nutzung und Leistung von Assets geben. Durch die Analyse von Metadaten können Unternehmen Trends erkennen, die Wirkung von Inhalten messen und datengestützte Entscheidungen treffen, um ihre Strategien für digitale Inhalte zu optimieren.
Metadaten sind das Rückgrat eines effektiven DAM-Systems. Sie verbessern nicht nur die Nutzbarkeit und Organisation digitaler Assets, sondern spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften, der Zusammenarbeit, der Automatisierung und der strategischen Entscheidungsfindung. Die Investition in robuste Verfahren zur Metadatenverwaltung ist für die Maximierung des Werts digitaler Assets in jedem Unternehmen unerlässlich.
Doch bevor wir uns mit diesen Verwaltungspraktiken befassen, sollten wir uns kurz die Arten von Metadaten ansehen, die in DAMs üblicherweise verwendet werden.
1. Beschreibende Metadaten
2. Technische Metadaten:
3. Administrative Metadaten:
4. Nutungsmetadaten:
5. Workflow-Metadaten:
6. Strukturelle Metadaten:
Diese Metadatentypen helfen bei der Organisation, Suche und effektiven Verwaltung digitaler Assets in einem DAM-System. Die spezifischen Metadatenfelder, die verwendet werden, können je nach den Bedürfnissen der Organisation und der Art der zu verwaltenden Assets variieren.
Die Verwaltung von Metadaten ist eine entscheidende Komponente einer effektiven Verwaltung digitaler Bestände. Eine ordnungsgemäße Metadatenverwaltung stellt sicher, dass Assets leicht durchsuchbar, zugänglich und langfristig nutzbar sind. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Verwaltung von Metadaten in einem DAM-System:
Ein Metadatenschema ist ein strukturierter Rahmen oder Entwurf, der zur Organisation und Definition von Metadatenelementen für Assets innerhalb eines DAM-Systems verwendet wird.
Metadaten sind Daten über Daten, und das Schema dient als Leitfaden oder Karte für die Organisation und Definition dieser Informationen. Es legt die Attribute oder Eigenschaften der Metadaten fest, die bei der Beschreibung eines Assets verwendet werden müssen. Diese Attribute können Namen, Definitionen, Formate und Beschränkungen umfassen.
Ein Metadatenschema für ein digitales Foto könnte beispielsweise Felder wie den Namen des Fotografen, das Aufnahmedatum, den Aufnahmeort, die Kameraeinstellungen (z. B. Blende, Verschlusszeit) und Keywords zur Beschreibung des Motivs enthalten.
Die Erstellung eines standardisierten Schemas für Ihr Unternehmen gewährleistet die Konsistenz bei der Erstellung, Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Metadaten auf verschiedenen Systemen und Plattformen. Das Metadatenschema sollte auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und sowohl obligatorische als auch optionale Felder enthalten.
Das Wedia DAM verfügt über ein Indexierungsteam, das Kund:innen bei der Definition und Organisation ihrer Metadaten unterstützt. Dieses Team arbeitet eng mit Kund:innen zusammen, um ein standardisiertes, auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittenes Metadatenschema zu erstellen und die Qualität im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.
Bei der Metadatenverwaltung können kontrollierte Vokabulare und Taxonomien verwendet werden, um die Konsistenz zu gewährleisten und die Suchbarkeit zu verbessern.
In einem DAM-System für eine Marketingabteilung könnten beispielsweise kontrollierte Vokabulare spezifische Begriffe für Asset-Typen wie "Werbung", "Produktbild" oder "Infografik" definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Assets unter standardisierten Begriffen kategorisiert werden.
Eine Taxonomie könnte diese Asset-Typen in einer hierarchischen Struktur weiter gliedern, mit umfassenderen Kategorien wie "Marketingmaterialien" und "Visuelle Inhalte" als übergeordnete Knotenpunkte. Dieser Ansatz hilft bei der präzisen Filterung und unterstützt die Benutzer bei der effizienten Navigation in der Sammlung, indem die in der Datenbank verwendete Sprache standardisiert wird.
Kontrollierte Vokabulare verringern die Mehrdeutigkeit und verbessern die Genauigkeit der Suche, indem sie sicherstellen, dass ähnliche Objekte mit den gleichen Begriffen beschrieben werden.
💡Konsistenz, Spezifität und Relevanz sind entscheidend für die Erstellung von Metadaten, die den Nutzen eines DAM-Systems maximieren.
Automatisieren Sie die Erfassung technischer Metadaten (z. B. Dateiformat, Größe und Auflösung) und einiger beschreibender Metadaten (z. B. Erstellungsdatum und Autor) durch die Integration mit anderen Systemen oder den Einsatz von KI und Machine Learning Tools. Das DAM-System von Wedia beispielsweise nutzt künstliche Intelligenz, um Ihren Medien intuitiv Metadaten-Tags zuzuweisen. Die Automatisierung reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und spart Zeit.
Fördern oder setzen Sie das Ausfüllen der wichtigsten Metadatenfelder während des Hochladens von Assets durch. Bieten Sie den Nutzer:innen Schulungen und Richtlinien an, wie sie Metadatenfelder korrekt und effektiv ausfüllen können.
