Wie Sie Informationsfluten für Kunden und Mitarbeiter vermeiden können

Nach Angaben des Weltwirtschaftsforums kann der Globus bei der derzeitigen Datenproduktionsrate bis 2025 an einem einzigen Tag 463 Milliarden Gigabyte an Daten produzieren. Tatsächlich entspricht die Menge an Daten, die derzeit alle zwei Tage erzeugt wird, in etwa der Menge an Daten, die zwischen dem Beginn der menschlichen Zivilisation und dem Jahr 2003 erzeugt wurde(Jackson und Farzaneh, 2012).

Die Menge an Informationen, die der Einzelne zwischen verschiedenen Geräten, Medien und Plattformen verarbeiten muss, kann überwältigend sein und sich auf die geistige Gesundheit, die Konzentration und die Fähigkeit, andere Aufgaben zu erledigen, auswirken. Ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Umwelt, wenn es um den Energieverbrauch geht, der erforderlich ist, um ein so hohes Maß an Daten zu verarbeiten. 

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Welche Auswirkungen kann die Informationsflut auf Mitarbeiter und Kunden haben? 

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Das Risiko für das Wohlergehen der Arbeitnehmer

Mitarbeiter müssen heute bei der Arbeit eine große Menge an Informationen verarbeiten. Ob es sich um E-Mails von externen oder internen Kontakten, Unternehmensnachrichten, Software-Benachrichtigungen oder Nachrichten auf Plattformen wie Teams oder Slack handelt, die Mitarbeiter werden den ganzen Tag über ständig unterbrochen. 

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Diese Flut von Benachrichtigungen führt dazu, dass sich die Mitarbeiter nicht mehr voll auf bestimmte Aufgaben konzentrieren können, sich leicht ablenken lassen, sich zu viel zumuten und sogar ein Burnout riskieren. 

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In einer deutschen Studie(Meyer et al., 2021) wurde die Informationsüberlastung von 22,5 % der Befragten als einer der häufigsten Stressfaktoren genannt. Und das hat reale finanzielle Folgen, wie eine Untersuchung von Basex zeigt, die ergab, dass Informationsüberlastung die 

Der US-Wirtschaft entstehen jährlich mindestens 900 Milliarden Dollar durch geringere Produktivität der Arbeitnehmer und weniger Innovation. 

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Weitere Folgen sind: 

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• Wohlbefinden der Mitarbeiter
• Leistung bei der Arbeit
• Fähigkeit, Personal anzuziehen und zu halten
• Ansehen der Marke

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Es liegt daher im besten Interesse einer Marke, zu prüfen, ob die Informationsüberlastung ein echtes Problem in ihrem Unternehmen darstellt, und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um dieses Problem zu entschärfen, indem sie ihren Mitarbeitern Lösungen und Strategien zur Bewältigung dieses Problems anbieten. 

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Schauen wir uns einige der Lösungen an. 

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Sorgfältige Auswahl Ihrer Kommunikationskanäle

Die Mitarbeiter können Informationen, Mitteilungen und Anfragen über eine Vielzahl verschiedener Kanäle erhalten, aber so viele Informationen bedeuten, dass sie nicht immer auf alles achten, was sie erhalten. Eine Studie ergab, dass 2 von 3 Arbeitnehmern und jeder zweite Umfrageteilnehmer (47,7 %) angaben, dass eine Reduzierung der E-Mails am Arbeitsplatz sie glücklicher machen würde.

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Es ist daher ratsam, den richtigen Kanal für die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu wählen. Könnten Sie statt einer Reihe von E-Mails Informationen in Ihr Intranet stellen oder persönlich präsentieren?

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Sie begrenzen nicht nur die Menge an Informationen, die Sie versenden, sondern reduzieren auch die Anzahl der Benachrichtigungen, die die Mitarbeiter erhalten. Und obwohl digitale Werkzeuge für jedes Unternehmen wichtig sind, sind die Vorteile persönlicher Begegnungen oft effektiver und weniger zeitaufwendig. 

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Benachrichtigungen einschränken

Die Slack-Gruppe eines Projektteams kann dazu führen, dass die Mitarbeiter mit zahlreichen Nachrichten bombardiert werden, die sie nicht betreffen. Dies kann sich auf den Projektfortschritt auswirken, da die Mitarbeiter möglicherweise aufhören, dem ständigen Nachrichtenstrom in der Gruppe Aufmerksamkeit zu schenken und verpassen, wenn eine Nachricht sie betrifft. 

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Es ist eine gute Idee, darüber nachzudenken, wie man die Projektmitglieder effizient benachrichtigt. 

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Eine Möglichkeit ist die Verwendung einer Plattform wie Digital Asset Management (DAM), um alle Projektinformationen zu zentralisieren. Es können Arbeitsabläufe eingerichtet werden, so dass jedes Mitglied innerhalb der Plattform benachrichtigt werden kann, wenn sein Beitrag benötigt wird. Dies ist ein effizienter Weg, um die Zusammenarbeit zu verwalten, da verschiedene Teams an einem Projekt zusammenarbeiten können, der Workflow aber so segmentiert werden kann, dass sie nur die für sie relevanten Informationen sehen, was dazu beiträgt, dass sie weniger Informationen verarbeiten müssen. 

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Wie werden Klienten und Kunden von der Informationsflut beeinflusst?

Die Kommunikation mit Ihren Auftraggebern und Kunden ist für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung, aber Sie sollten es vermeiden, zu oft mit ihnen in Kontakt zu treten. Denn Ihr Publikum erhält nicht nur Informationen von Ihnen, sondern muss ständig Informationen aus Fernsehen, Radio, Werbung und Printmedien verarbeiten. Das kann überwältigend sein, so dass sie sich natürlich auf die Botschaften konzentrieren werden, die sie ansprechen oder die für sie relevant sind. 

