Frühjahrsputz: Wie Sie Ihre Marketing-DAM-Lösung entrümpeln

Der Frühling hat begonnen: Für viele von uns ist diese Jahreszeit der perfekte Zeitpunkt, um das Haus aufzuräumen, aber als Nutzer von Digital Asset Management sollten Sie wissen, dass auch Ihr DAM von Zeit zu Zeit ein wenig Reinigung braucht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr DAM aufräumen und umstrukturieren können und warum dies wichtig ist, damit Ihre Lösung effizient arbeitet. Machen Sie es wie Marie Kondo und machen Sie sich bereit für einen gründlichen DAM-Frühjahrsputz.

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Forschungen haben ergeben, dass der traditionelle Frühjahrsputz schon seit Jahrhunderten existiert und seine Wurzeln in der jüdischen, iranischen und chinesischen Kultur hat. Während damals der Frühjahrsputz stark kodifiziert und ritualisiert war, sind wir in der heutigen Gesellschaft etwas freier, was das "Wie" angeht, und interessieren uns in erster Linie für das "Warum" hinter dieser Tradition: Entrümpeln wirkt sich nachweislich positiv auf die Konzentrationsfähigkeit, die Selbstorganisation und auch auf die Stimmung aus. Oder wie das Sprichwort sagt: Sauberer Geist = sauberer Raum. Wir alle kennen die positiven Auswirkungen auf unsere beruflichen Leistungen, wenn wir an einem aufgeräumten Schreibtisch ohne Ablenkung arbeiten. Das Gleiche gilt auch für die Werkzeuge, die Sie täglich benutzen. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich durch den Einsatz einer Digital Asset Management-Lösung bereits eine Menge Kopfzerbrechen erspart haben, da Sie Ihre Zeit nicht mit der Suche nach Bildern, Fotos, Dateien, Audiodateien usw. auf verschiedenen Laufwerken, Plattformen oder Boxen verschwenden. Eine DAM-Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Marketing-Assets schnell zu nutzen und - was noch wichtiger ist - wiederzuverwenden, was auf lange Sicht eine enorme Geld- und Zeitersparnis bedeutet. 

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DAM-Frühjahrsputz in Ihren Asset-Abteilungen

Durch das ständige Hinzufügen von Bildmaterial zu Ihrem DAM kann sich der Inhalt schnell summieren. Und auch wenn nicht jeder mit Tausenden von Bildern pro Tag zu tun hat, wie es einige unserer Kunden tun, ist eine regelmäßige Reinigung obligatorisch! Hier sind unsere Tipps, wie Sie die Situation in den Griff bekommen: 

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Wie im "wirklichen Leben" ist es auch in diesem Fall ganz gut, Stapel zu bilden: Unterteilen Sie Ihre Vermögenswerte in solche, die Sie regelmäßig nutzen, und solche, die Sie nicht nutzen. Legen Sie einen Zeitrahmen fest, der für Ihr Unternehmen geeignet ist, z. B. sechs Monate oder ein Jahr, und wenn ein Asset in diesem Zeitraum nicht verwendet wurde, muss es in den Archivbereich verschoben werden. 

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Dies ist ein "sicherer Raum": Ihre Assets sind noch da, aber sie verstopfen nicht Ihre anderen Kategorien. Archivieren Sie auch Assets, die nicht verwendet werden oder für die meisten Benutzer unsichtbar sind, unbekannte Rechte enthalten, von schlechter Qualität sind oder ehemalige Mitarbeiter enthalten. Nutzen Sie bereits den Archivbereich? Dann ist es an der Zeit, sich mit Schritt 2 der Wahrheit zu stellen: Assets, die archiviert wurden und nicht mehr verwendet werden, sollten gelöscht werden. Denken Sie daran: Ein aufgeräumter Bereich führt zu einem aufgeräumten Geist und natürlich zu einer einfacheren Recherche, was sich als echter Energiesparer erweist. Indem Sie Ihre Bestände "sauber" halten, verbessern Sie auch Ihr Ressourcenmanagement drastisch: Weniger ist in dieser Angelegenheit mehr: Verschwenden Sie Ihre Zeit und Ihren Kopf nicht mit Inhalten, die für Ihre Geschäftsziele nicht wirklich wichtig sind. In diesem Sinne kann ein DAM ein starker Verbündeter für eine sparsamere und achtsamere Arbeitsweise werden.  

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Dies gilt auch für optimierte Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit zwischen Ihren verschiedenen Abteilungen und mit externen Partnern. Indem Sie sicherstellen, dass nur die richtigen Assets zur Verfügung stehen, werden Missverständnisse, Duplikate und zeitaufwändige Recherchen vermieden. Außerdem können Sie das volle Potenzial jedes Assets nutzen, indem Sie Inhalte, Fotos, Audios und Dateien, die für das Unternehmen noch relevant sind, wiederverwenden, da Sie Assets, die Sie bereits an einem zentralen Ort haben, nicht reproduzieren oder neu erstellen müssen. Der Schlüssel liegt hier darin, nur Inhalte zu verwenden, die bereits genehmigt und für die Nutzer sichtbar sind und die richtigen Metadaten enthalten. Das bringt uns zu unserem nächsten Punkt: Bereinigung von Taxonomie und Metadaten.