Eine klare Benennungskonvention bei der Verwendung eines DAM-Systems ist für die Wahrung der Konsistenz und Effizienz innerhalb des Systems unerlässlich. Eine standardisierte Namenskonvention stellt sicher, dass alle Assets einheitlich benannt werden, was es für Benutzer:innen einfacher macht, das System zu verstehen und ihm zu folgen. Diese Konsistenz ist entscheidend für das schnelle Auffinden und Identifizieren von Assets, wodurch die Zeit für die Suche nach bestimmten Dateien reduziert wird.
Eine standardisierte Namenskonvention erleichtert auch die Integration in andere Systeme und Arbeitsabläufe und gewährleistet die Konsistenz zwischen verschiedenen Plattformen.
Um eine klare Benennungskonvention in einem DAM-System zu implementieren, sollten Organisationen klare und einfache Regeln für die Benennung von Assets aufstellen. Dazu gehört die Definition einer Struktur, wie z. B. [Projektname]_[AssetTyp]_[Version].[Erweiterung], und die Einhaltung dieser Struktur.
Die Namen sollten beschreibend und aussagekräftig sein und genügend Informationen liefern, um zu verstehen, worum es sich bei dem Asset handelt, ohne es zu öffnen.
Sonderzeichen sollten ebenfalls vermieden werden, da sie zu Problemen mit Dateisystemen und Softwarekompatibilität führen können. Wenn Assets überarbeitet werden, sollten Versionsnummern in den Namen enthalten sein, um Änderungen und Aktualisierungen leicht nachvollziehen zu können.
Die Durchsetzung der Konsistenz ist von entscheidender Bedeutung, und dies kann Schulungen und regelmäßige Erinnerungen für alle Benutzer des DAM-Systems erfordern. Regelmäßige Audits der Assets können helfen, sicherzustellen, dass die Namenskonvention eingehalten wird, und bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden.
Optimieren Sie Metadaten, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern. Dazu gehört die Verwendung relevanter Keywords, die Bereitstellung klarer und beschreibender Titel und die Verwendung von Synonymen oder alternativen Begriffen. Überlegen Sie, wie Nutzer:innen nach Assets suchen könnten, und passen Sie die Metadaten entsprechend an.
Hier ist ein Beispiel für optimierte Metadaten für eine Marketingbroschüre:
Wedia bietet auch ein nützliches linguistisches Werkzeug namens Thesaurus, das die Suchfunktionalität verbessert. Es stellt sicher, dass alle Mitarbeitende im DAM-System die benötigten Assets finden und nutzen können.
Und so funktioniert es:
Organisiert Begriffe hierarchisch: Das Thesaurus-Tool verwendet eine Baumstruktur, um die Begriffe vom allgemeinsten zum spezifischsten zu organisieren. Diese hierarchische Anordnung ermöglicht eine präzisere und umfassendere Suche.
Wenn ein Nutzer beispielsweise "Kleid" in die Suchleiste eingibt, werden verschiedene Arten von Kleidern vorgeschlagen, wie "Abendkleid", "Sommerkleid", "Cocktailkleid" usw. Auf diese Weise können Nutzer ihre Suche auf der Grundlage der spezifischen Art des Kleides, das sie suchen, verfeinern.
Quelle: Nielsen Norman
Verwaltet Synonyme und verwandte Begriffe: Der Thesaurus verwaltet Synonyme, Polysemie (mehrere Bedeutungen), Homonymie (gleiche Schreibweise, unterschiedliche Bedeutungen) und Abkürzungen, indem er akzeptierte Begriffe strukturiert organisiert und verknüpft. Dadurch wird sichergestellt, dass die Suche unabhängig von den verwendeten Begriffen umfassende Ergebnisse liefert.
Zum Beispiel kann der Begriff "Sneakers" mit verwandten Begriffen wie "Turnschuhe", "Sportschuhe" und "Tennisschuhe" in Verbindung gebracht werden.
Wenn ein Nutzer also nach "Sneakers" sucht, zeigt das System auch Ergebnisse mit den Begriffen "Turnschuhe" und "Sportschuhe" an. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Bilder und Beschreibungen gefunden werden, unabhängig von den spezifischen Begriffen, die von verschiedenen Teammitgliedern verwendet werden.
Unterstützt mehrsprachige und markenübergreifende Umgebungen: Der Thesaurus kann auch in verschiedene Sprachen übersetzt werden, um die internationale Zusammenarbeit zu unterstützen.
Die Begriffe im Thesaurus entwickeln sich ständig weiter. Das Tool ermöglicht kontinuierliche Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass es im Laufe der Zeit relevant und effektiv bleibt.
Durch den Einsatz von Wedia können Unternehmen die Effizienz und Genauigkeit ihrer Suche nach digitalen Assets verbessern. Erfahren Sie mehr über die Tools von Wedia.
Kontrollieren Sie, wer Metadaten anzeigen, bearbeiten und verwalten darf, um ihre Integrität zu wahren. Richten Sie Berechtigungen und Rollen ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Metadaten ändern können. Dadurch werden unbefugte Änderungen verhindert und die Qualität der Metadaten bleibt erhalten.
