Wie Sie die beste Digital Asset Management-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen

Egal, ob Sie bereits eine Digital Asset Management (DAM)-Lösung im Einsatz haben und diese ersetzen möchten oder ob Sie ein absoluter Neuling in Sachen DAM sind - die Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen kann entmutigend sein! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Auswahl einer DAM-Lösung wirklich ankommt, welche Fragen Sie sich stellen sollten und vor allem, wie Sie Antworten darauf finden, um eine Digital Asset Management-Software auszuwählen, die am besten zu Ihnen und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter passt.  

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Wenn Sie diesen Artikel lesen, sind Sie höchstwahrscheinlich mit der derzeitigen Medienverwaltung Ihres Unternehmens nicht zufrieden. Zum Glück gibt es großartige Lösungen, mit denen Sie diesen Status quo verbessern können. Eine davon ist Digital Asset Management (DAM). Doch bevor wir beginnen: Was ist Digital Asset Management? Und was kann es für Sie tun? Um es kurz und einfach zu machen: Digital Asset Management ist eine hocheffiziente und kostengünstige Methode zum Speichern, Suchen, Indizieren, Freigeben und Verbreiten einer Vielzahl unterschiedlicher Medieninhalte. Es ermöglicht Ihnen, (ausgewählten) Mitarbeitern, aber auch externen Partnern wie der Presse, kreativen (Inhalts-)Produzenten und anderen Stakeholdern Zugang zu all Ihren relevanten Mediendateien zu gewähren.... 

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Natürlich gibt es noch viele andere Lösungen auf dem Markt. Falls Sie sich also fragen, wie Digital Asset Management im Vergleich zu anderen gängigen Lösungen für die Speicherung und Verwaltung von Assets abschneidet, haben wir für Sie die passende Antwort:

Warum sollten Sie DAM anderen Tools vorziehen? 

Schauen wir uns gemeinsam einige Lösungen (die Sie vielleicht gerade verwenden) im Vergleich zum Digital Asset Management an.

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Je nach Unternehmensgröße ist es naheliegend, sich zunächst an Lösungen zu halten, die bereits verfügbar und einfach zu verwenden sind, wie USB- oder Festplattenlaufwerke. Diese Laufwerke haben jedoch leider Grenzen, die schnell erreicht werden, da sie nicht skalierbar sind und Medien nicht ohne weiteres geteilt werden können. Der letztgenannte Punkt gilt zwar nicht für File-Sharing-Dienste, aber diese haben andere Nachteile. File-Sharing-Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive sind dank des einfachen Zugriffs auf Assets zwar praktisch, aber für Sie und Ihr Unternehmen wenig hilfreich, wenn Sie die volle Kontrolle über Zugriffsrechte und die Nachverfolgung von Arbeitsabläufen haben möchten. Auch das Suchen und Finden von Assets kann eine Herausforderung sein: Da sich diese Dienste nicht auf Metadaten - wir werden diesen Punkt später noch einmal aufgreifen - ist das Auffinden Ihrer verschiedenen Assets kompliziert (insbesondere bei Videos und Bildern). 

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Der Vollständigkeit halber erwähnen wir auch die mögliche Nutzung von E-Mail und Mitarbeiter-Desktops, die einige Vorteile, aber vor allem Nachteile haben, sobald Ihre Vermögensverwaltung etwas komplexer wird.

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Die Speicherung von Assets direkt auf den Desktops Ihrer Mitarbeiter mag zwar sicher sein, aber die gemeinsame Nutzung Ihrer Assets ist viel zu zeitaufwändig und ineffizient. Außerdem können Computer aus verschiedenen Gründen ausfallen oder unzugänglich sein. Ein weiterer Nachteil dieser Option ist, dass sie für die heutige digitale Arbeitsweise, einschließlich der Fernarbeit, nicht mehr geeignet ist. E-Mail hingegen unterstützt nicht das Versenden großer Mengen an Dateien, und die Kommunikation kann ungeordnet und nicht sehr sicher sein. 

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Kurz gesagt, all diese Tools mögen anfangs praktisch erscheinen, weisen aber erhebliche Mängel auf, wenn es um Sicherheit, Arbeitsabläufe, erweiterte Suchfunktionen und vieles mehr geht.