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Erstellen Sie Ihre Taxonomie und Ihre Metadaten

Als erfahrener DAM-Benutzer wissen Sie, dass Ihre DAM-Taxonomie Ihre Marketinginhalte mit Ihrem eigenen Unternehmensvokabular organisiert. Durch die Verwendung einer guten Taxonomie und einer Reihe von Tags machen Sie Ihre Assets auffindbar und wiedererkennbar. Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf Ihre Taxonomiestruktur werfen: Ist Ihre Klassifizierung noch sinnvoll? Oder sollten Sie einige Änderungen in Betracht ziehen, indem Sie Kategorien hinzufügen, löschen oder umbenennen? Stimmen zum Beispiel die Produktkategorien, die Sie auf Ihrer Website oder in Ihrem PIM verwenden, mit denen in Ihrem DAM überein? Wenn nicht, passen Sie sie an! Oder wissen Ihre Mitarbeiter nicht, wo sie Inhalte mit roten Schuhen ablegen sollen, weil Ihre aktuelle Struktur zwischen 50 verschiedenen Farbtönen unterscheidet? Vereinfachen Sie Ihre Struktur!

Nun können wir uns Ihre anderen Metadaten ansehen. Wir wissen, dass dies ein ziemlich einschüchterndes Thema sein kann, aber es ist auch ein wichtiger Bereich, auf den Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie Ihren eigenen DAM-Frühjahrsputz durchführen. Fangen wir klein an, indem wir erstens alle doppelten Metadaten entfernen. Zweitens sollten wir einen Blick auf leere Metadatenfelder werfen: Sind sie nicht wichtig? Haben Sie sie einfach vergessen? 

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Wenn dies geschehen ist, können wir zur nächsten Ebene übergehen und einen Blick auf Ihre Analysen werfen: Sind die verwendeten Begriffe in Ihrer Metadatenstruktur vertreten? Wenn nicht, ist das etwas, das Sie in Ordnung bringen müssen. Wenn es um Metadaten geht, empfehlen wir Ihnen außerdem, mit Listen zu arbeiten: Sie können Listen für verschiedene Kategorien einrichten. Auf diese Weise können Sie alle Metadaten für bestimmte Produktlinien, Modelle usw. bereithalten. Natürlich sollte der Bedarf dieser Listen optimiert werden: Löschen Sie Metadaten, die Ihnen nicht mehr nützlich sind. Denken Sie auch an die Vereinfachung, Anpassung und Umbenennung von Listen, die Sie bereits eingerichtet haben.

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Bereinigen Sie Ihre Sicherheitsrechte

Vorsicht ist besser als Nachsicht: Ihr Unternehmen entwickelt sich ständig weiter, Menschen kommen und gehen, daher ist die Überprüfung Ihrer Benutzer, ihrer Benutzerrechte und auch ihrer Konten, falls Ihr DAM nicht direkt mit dem Enterprise Auth Server verbunden ist, von entscheidender Bedeutung. Ein Überblick über Ihre gesamte Sicherheitsstruktur gibt Ihnen einen guten Ausgangspunkt, um die folgenden Fragen zu beantworten: 

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• Hat jeder Angestellte oder Mitarbeiter die richtige Zugriffsebene? Haben einige Personen zu viele oder zu wenige Rechte?
• Gibt es Benutzer, die sich seit einigen Monaten nicht mehr angemeldet haben?
• Sind vertrauliche Werte oder sensible Inhalte eingeschränkt?
• Können Sie eine einmalige Anmeldung verwenden, um den Authentifizierungsprozess für Benutzer zu vereinfachen? 
• Gibt es ungenutzte Benutzer- oder Anlagengruppen?

Sobald Sie sicher wissen, wer welche Art von Zugriff haben muss, können Sie Ihre Beschränkungen überprüfen, um sensible Inhalte zu schützen. Beschränkungen gelten auch für Personen, die nicht an komplexen Arbeitsabläufen beteiligt sind und nur Teile des Gesamtinhalts benötigen. Andererseits wollen Sie eine reibungslose Zusammenarbeit sicherstellen, indem Sie den Personen, die sie benötigen, den richtigen Umfang an Zugriff gewähren. 

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Aufruf zum Frühjahrsputz für Experten

Bei Ihrem DAM-Frühjahrsputz ist es völlig in Ordnung, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Es gibt nützliche Tools, die wir bei der Implementierung einer Marketing-DAM-Lösung einsetzen können, wie z. B. Automatisierungen: Nach einem vordefinierten Zeitrahmen können Assets automatisch archiviert werden. Darüber hinaus können Benutzer über abgelaufene Lizenzen informiert werden; eine Benachrichtigung wird an all jene gesendet, die den betreffenden Inhalt bereits heruntergeladen haben. Die Entwickler von Wedia können auch das bereits erwähnte "Single Sign-On" für Sie einrichten, das Ihnen hilft, die Struktur Ihres Unternehmens abzubilden und darauf aufbauend Benutzergruppen und Rechte zu erstellen. Natürlich können all diese Änderungen auch in bestehende Lösungen integriert werden. Zögern Sie nicht und fragen Sie die Experten von Wedia um Hilfe. Wir wollen, dass Ihr DAM die Bedürfnisse Ihres Unternehmens perfekt erfüllt.