DAM vs. Google Drive: Kann Cloud-Speicher die digitale Nüchternheit unterstützen?

Digitale Werkzeuge und Arbeitsweisen zeigen keine Anzeichen einer Verlangsamung. Da ständig neue Anwendungen, Geräte und Ausrüstungen auf den Markt kommen, machen sich Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen eine immer digitalere Arbeitsweise zu eigen. 

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Ein wichtiges Instrument

Da die Verbraucher neue, innovative und maßgeschneiderte Kommunikation über mehrere Kanäle wünschen, müssen Marken einen Weg finden, um Inhalte zu produzieren, zu verteilen, zu speichern und zu messen. 

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Eine Cloud-Lösung ist heute ein unverzichtbares Instrument im Werkzeugkasten eines jeden Kommunikations- und Marketingspezialisten. Als skalierbares digitales Speichersystem bietet die Cloud-Technologie vielfältige Vorteile für Unternehmen und ebnet den Weg für die Zusammenarbeit aus der Ferne, für mehr Effizienz und für hybride Arbeitsweisen. 

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Es wird prognostiziert, dass der Technologiesektor bis 2025 20 % des gesamten Stromverbrauchs der Welt verbrauchen wird - ein Anstieg gegenüber den heutigen 7 % - Greenpeace

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Untersuchungen von Veritas Technologies haben ergeben, dass 99 % der Unternehmen planen, ihre Arbeitslasten in Cloud-Umgebungen zu erhöhen, und 98 % geben an, dass diese Verlagerung auf der Entwicklung von Nachhaltigkeitsstrategien beruht. 

In der Tat kann die digitale Technologie, wenn sie sorgfältig und richtig eingesetzt wird, ein Mittel zur Verringerung der Kohlenstoffemissionen sein. 

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Zum Beispiel, laut dem Weltwirtschaftsforum: 

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"Nach unserer Einschätzung, die wir in der Exponential Climate Action Roadmap dargelegt haben, könnten digitale Technologien durch Lösungen in den Bereichen Energie, Fertigung, Landwirtschaft und Landnutzung, Gebäude, Dienstleistungen, Transport und Verkehrsmanagement bereits jetzt dazu beitragen, die globalen Kohlenstoffemissionen um bis zu 15 % zu senken - das ist ein Drittel der bis 2030 erforderlichen Reduzierung um 50 %. Dies entspricht mehr als dem derzeitigen Kohlenstoff-Fußabdruck der EU und der USA zusammen. Aber erst durch die vierte industrielle Revolution - insbesondere 5G, das Internet der Dinge (IoT) und künstliche Intelligenz (KI) - kann der digitale Sektor das Tempo des Wandels auf die nächste Stufe heben."

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Aus diesem Grund setzen auch die Unternehmen auf digitale Technologien, um ihre Kommunikationsstrategien zu verbessern und das Bedürfnis der Verbraucher nach abwechslungsreichen und interessanten Inhalten zu befriedigen.

Cloud-Lösungen und digitale Nüchternheit

Der CO2-Fußabdruck von Cloud-Lösungen ist ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss. Nehmen Sie zum Beispiel die Tatsache, dass die Speicherung

‍100Gigabyte Daten in der Cloud für ein Jahr, was Platz für mehrere tausend Fotos oder ein paar Stunden Videos bieten würde, würden Strom benötigen, der 0,2 Tonnen CO2 erzeugen würde. 

Auch wenn die Cloud-Speicherung für viele Unternehmen eine notwendige und intelligente Entscheidung ist, gibt es bei der Auswahl und Investition in eine Cloud-Speicherung einige Optionen zu berücksichtigen. 

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Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung und Google Drive-Speichern erläutert. 

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Was ist Digital Asset Management? 

DAM bietet Unternehmen die Möglichkeit, eine Vielzahl von Assets wie Videos, Bilder, Audiodateien, Markenmaterialien, Vorlagen, Rechtsdokumente und Präsentationen zu speichern, zu organisieren, gemeinsam zu nutzen und zu verfolgen.

Eine DAM-Lösung kann umfangreichen Speicherplatz und die Integration in andere Software und Tools bieten. 

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Was ist Google Drive?