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Darüber hinaus bietet Digital Asset Management Analyse- und Scoring-Funktionen, die Ihnen die Möglichkeit geben, wichtige Erkenntnisse über die Nutzung und Leistung Ihrer Assets zu gewinnen - ein echter Game Changer, wenn es um die Entscheidungsfindung im Marketing geht! 

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Das klingt alles gut für Sie? Dann können Sie davon ausgehen, dass Digital Asset Management eine ausgezeichnete Wahl für Sie ist. Dennoch liegt es an Ihnen, einen DAM-Anbieter zu wählen, dessen Lösung Ihr Unternehmen bestmöglich unterstützt. 

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Wir sagen Ihnen, wo Sie bei der Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen ansetzen sollten und welche Kriterien, Funktionen und Vorteile Sie beim Vergleich verschiedener Digital Asset Management-Anbieter berücksichtigen müssen. Lassen Sie uns also mit den Grundlagen beginnen: 

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Identifizieren Sie Ihre geschäftlichen Bedürfnisse, aber auch die Einschränkungen

Um die Bedürfnisse, aber auch die Zwänge Ihres Unternehmens zu ermitteln, müssen Sie sich einige grundlegende Fragen stellen, wie z. B.:

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• Welche Arten von Dateien sollen von der Lösung verarbeitet werden? 
• Wie sieht mein derzeitiger MarTech-Stack aus? Kann das DAM damit integriert werden? 
• Wer wird das DAM nutzen? 
• Wie vertraut sind die künftigen Nutzer mit einer Software wie einer Digital Asset Management-Lösung? 
• Wie hoch ist mein Budget? 

Sobald Sie diese Grundlagen geklärt haben, können Sie sich mit den Details befassen und einen Blick auf die Schlüsselfunktionen werfen, die Ihre zukünftige Digital Asset Management-Lösung idealerweise abdecken sollte.

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Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Merkmale

Der nächste Schritt besteht darin, eine Liste der wichtigsten Merkmale zu erstellen, indem die folgenden Punkte überprüft werden: 

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Unterstützung von Dateien

Verschiedene Digital Asset Management-Lösungen decken unterschiedliche Dateien ab. Das Wichtigste dabei ist, dass NICHT alle Digital Asset Management-Lösungen alle Arten von Dateien unterstützen. Mit welchen Dateien müssen Sie und Ihre Mitarbeiter also täglich arbeiten? Textbasierte Dateien wie Präsentationen, Verträge, Markenrichtlinien oder Rich-Media-Dateien wie Bilder, Videos, 360° und 3D, Audioinhalte, Animationen und Grafiken? Oder vielleicht alles davon? Prüfen Sie unbedingt, welche Dateien und Formate von Ihren bevorzugten Anbietern unterstützt werden, um sicherzustellen, dass sie alle Ihre relevanten Medien unterstützen. 

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Anpassungsfähigkeit

Wenn es um Digital Asset Management-Lösungen geht, entscheiden sich einige Anbieter für einen einfachen "Eine-Lösung-für-alle"-Ansatz, während andere mehr Flexibilität bieten und die DAM-Lösung perfekt auf Ihr Unternehmen abstimmen können. Ein Beispiel für eine hochgradig anpassbare Lösung wäre eine, die eine ser Schnittstelle aufweist, die die Marke Ihres Unternehmens widerspiegelt. Der Vorteil dabei ist, dass sie sich perfekt in Ihre anderen Tools einfügt und dem Benutzer das Gefühl einer einzigen Lösung vermittelt. Vielleicht möchten Sie auch Ihre Metadaten und Suchfunktionen so anpassen, dass sie z. B. alle Ihre verschiedenen Produktkategorien, Marken oder Geschäftsbereiche abdecken. Das Auffinden und Indizieren Ihrer Assets wird dann wesentlich intuitiver. Auch die Anzahl und die Art der künftigen Nutzer Ihres Digital Asset Management ist ein wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten. Wird die Lösung nur von einer kleinen Anzahl von Personen aus demselben Team genutzt? In diesem Fall ist eine einfache und begrenzte Benutzerverwaltung für Sie völlig in Ordnung. Oder handelt es sich um Tausende von verschiedenen Benutzern, sowohl intern als auch extern, weltweit? Dann werden Sie wahrscheinlich eine präzise und komplexe Benutzerverwaltung ohne Grenzen bevorzugen, bei der Sie unterschiedliche Zugänge und Berechtigungen für verschiedene Benutzer einrichten können.  

