Comment Technip Energies a réussi sa migration DAM avec Wedia

Au cours de cet entretien avec Caroline Chudeau, responsable de l'identité visuelle de la marque chez Technip Energies, nous allons découvrir comment Technip Energies a vécu la migration de son DAM vers sa nouvelle solution Wedia. Pourquoi l'entreprise a-t-elle choisi la solution Wedia ? Comment la préparation et la gestion de cette migration de contenu se sont-elles déroulées ? Toutes les réponses ci-dessous !

1. Pouvez-vous nous parler un peu de Technip Energies et de votre rôle dans l'entreprise ? 

Technip Energies est une entreprise internationale basée à La Défense, en France, qui propose des solutions d'ingénierie pour l'industrie de l'énergie et le secteur de la chimie. Nous comptons actuellement plus de 15 000 employés dans 34 pays et nous travaillons sur les défis actuels de la transition énergétique mondiale.  

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Je travaille chez Technip Energies en tant que responsable de l'identité visuelle de la marque. Je fais partie de l'équipe de communication de l'entreprise et je m'occupe de l'image de marque, en veillant à ce que tous les acteurs de la communication respectent l'image de marque et la charte graphique de l'entreprise.

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2. Pourquoi l'entreprise Technip Energies recherchait-elle une solution de DAM ? Quels défis rencontrait-elle en matière de DAM ?

Technip Energies cherchait d'une nouvelle plateforme de DAM, car notre solution précédente n'était pas assez efficace ni adaptée à une grande entreprise. La cohérence entre les visuels était un réel problème. Technip Energies souhaitait une solution efficace qui puisse offrir à tous la même source d'information comme les ressources marketing et les assets de marque (logos, photos de projets, etc.) afin de produire un contenu cohérent et harmonisé. 

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Par ailleurs, la solution précédente de Technip Energies était disponible dans un nombre très restreint de langues. L'entreprise recherchait donc un outil de DAM avec une gestion multilingue. 

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3. Pourquoi Technip Energies a-t-elle choisi la solution Wedia ? Combien de solutions le DAM de Wedia est-il venu remplacer ?

 Technip Energies a choisi la solution de DAM de Wedia pour son accessibilité et son interface conviviale. Nous recherchions une solution simple, adaptée, facile à utiliser et surtout robuste, sur laquelle nous pourrions compter pour les années à venir. La solution de Wedia proposait également plusieurs modes d'utilisation de l'interface avec de nombreuses fonctions et fonctionnalités, ce qui était un critère essentiel pour nous.

Jusqu'en 2016, Technip Energies utilisait un système de DAM qui n'était plus adapté à ses besoins, avec une interface peu agréable. Elle utilisait également SharePoint pour regrouper les visuels, mais cela s'est rapidement avéré limité. Une solution plus efficace et multifonctionnelle, adaptée à une entreprise internationale, était nécessaire. Elle souhaitait disposer de différents moyens pour charger les images, pour les télécharger dans différents formats, pour pouvoir les recadrer, etc.

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Nos équipes ont beaucoup d'outils différents et nous ne voulions pas ajouter encore un outil difficile à comprendre. Wedia nous a présenté une solution qui semblait très simple et très facile à utiliser.

4. Comment Technip Energies s'est-elle préparée à la migration de son contenu ? Quelles ont été les premières étapes ? 

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La migration des contenus chez Technip Energies a été préparée avec l'aide de différentes équipes (communication, projets, etc.) en organisant une enquête sur les attentes et l'importance du processus de migration : comment allons-nous opérer la migration ? Comment allons-nous faire vivre notre nouvelle plateforme ? 

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Ces questions nous ont aidés à préparer une migration réussie, ainsi qu'à organiser sa gouvernance (avec les administrateurs, les contributeurs, etc.), avant d'établir un plan utile et pratique pour tout le monde, et surtout, qui ne s'arrête pas à la migration ! 

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Les premières étapes ont donc été de faciliter la migration en récupérant toutes les ressources basées sur SharePoint et en utilisant un FTP (File Transfer Protocol). L'équipe technique de Wedia a considérablement simplifié la migration afin que la solution soit pratique pour tous et simple pour tous les employés.

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5. Avez-vous eu des appréhensions au moment de votre migration DAM ? 

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Les appréhensions de Technip Energies concernant la migration étaient tout d'abord la complexité de la migration des contenus d'une multitude d'anciennes solutions, ainsi que la technicité et les délais de mise en œuvre de la nouvelle plateforme. Par ailleurs, l'utilisation d'un FTP soulevait des questions sur la cybersécurité des contenus et l'oubli de transfert de certains fichiers était parfois problématique. Il était important de rester concentré. Cependant, toutes ces appréhensions se sont transformées en succès, car tout s'est déroulé sans encombre grâce à Wedia.

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6. Quelle a été la durée du processus de migration du DAM ?

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Grâce à Wedia, le processus de migration n'a pris qu'une semaine, juste à temps pour l'échéance de juin 2022. Il y a d'abord eu une phase de test pour s'assurer que tout fonctionnait correctement, puis la solution a été lancée en juillet 2022.

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7. Quels sont les avantages de la nouvelle solution de DAM ? 

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Les avantages de la nouvelle solution de DAM de Wedia sont, avant tout, la disponibilité des ressources pour l'ensemble de l'entreprise. Cela signifie que toute personne - dans les 34 pays où Technip Energies opère - qui a besoin de récupérer des ressources numériques peut y accéder facilement et simplement.  

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Les mises à jour régulières nous permettent d'améliorer continuellement la plateforme et d'adapter la nouvelle version à notre époque, avec une interface moderne et innovante. Le fait que la solution évolue avec nous au fil du temps, au fur et à mesure que nos besoins se développent et se modifient, est également un avantage majeur. 

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Grâce à la possibilité de créer des groupes (un groupe d'utilisateurs représentant l'ensemble de l'entreprise, une équipe de communication, etc.), les différents utilisateurs de la plateforme peuvent s'organiser et retrouver facilement leurs ressources tout en gagnant du temps, notamment au vu de leur domaine d'activité très technique. 

8. Quel retour avez-vous eu de la part des utilisateurs suite à la mise en place de la solution de DAM de Wedia ? 

Actuellement, la solution compte environ 2 100 utilisateurs, tous satisfaits et qui ont rapidement pris en main la plateforme grâce aux différents tutoriels explicatifs et guides d'utilisation mis en place par l'équipe technique de Wedia. 

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L'équipe d'assistance de Wedia a été très réactive aux questions et aux problèmes de Technip Energies, et propose des solutions et de la disponibilité en cas de blocage. Aujourd'hui, le principal objectif de Technip Energies est de continuer à faire vivre sa plateforme Wedia. 

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9. Quels sont les conseils ou les meilleures pratiques que vous aimeriez partager avec une entreprise qui envisage de migrer son DAM ? 

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Le conseil que souhaitons donner, chez Technip Energies, aux entreprises qui entreprennent une migration DAM avec Wedia, est de bien s'organiser, de définir les objectifs à l'avance, et de consulter les utilisateurs et les contributeurs avant de mettre en place la solution, car le retour d'expérience est important avant le lancement.

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