Google Drive bietet einen Dateispeicherdienst, mit dem Dateien synchronisiert und auf verschiedenen Geräten und von verschiedenen Personen gemeinsam genutzt werden können. 

Der kostenlose Dienst Google Drive wird in der Regel von kleinen Unternehmen oder Einzelpersonen genutzt, die nach einfachen Speicheroptionen suchen, die sich leicht mit der G-Suite kombinieren lassen. 

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Doppelte Inhalte und ihre Auswirkungen auf die Umwelt

In dem Maße, in dem Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern, wird auch die Art und Weise, wie sie digital arbeiten, in Frage gestellt. Die Art des Speicherplatzes, für den sich ein Unternehmen entscheidet, kann dazu beitragen, seinen digitalen Fußabdruck zu verringern. 

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So bietet das DAM-Tool beispielsweise Möglichkeiten zur Rationalisierung von Inhalten und damit zur Verringerung des Volumens von Assets. 

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Doppelte Inhalte sind eine Möglichkeit, den Speicherplatz zu blockieren. Das mehrfache Speichern desselben Fotos oder das Aufbewahren zahlreicher Versionen eines Dokuments, anstatt nur die endgültige, geprüfte Version aufzubewahren, belastet die Cloud-Lösungen unnötig. 

Die Verwendung von Google Drive führt dazu, dass man nach doppelten Inhalten oder alten Versionen von Dokumenten suchen und diese löschen muss. Dies ist zeitaufwendig und daher keine narrensichere Lösung, um sicherzustellen, dass alle Duplikate gelöscht werden. 

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Eine DAM-Lösung hingegen verfügt über integrierte Bereinigungsfunktionen, die das Entfernen von Duplikaten und unnötigen oder veralteten Assets zu einer unkomplizierten Angelegenheit machen. 

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Durch die Erkennung von Duplikaten können Sie diese leicht entfernen. Durch das Hinzufügen eines Verfallsdatums zu Assets können Sie außerdem bestimmte Dateien sowohl in der DAM-Umgebung als auch in anderer Software wie einem Content Management System (CMS) automatisch unveröffentlicht lassen oder entfernen. 

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Google verfügt zwar nicht über eine solche Funktionalität, aber der Tech-Gigant hat eine beeindruckende Nachhaltigkeitsstrategie, die alle Bereiche seines Unternehmens umfasst und für 2030 ein Netto-Null-Ziel vorsieht. Mit Maßnahmen wie dem maschinellen Lernen zur Kühlung seiner Rechenzentren und dem Auffüllen des Wassers, das in Rechenzentren und Büros verwendet wird, hat sich Google in hohem Maße für eine positive Umweltbilanz eingesetzt. 

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Bildoptimierung zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks

Eine Studie der Institution of Engineering and Technology hat ergeben, dass die Fotospeicher, die benötigt werden, um alle in Großbritannien aufgenommenen Fotos zu speichern, jedes Jahr 355.000 Tonnen Kohlendioxid ausstoßen - das entspricht der jährlichen Fahrt einer Person von Lands' End nach John O'Groats. 

Die Art und Weise, wie wir Bilder speichern, ist daher wichtig, wenn wir über die Auswirkungen der Cloud-Speicherung auf die Umwelt nachdenken. 

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Wenn Sie mit Google Drive arbeiten, können Sie alle Arten von Bildern, Dokumenten und Dateien speichern, aber bisher gibt es keine Möglichkeit, ihre Größe intuitiv zu reduzieren, je nachdem, wie sie freigegeben werden. Beim Versenden von Dateien aus Google Drive können Sie wählen, ob sie als Link oder in einem kleinen, mittleren oder großen Format versendet werden sollen, was dazu beiträgt, dass weniger große Dateien versendet werden müssen, wenn dies nicht notwendig ist. 

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Eine DAM-Lösung kann ein cleveres Mittel sein, um die Auswirkungen von Bildern auf die Umwelt zu reduzieren. Durch ein integriertes System können Bilder, die von der DAM-Plattform abgerufen werden, in ihrer Größe angepasst werden, je nachdem, wo sie erscheinen, auf welcher Art von Website und von welchem Gerät aus sie betrachtet werden. So können von der DAM-Plattform Versionen mit geringerer Auflösung ausgewählt werden, die weniger Platz beanspruchen, wodurch das Erlebnis für den Kunden optimiert und der Bedarf an unnötig großen Bildern verringert wird.