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Skalierbarkeit 

Wie sieht es mit der Skalierbarkeit aus? Im Bereich DAM bedeutet dies, dass ein Unternehmen in der Lage sein sollte, dem DAM Assets, Benutzer, Speicherplatz, Work-in-Progress-Funktionen, Integrationen usw. (Input) hinzuzufügen und trotzdem ein System zu haben, das die gleiche oder eine bessere Funktionalität und Leistung (Output) bietet. Der Grundgedanke dabei ist, zu verstehen, wie die Lösung mit Ihren sich entwickelnden Anforderungen wachsen kann. Zu Beginn sollten Sie sich überlegen, wo Ihr Unternehmen heute steht und welche Ziele Sie für die Zukunft haben. Für Neugründungen und kleine Unternehmen können Basisfunktionen ein guter (und kostengünstiger) Einstieg sein. Allerdings sind die grundlegenden DAM-Funktionen oft begrenzt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigen auch die geschäftlichen Anforderungen. Aus diesem Grund sind skalierbare, modulare DAM-Lösungen sicherlich besser geeignet. Nur Sie können die vollständige Liste der Anforderungen an die Skalierbarkeit kennen, aber wir geben Ihnen einige Anregungen, über die Sie nachdenken sollten, um Ihre Bedürfnisse zu definieren und herauszufinden, was Sie von einer Digital Asset Management-Lösung erwarten: Wie hoch ist die aktuelle Anzahl der Benutzer (einschließlich der Gleichzeitigkeit der Benutzer, Rollen und Gruppen)? Welchen Speicherplatz benötigen Sie jetzt und in Zukunft? Wie sieht es mit vorgelagerten Funktionen wie Workflows oder nachgelagerten Funktionen wie Diffusion / Omnichannel-Unterstützung und Personalisierung aus? Benötigen Sie Video? Welche Architektur wünschen Sie sich für einfachere Integrationen? Und so weiter... 

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Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen/Tools (einschließlich APIs)

Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt. Abhängig von Ihrem aktuellen Martech-Stack möchten Sie, dass sich Ihre DAM-Lösung problemlos in Ihre geschäftlichen und technischen Umgebungen integrieren lässt. Je nach Unternehmen gibt es eine geringe oder hohe Anzahl von Anforderungen an Integrationen. Die Integration kann in verschiedene Kategorien unterteilt werden: Automatisierung, Markenmanagement, E-Commerce, Produktinformationsmanagement (pim), Projektmanagement, Social Media Management und Web Content (cms), um nur einige zu nennen. Welche Arten der Integration ein DAM-Anbieter anbietet, kann sehr individuell sein. Wir unterscheiden auch zwischen Integrationen, die direkt vom Anbieter entwickelt und unterstützt werden, und solchen, die von seinen Partnern entwickelt und unterstützt werden. Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass Ihr DAM mit allen Ihren Anwendungen verbunden ist. Apropos Verbindung: Vielleicht möchten Sie auch die Verbindung mit APIs zu Ihrer DAM-Wunschliste hinzufügen. 

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Bereitstellungsmethode (vor Ort oder in der Cloud)

Die Funktionalität einer DAM-Software ist nicht alles: Die gewählte Lösung muss auch technisch praktikabel und an Ihre Anforderungen angepasst sein. Es gibt zwei Arten von Digital Asset Management-Lösungen: On-Premise, bei der die Software auf dem Server Ihrer Organisation gehostet wird, und Cloud (SaaS), bei der das Hosting außerhalb Ihrer Organisation erfolgt und über einen Webbrowser zugänglich ist. Beide Optionen bieten Vorteile:

Die Vor-Ort-Software ermöglicht es Ihnen, die volle Kontrolle über das Tool zu behalten: Auswahl der Updates, Sicherheit der Ressourcen, Verwaltung von Backups und Wiederherstellungen usw. Außerdem ist die Nutzung unabhängig von der Internetverbindung, was von Vorteil sein kann, wenn Sie nicht über eine Hochgeschwindigkeitsverbindung verfügen oder Ihre Plattform so weit wie möglich vom externen Netz isolieren möchten.

SaaS-Software ist einfacher und schneller zu implementieren, da keine Infrastruktur bereitgestellt werden muss. Sie ist skalierbar und bietet die Möglichkeit, Module hinzuzufügen, von regelmäßigen kostenlosen Updates zu profitieren oder den Speicherplatz nach Bedarf zu erweitern. Der Zugriff ist von überall und potenziell von jedermann möglich, solange der Nutzer über eine Internetverbindung verfügt... und eine Berechtigung! Schließlich bietet das Abonnement im Allgemeinen auch Zugang zu einem Support- und Wartungsangebot.