Große Organisationen können mehrere Geschäftsbereiche haben, von denen jeder sein eigenes Management, seine eigenen Produkte, Märkte und Ziele hat. Diese Geschäftsbereiche arbeiten teilweise unabhängig unter dem Dach des größeren Unternehmens. Sie können auch unterschiedliche Zugriffs- und Berechtigungsanforderungen haben.
Wedia ermöglicht eine individuelle Zugangskontrolle. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer:innen nur auf die für ihren Bereich relevanten Assets zugreifen können. Sie können die Assets auch nach Geschäftsbereichen segmentieren, um Verwechslungen zu vermeiden.
Führen Sie ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von Metadaten ein, um sicherzustellen, dass diese korrekt und relevant bleiben. Dies kann regelmäßige Audits, Mechanismen für Benutzerfeedback und Aktualisierungen zur Berücksichtigung von Änderungen der Geschäftsanforderungen oder Branchenstandards umfassen.
Wenn Ihr Unternehmen in einer mehrsprachigen Umgebung tätig ist, sollten Sie mehrsprachige Metadaten unterstützen, um sicherzustellen, dass Assets in verschiedenen Sprachen zugänglich und durchsuchbar sind. Dazu gehören die Übersetzung wichtiger Metadatenfelder und die Verwendung sprachspezifischer Keywords und Tags.
Nutzen Sie Metadaten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen innerhalb des DAM-Systems. Mithilfe von Metadaten können Sie Genehmigungsprozesse, Verteilung und Archivierung von Assets automatisieren. Dies kann die Effizienz steigern und sicherstellen, dass die Assets einheitlich verwaltet werden.
Überwachen und analysieren Sie, wie Metadaten innerhalb des DAM-Systems verwendet werden. So erhalten Sie Einblicke in Suchmuster, die Nutzung von Assets und die Effektivität Ihrer Metadatenstrategie. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Metadaten-Verwaltungspraktiken datengestützt zu verbessern.
Gut gestaltete Metadaten wirken sich direkt auf die Durchsuchbarkeit und Zugänglichkeit aus und führen zu einer verbesserten Effizienz des Arbeitsablaufs.
Durch die Umsetzung dieser Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Bestände gut organisiert, leicht durchsuchbar und langfristig nutzbar sind. Eine gut strukturierte Metadatenstrategie kann die Effizienz und Effektivität der Verwaltung digitaler Bestände erheblich steigern und letztlich zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Die Landschaft der Metadaten im Digital Asset Management entwickelt sich aufgrund neuer Trends und Technologien rasch weiter.
Zu den aufkommenden Trends in der Metadatenverwaltung innerhalb von DAM gehören:
💡Ein Beispielfür einen fortgeschrittenen Metadatenstandard ist der Dublin Core Metadata Element Set (DCMES). Es handelt sich um einen weit verbreiteten Standard für die Beschreibung eines breiten Spektrums digitaler Ressourcen. Er umfasst 15 grundlegende Elemente wie Titel, Ersteller, Thema und Format, die zur einfachen und standardisierten Beschreibung digitaler Ressourcen verwendet werden können.
Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, diese technologischen Fortschritte zu nutzen, um die Metadatenverwaltung in ihren DAM-Systemen zukunftssicher zu machen. Im Folgenden finden Sie einige weitere Strategien, die Sie bei der Zukunftssicherung Ihres Systems berücksichtigen sollten:
Skalierbarkeit: Wählen Sie ein DAM-System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Es sollte in der Lage sein, wachsende Mengen an Assets zu verarbeiten und neue Dateitypen und -formate aufzunehmen, sobald diese auftauchen.
Flexibilität: Entscheiden Sie sich für ein System, das flexibel anpassbar ist und sich mit anderen Tools und Plattformen integrieren lässt. So können Sie sich an veränderte Geschäftsanforderungen und technologische Fortschritte anpassen.
Cloud-basierte Lösung: Erwägen Sie Cloud-basierte DAM-Systeme für bessere Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und geringere Wartungskosten. Cloud-Lösungen bieten außerdem automatische Updates, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen verfügen.
Regelmäßige Updates und Wartung: Stellen Sie sicher, dass Ihr DAM-System regelmäßig aktualisiert und gewartet wird. Dazu gehören die Anwendung von Sicherheits-Patches, die Aktualisierung von Software-Versionen und die Behebung von Problemen.
Datensicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihr DAM-System den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und Branchenstandards entspricht. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre digitalen Assets vor unbefugtem Zugriff und Cyber-Bedrohungen zu schützen.
Wenn Unternehmen diese Faktoren berücksichtigen und sich über technologische Fortschritte informieren, können sie ihre DAM-Systeme zukunftssicher machen und deren langfristigen Wert maximieren.
Richtig organisierte Daten sind für den Erfolg eines DAM-Projekts in einem großen Konzern unerlässlich, und Wedia ist der Beste in diesem Bereich.
Buchen Sie noch heute eine Demo, um herauszufinden, wie Wedia Sie bei der effektiven Verwaltung Ihrer digitalen Assets unterstützen kann.