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Tools zur Förderung der Zusammenarbeit 

Hybrides Arbeiten bedeutet heute, dass Teams an verschiedenen Standorten arbeiten, und zwar sowohl an entfernten als auch an physischen Standorten, sowie eine Reihe von Mitarbeitern und externen Interessengruppen, wie z. B. Werbeagenturen. Das Jonglieren mit den verschiedenen Parteien, die an einem Projekt beteiligt sind, kann zeitraubend und sogar kostspielig sein. 

Deshalb ist die Verwendung von Cloud-Lösungen eine Möglichkeit, verschiedene Projekte zu zentralisieren und sicherzustellen, dass alle dieselben Assets und deren aktuellste Versionen verwenden. 

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Google Drive funktioniert als grundlegendes Ablagesystem, verschiedene Medientypen können in speziellen Ordnern organisiert werden, und den Nutzern können verschiedene Rechte zugewiesen werden, darunter 

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• Manager
• Content Manager (Standardeinstellung für neue Mitglieder)
• Mitwirkende
• Kommentatoren
• Betrachter

Auf diese Weise können Sie kontrollieren, wer bestimmte Assets ändern darf, und Sie können Links für eine Vielzahl von Dateien an verschiedene Beteiligte senden, z. B. an Presseagenturen, damit diese auf Ihre Pressemappe zugreifen können.

Eine DAM-Lösung geht hier noch einen Schritt weiter. Die Benutzer haben speziell zugewiesene Profile und können bestimmte Materialien entsprechend den für sie eingerichteten Berechtigungen anzeigen und bearbeiten. In einem großen internationalen Unternehmen mit Niederlassungen an verschiedenen Standorten können Teams beispielsweise nur bestimmte Teile einer genehmigten und gebrandeten Kampagne bearbeiten dürfen, um die Konsistenz im gesamten Unternehmen und in mehreren Sprachen zu gewährleisten. 

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Darüber hinaus bietet DAM eine spezielle Workflow-Komponente, die die Arbeit an Projekten intuitiv macht und hilft, verschiedene Prozesse zu rationalisieren. So können verschiedene Beteiligte den Status des Projekts einsehen und werden benachrichtigt, wenn sie eine Aufgabe erledigen müssen. Das bedeutet auch, dass jeder auf dieselbe Version des Projekts zugreifen kann, ohne dass mehrere Versionen des Projekts in der Cloud gespeichert werden müssen. 

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Wie kann die Verfolgung von Analysen dazu beitragen, Ihren digitalen Fußabdruck zu verringern? 

Für Unternehmen, die in eine nachhaltige digitale Strategie investieren wollen, ist es von entscheidender Bedeutung, die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) in Bezug auf die von ihnen veröffentlichten Inhalte zu kennen. 

Indem sie sich ansehen, was funktioniert und was nicht, und vor allem, warum, können Unternehmen ihre Kommunikation feinabstimmen und die relevantesten und am besten angepassten Inhalte für ihr Publikum produzieren. 

Sowohl Google Drive als auch DAM ermöglichen es den Nutzern, bestimmte Metriken zu verfolgen, aber was sind die Unterschiede? 

Google Drive bietet zwar Analysen, aber nur in recht eingeschränkter Form. Die Nutzer können sehen, wer Dateien geöffnet und bearbeitet hat, sowie den Freigabeverlauf, aber sobald diese Assets das Laufwerk verlassen, können sie nicht mehr nachverfolgt werden. 

Die meisten DAM-Systeme bieten ein fortschrittlicheres Mittel zur Verfolgung von Assets. Als SSOT (Single Source of Truth) ist DAM in der Lage, Inhalte innerhalb der DAM-Umgebung und nach Verlassen derselben zu verfolgen. 