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Sicherheitsfunktionen (Urheberrechte, Benutzerverwaltung, SSO)

In diesem Artikel haben Sie bereits gelernt, dass eine Digital Asset Management-Lösung als "Single Source of Truth" (SSOT) fungiert: Eine zentralisierte Mediendatenbank mit validierten Assets ist ein großes Plus, um die volle Kontrolle über Sicherheitsfragen zu haben. Wenn Sie eine DAM-Lösung verwenden, profitieren Sie fast immer von einer SSOT, aber auch hier gilt, dass verschiedene Anbieter unterschiedliche Funktionen unterstützen. Um ein umfassendes Bild zu erhalten, sollten Sie sich fragen, ob Sie z. B. den Verfall von Rechten verhindern möchten, wenn Sie sich für die automatische Archivierung eines Assets entscheiden. Oder möchten Sie die geografische Nutzung Ihrer Assets kontrollieren? Die Nutzung im Netzwerk? Können Sie Nutzungsrechte und -beschränkungen dokumentieren, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden und die Markenintegrität zu wahren? Zuvor haben wir auch die Benutzerverwaltung erwähnt.  

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Und last but not least: Gibt es eine Lernkurve? 

Eine Lernkurve im Zusammenhang mit Digital Asset Management bedeutet, dass Sie auch darüber nachdenken sollten, wie gut die neue Lösung von Ihren Mitarbeitern (und Partnern) genutzt werden kann. Oder mit anderen Worten: Wie können Sie eine erfolgreiche Anpassung Ihrer neuen DAM-Lösung sicherstellen und das DAM zur Gewohnheit machen? Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, auf die interne Funktionsweise des DAM zu achten, d.h. auf die eigentliche Qualität, die die Benutzer vorfinden. Wir müssen auf die Indexierung der Inhalte und die Organisation der Medien achten, aber auch auf die Benutzerfreundlichkeit der UX, die die Mitarbeiter erleben werden. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie die richtige DAM-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

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Prüfen Sie Bewertungen und Anwendungsfälle von Digital Asset Management

An diesem Punkt und nach zahlreichen Überlegungen sollten Sie sich über die Liste der wichtigsten Funktionen im Klaren sein, die Sie in Ihrem Digital Asset Management haben möchten. Nun können Sie diese Liste mit den von verschiedenen Anbietern angebotenen Funktionen vergleichen und eine kurze Liste mit Ihren Favoriten erstellen. Es ist auch nützlich, nach Kundenrezensionen und Anwendungsfällen Ausschau zu halten. Die Erfolgsgeschichten von Wedia-Kunden veranschaulichen beispielsweise, wie eine DAM-Lösung erfolgreich implementiert und (je nach Anbieter) auf das jeweilige Unternehmen und seine Marketing-Herausforderungen zugeschnitten wurde. Gerade wenn es um Ihre Mitbewerber geht, sind diese Materialien sehr wertvoll und aufschlussreich und helfen Ihnen, die für Sie beste DAM-Lösung einzugrenzen.

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Sind Sie bereit, sich auf die Suche nach einer Digital Asset Management-Lösung zu machen? Wenn Sie an der Wedia-Lösung interessiert sind und unsere Funktionen kennenlernen möchten, zögern Sie nicht, eine Demo mit einem Ihrer Experten zu buchen oder eine RFP-Vorlage für die Durchführung einer DAM-Ausschreibung auszufüllen. 

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In diesen komplexen Zeiten ist es unerlässlich, über Werkzeuge zu verfügen, die sich an neue Arbeitsweisen anpassen, und die Wedia-Lösung hat bewiesen, dass sie mit den neuen Arbeitsweisen zurechtkommt. 

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Wir bieten eine SaaS-Lösung für das Digital Asset Management an, die durch die Dienstleistungen unserer Experten (Beratung, Integration, Support usw.) unterstützt wird und der Verwaltung und dem Omnichannel-Vertrieb von Marketingmedien gewidmet ist, um Unternehmen ein optimales Kundenerlebnis über alle Kommunikations- und Vertriebskanäle hinweg zu ermöglichen.