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Es ist zwar wichtig, sie über Ihre neuesten Angebote oder Nachrichten zu informieren, aber wenn Sie zu viele Aktualisierungen über alle Ihre Kanäle versenden, werden sie sich wahrscheinlich abwenden oder sich schlimmstenfalls abmelden. 

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Wie kann man also das richtige Gleichgewicht finden? 

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Segmentieren Sie Ihr Publikum

Eine gut segmentierte Datenbank ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Klienten und Kunden nicht von Ihren Kommunikationsbotschaften überflutet werden. 

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Durch die Aufteilung der Datenbank in verschiedene Profile, die auf den Interessen Ihrer Zielgruppe basieren, wird verhindert, dass eine Person mehrere Newsletter erhält oder auf LinkedIn immer wieder dieselbe Nachricht angezeigt wird. 

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Indem Sie Ihr Publikum in Ihren Newslettern, Social-Media-Profilen und anderen Kanälen sorgfältig nach Standort, Berufsbezeichnung oder Interesse auswählen, können Sie Ihrem Publikum auf zurückhaltende Art und Weise die relevanten Informationen liefern, die es ansprechen. 

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Ein gut verbundener Software-Stack, der Ihr CRM (Customer Relationship Management), CMS (Content Management System), DAM und Ihre Social-Media-Plattformen aufeinander abstimmt, bedeutet, dass Sie in der Lage sind, die Inhalte, die zu den einzelnen Zielgruppenprofilen passen, sorgfältig zu prüfen und sie auf die effizienteste Weise zu verteilen.

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Verfolgen Sie, wie Ihre Kommunikation funktioniert

Sie mögen von Ihrer Marketing- und Kommunikationsstrategie überzeugt sein, aber wie sicher sind Sie, dass sie tatsächlich funktioniert? 

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Die meisten Unternehmen verschicken Informationen über mehrere Kanäle wie ihre Website, Social-Media-Profile und Newsletter, so dass die Zielgruppen auf verschiedene Weise mit ihnen interagieren. Die Nachverfolgung der Leistung solcher Inhalte und der verwendeten Mittel ist ein wichtiger Weg, um zu verstehen, ob Ihr Publikum engagiert oder abgeschaltet ist. 

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Eine DAM-Plattform zum Beispiel, auf der die Assets einer Marke gespeichert werden, kann die Leistung auf allen Plattformen messen und Marken dabei helfen, zu beurteilen, ob das, was sie tun, ihr Publikum anspricht oder ob sie Änderungen vornehmen müssen. 

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Und was ist mit den Auswirkungen auf die Umwelt? 

Neben der Verringerung der psychischen Belastung, die durch die Informationsflut auf den Einzelnen einwirkt, ist die Verringerung des Kommunikationsaufkommens Ihrer Marke auch eine Möglichkeit, einen positiven Einfluss auf die Umwelt zu nehmen. 

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Aber inwiefern? 

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Die Wahl der richtigen Werkzeuge

Wir wissen, dass uns viele digitale Tools zur Verfügung stehen, um unsere Kommunikation zu verwalten, aber es ist wichtig, sich auf die zu konzentrieren, die für unsere Ziele relevant sind und dazu beitragen, unseren digitalen Fußabdruck zu verringern. 

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Ein integrierter MarTech-Stack zum Beispiel rationalisiert die Arbeitsweise von Vermarktern und vermeidet das ständige Hoch- und Herunterladen von Assets von einer Plattform zur nächsten. Mit klaren Workflows und intuitiven Benachrichtigungen ist ein DAM-System, das in einen MarTech-Stack integriert ist, eine Möglichkeit, den Bedarf an mehreren Tools zu reduzieren und Informationen an einem zentralen Ort zu speichern, was einen einfachen Zugriff und die Reduzierung von datenintensiven Tools wie Dateiübertragung, E-Mail und Cloud-Speicher bedeutet. 

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Optimieren Sie Ihr Vermögen

Da viele Organisationen isoliert arbeiten, können dieselben Informationen weitergegeben werden, ohne dass sie zentralisiert werden, und Assets (wie Bilder, Fotos und Videos) können dupliziert und im selben Netzwerk gespeichert werden. 

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Hier ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ressourcen optimieren und sicherstellen, dass die für eine Organisation verfügbaren Ressourcen optimal und leicht zu finden sind. 

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Ein DAM-System kann das Hinzufügen von Duplikaten verhindern und bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Teams und Abteilungen, um die gesuchten Informationen zu finden, ohne Zeit mit der Suche verbringen oder Nachrichten an Kollegen mit Fragen senden zu müssen. 

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Dadurch wird nicht nur die Zeit der Mitarbeiter optimiert, sondern auch ein Teil der für die Unternehmen erforderlichen Datenspeicherung entlastet, indem verhindert wird, dass veraltete, doppelte oder falsch benannte Bestände hinzugefügt werden, und nur die relevanten Daten gespeichert werden. 

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Informationsüberflutung kann durch sorgfältige Überlegung vermieden werden

Die Informationsflut hat weitreichende Folgen für den Einzelnen, die Mitarbeiter, die Kunden, ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Umwelt. 

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Deshalb ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, nicht nur zum Nutzen Ihres Unternehmens, sondern auch für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und den Schutz unseres Planeten. 

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Ziehen Sie Tools in Betracht, die Ihnen dabei helfen können, wie z. B. ein DAM-System. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, fordern Sie doch einfach eine Demo an. 

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