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Die Nutzer können also sehen:  

• Wenn Assets online veröffentlicht und eingebettet wurden
• Welche Mitglieder die Mittel verwendet haben und wohin sie geflossen sind
• Wie die Betrachter mit dem Asset interagieren
• Wie oft ein Asset angesehen, weitergegeben oder heruntergeladen wurde

Das bedeutet, dass Sie sich ein detailliertes Bild von Ihren Kommunikations- und Marketingkampagnen machen müssen, und zwar über verschiedene Standorte, Märkte und Marken hinweg. Der Zugang zu solchen Analysen führt dazu, dass Sie verstehen, wie Inhalte überarbeitet, recycelt oder entfernt werden können, je nachdem, wie sie abschneiden. Auf diese Weise lassen sich auch überflüssige oder veraltete Inhalte, die für Ihr Publikum nicht geeignet sind, aussondern, wodurch wichtiger Speicherplatz frei wird, was wiederum dazu beiträgt, Ihren digitalen Fußabdruck zu verringern. 

Markenbildung und Cloud-Speicher

Angesichts der exponentiellen Zunahme der digitalen Kommunikation müssen Marken heute sicherstellen, dass die von ihnen veröffentlichten Inhalte markenkonform und konsistent sind. Wie also können Cloud-Lösungen dies unterstützen? 

Was Google Drive betrifft, so kann die Lösung einen Platz bieten, um bereits erstellte Markenmaterialien zu speichern, aber sie bietet keine Funktionen, die sich direkt auf das Branding oder Marketing beziehen. 

Andererseits kann DAM ein nützliches Instrument sein, das Unternehmen dabei hilft, sicherzustellen, dass ihre Assets mit der Marke übereinstimmen und die verschiedenen Teams die vom Unternehmen festgelegten Markenrichtlinien einhalten. 

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Indem sie beispielsweise ein Markenuniversum definiert und zulässt, dass Assets nur auf bestimmte Art und Weise geändert werden, stellt eine DAM-Plattform sicher, dass die Benutzer Assets erstellen, die einheitlich sind und im Einklang mit der Marke stehen. Durch eine Reihe von Standardvorlagen, die von den Teams verwendet und geändert werden können, verringert sich die Notwendigkeit, jedes Mal, wenn ein Bild oder eine Kampagne erstellt wird, eine neue Version zu erstellen. Auch hierdurch wird der Bedarf an Rücksprachen mit Kreativagenturen oder -teams für kleinere Änderungen begrenzt und die Menge an unterschiedlichen Assets, die in der DAM-Umgebung gespeichert werden, verringert. 

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Steigerung der Effizienz 

Marketing- und Kommunikationsteams müssen heute mit zahlreichen Aufgaben, Projekten und Terminen jonglieren. Um der zunehmenden digitalen Produktion gerecht zu werden, wird in diesen Abteilungen auf Effizienz geachtet. 

Eine Cloud-Lösung ist eine Möglichkeit, der Effizienz und der Verwaltung von Kommunikationsstrategien und den sie umgebenden Prozessen Vorrang einzuräumen. Wie können Sie mit DAM und Google Drive effizienter arbeiten und eine Strategie zur Senkung der CO2-Emissionen verfolgen? 

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Suche nach Inhalten 

Wenn Marken über große Mengen an Assets verfügen, ist es logisch, diese an einem zentralen Ort zu speichern. Da es viele verschiedene Formate wie Bilder, Fotos, Vorlagen und Videos gibt, müssen die Teams in der Lage sein, das Gesuchte schnell zu finden, um Zeit zu sparen und die Zusammenarbeit zu verbessern. 

Mit DAM werden Assets dank Metadaten, die digitale Inhalte mit Attributen und spezifischen Schlüsselwörtern kennzeichnen, mit Tags versehen. Das bedeutet, dass DAM bei der Suche nach gängigen Schlagwörtern wie "High-Top-Turnschuhe" oder "Silberflasche" schnell eine Reihe von Ergebnissen liefern kann. 

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Google Drive ist auch in Bezug auf die Durchsuchbarkeit einfach zu verwenden, bietet aber nicht die gleiche Art von granularer Suchfunktionalität wie die DAM-Plattformen. 

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Durch die Möglichkeit, einfacher und zeitsparender nach Inhalten zu suchen, können die Nutzer die gesuchten Medien leichter finden. Dies kann auch bedeuten, dass einem Cloud-Speichersystem keine Duplikate hinzugefügt werden, wenn ein Nutzer denkt, dass das Gesuchte nicht existiert, es aber tatsächlich existiert, nur unter einem anderen Namen. Auf diese Weise wird nur eine Version jedes Assets auf dem Cloud-System gespeichert, was den verbrauchten Speicherplatz reduziert. 

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Teilen 

Bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Beteiligten ist die Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen, ein wichtiger Bestandteil der Projektverwaltung. 

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Mit Google Drive können Dateien direkt in E-Mails eingefügt oder Links zum Drive gesendet werden. Dies bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit zur Freigabe von Assets und ist besonders nützlich, wenn es sich um eine kleine Anzahl von Assets oder Bilder mit niedriger Auflösung handelt. 

Ein DAM-System bietet ein fortschrittlicheres Mittel zur gemeinsamen Nutzung von Dateien. Anstatt Links zu verschicken, große Dateien hochzuladen oder über Websites wie WeTransfer zu übertragen, bietet DAM einen One-Stop-Shop für Ihre Assets. 

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Angesichts der Tatsache, dass jede E-Mail mit einem Anhang 50 g CO2 erzeugt, kann internen und externen Stakeholdern ein benutzerdefinierter Zugriff auf Ihr gesamtes DAM oder Teile davon gewährt werden, ohne dass Dateien hin und her übertragen werden müssen. Dies wirkt sich auch positiv auf den digitalen Fußabdruck eines Unternehmens aus, da die Benutzer nicht ständig Assets hoch- und herunterladen und Software zur Dateiübertragung verwenden müssen. Auf diese Weise ermöglicht ein kollaborativer Workflow den Nutzern eine intuitivere Zusammenarbeit und weniger Zeitaufwand für die Kommunikation per E-Mail, Videoanruf oder das gegenseitige Versenden von Dateien, wodurch der CO2-Fußabdruck verringert wird. 

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Plugins

Eine Möglichkeit, Ihren digitalen Fußabdruck zu verringern, ist die nahtlose Integration Ihrer verschiedenen Software. Das bedeutet, dass Assets nicht mehr aus Ihrem Cloud-Speicher heruntergeladen und beispielsweise in ein Content Management System (CMS) hochgeladen werden müssen, sondern von einem zentralen Ort aus in andere Software übernommen werden können. Das bedeutet auch, dass die Bearbeitung eines Assets aus dem DAM es in Ihren verschiedenen Kanälen ändert, so dass Sie ein geändertes Medium nicht löschen und neu hochladen müssen. 

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Google Drive bietet diese Funktion nicht, aber die Investition in eine DAM-Lösung bedeutet, dass Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Marketing- und Kommunikationsmittel schaffen. Anstatt zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zu wechseln, können Assets über verschiedene Plattformen hinweg gemeinsam genutzt werden, was ihre Verfolgung, Änderung oder Löschung einfacher denn je macht. Dies reduziert auch die Notwendigkeit, Assets zu übertragen, hilft dabei, Duplikate zu vermeiden, und verringert den Zeitaufwand für das Verschieben von Assets, was wiederum die Menge an Inhalten, die an verschiedenen Orten gespeichert werden, verringert und weniger Emissionen verursacht. 

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Entscheide ich mich für eine DAM-Lösung oder Google Drive?

Die Entscheidung für ein Cloud-Speichersystem ist heute für Marketing- und Kommunikationsinstrumente unverzichtbar geworden. Je nach den Bedürfnissen und Zielen Ihrer Organisation können beide Lösungen zahlreiche Vorteile bieten. 

Für kleine Unternehmen oder Wohltätigkeitsorganisationen kann Google Drive eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit sein, verschiedene Arten von Inhalten zu verwalten. 

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Für größere Unternehmen bietet eine DAM-Plattform jedoch die Möglichkeit, in Bezug auf die Verwaltung, gemeinsame Nutzung und Nachverfolgung ihrer Bestände viel weiter zu gehen. Darüber hinaus können DAM-Lösungen in einem Umfeld, in dem der CO2-Fußabdruck eines Unternehmens in Frage gestellt wird, intelligente Möglichkeiten für das Recycling, die Optimierung und die Beseitigung von Assets bieten, die sich nahtlos in eine Gesamtstrategie zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes einfügen. 

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