Pourquoi vos employés sont-ils un élément essentiel de votre stratégie de sobriété numérique ?

Nous savons que la consommation d'énergie liée à la technologie numérique augmente et qu'avec l'utilisation croissante de l'intelligence artificielle (IA), de l'internet des objets (IoT) et de la 5G, l'impact sur l'environnement est important. 

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Comment les organisations peuvent-elles alors lutter contre l'augmentation de l'empreinte carbone, en mettant en place une démarche favorisant la sobriété numérique ? 

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Nous avons déjà parlé dans des articles précédents de stratégie d'entreprise, de stratégie marketing et de bonnes pratiques commerciales, mais quel est le rôle des employés dans la définition d'une telle approche ? Et pourquoi sont-ils une composante si importante à prendre en compte ? 

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Le coût environnemental des systèmes et matériels numériques

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Les organisations de tous les types utilisent et gèrent des systèmes d'information pour mener à bien leurs activités quotidiennes, communiquer avec leurs clients et développer des solutions pour ces derniers. Les employés sont donc en contact permanent avec différents types de technologies numériques, qui génèrent toutes leur propre empreinte carbone. 

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Si l'on ajoute à cela le matériel utilisé (ordinateurs, stations de recharge, téléphones portables professionnels, etc.), l'impact généré par chaque employé peut être considérable. 

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Les entreprises ont donc la responsabilité de réfléchir, dans l'ensemble de leur organisation, aux choix à faire en matière de technologies et d'équipements numériques, en mettant en place une stratégie qui favorise la sobriété numérique. 

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Nous vous proposons ici cinq conseils pour embarquer vos employés dans une démarche de sobriété numérique.

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1. Évaluer les outils à la disposition des employés

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Différentes équipes au sein d'une organisation peuvent utiliser une variété d'outils numériques différents, ou même des outils similaires qui pourraient être optimisés pour permettre à plusieurs utilisateurs d'y accéder. 

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L'audit des besoins de votre organisation en matière de logiciels, de matériel et de stockage est une étape importante pour comprendre comment les émissions liées à ces éléments peuvent être réduites. Il est essentiel d'en parler à toutes les équipes, ce qui vous permettra ensuite d'établir un ordre de priorité pour les éléments qui peuvent être conservés, modifiés ou supprimés.

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Les entreprises doivent donc choisir des outils ou des logiciels capables d'optimiser la collaboration entre les équipes et de servir de plaque tournante pour de nombreux processus différents. Un outil tel qu'un système de gestion des assets numériques (DAM), par exemple, permet de stocker des assets (y compris des images, des vidéos, des documents juridiques) et d'établir des flux de travail, ce qui permet aux équipes de toute l'entreprise de travailler ensemble sur des projets. Ces outils contribuent également à réduire les émissions en permettant aux employés de communiquer et de partager des fichiers au sein de la plateforme, plutôt que de les transférer par courrier électronique ou sur des sites de partage de fichiers.  

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2. Examiner le matériel et la configuration du bureau 

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Le matériel informatique représente une part importante de l'empreinte numérique d'une entreprise, si l'on considère les matériaux utilisés, le transport nécessaire et la nécessité de facturer ce matériel. Dans de nombreuses entreprises, le matériel est parfois donné aux employés, sans une prise en considération au préalable de leurs besoins exacts.

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Par exemple, chaque employé a-t-il besoin d'un ordinateur et d'un téléphone portable ? Ces appareils sont-ils recyclés ou réparés en cas de besoin ? En comprenant chaque situation, il est possible de réduire les émissions de carbone et les coûts. En outre, en discutant avec chaque employé de ses besoins, on peut également l'informer de l'impact environnemental du cycle de vie du matériel informatique et de son équipement. Cela lui permet de comprendre comment en prendre soin pour réduire les coûts de remplacement et les émissions.

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De plus, la façon dont le bureau est aménagé peut contribuer à l'augmentation des émissions. Instinctivement, les employés brancheront leurs ordinateurs portables tout au long de la journée. En organisant des espaces de travail collaboratifs avec un nombre limité de prises, pourraient-ils utiliser la station de charge qu'en cas de besoin ? 

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Outre la formation des employés, la compréhension du matériel et de la configuration des bureaux peut constituer une étape importante dans la réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise. 

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3. Sensibiliser au sein de l'entreprise

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La sobriété numérique doit s'inscrire dans une approche globale de la stratégie de RSE (responsabilité sociale des entreprises) de l'entreprise. Pour qu'elle soit couronnée de succès, les employés doivent être conscients de la feuille de route établie par l'entreprise, des raisons qui la motivent et de la manière dont sa réussite sera mesurée. 

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Ainsi, si vous souhaitez apporter des changements, impliquez les employés dans le processus, demandez-leur leur avis et voyez quelles sont leurs idées pour réduire votre empreinte carbone. 

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Il est essentiel de communiquer avec les employés. En outre, les employés sont aujourd'hui de plus en plus concernés par les actions durables menées par leur employeur et recherchent donc activement les entreprises qui prennent des mesures pour réduire leur empreinte carbone. En informant les employés des décisions prises par votre entreprise, vous augmentez non seulement leur loyauté et leur confiance dans votre entreprise, mais vous leur donnez également les outils nécessaires pour réduire les émissions. 

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En donnant aux employés des informations de ce type, on les encourage aussi à être plus conscients de leurs propres actions et de leurs activités quotidiennes. Peuvent-ils, par exemple, se charger d'examiner les fournisseurs avec lesquels ils travaillent et d'évaluer si leurs actions sont également considérées comme durables ? Dell, par exemple, fournit des informations publiques sur l'empreinte carbone de ses appareils. L'équipe informatique peut-elle être incitée à examiner l'empreinte carbone de l'équipement technique ?

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4. Mettre en place une formation 

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Afin de réduire l'empreinte carbone générée par les solutions et technologies numériques, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux outils. Par exemple, un système de DAM rassemble un ensemble de fonctionnalités en une seule plateforme consolidée. Cependant, la mise en place d'un tel outil doit s'accompagner d'une formation pour les employés, afin d'en optimiser l'utilisation. 

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En montrant efficacement au personnel comment utiliser les nouvelles solutions qui permettent de réduire l'empreinte numérique d'une entreprise, celle-ci investit dans une stratégie avant-gardiste axée sur la réduction des émissions. Elle permet également aux employés de tirer le meilleur parti de leurs méthodes de travail, ce qui contribue à rationaliser les processus et à économiser du temps et de l'argent. 

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5. Construire une approche transversale

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La réussite d'une stratégie de sobriété numérique dépend largement de l'implication de toutes les équipes. La sobriété numérique concerne le marketing, le service informatique, la comptabilité, les ressources humaines et bien d'autres équipes, c'est pourquoi il est essentiel de travailler ensemble pour pouvoir faire une réelle différence. 

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Tous les services et technologies numériques doivent être évalués, ce qui implique des échanges entre les équipes. Cela permet également de faire des choix réfléchis concernant les changements à apporter. 

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Par exemple, les changements de matériel doivent être discutés et des actions telles que l'installation de postes de travail partagés, qui réduisent le nombre de stations de charge et l'alimentation électrique, doivent être envisagées en accord avec le fonctionnement de chaque équipe. Les équipes juridiques peuvent, par exemple, avoir besoin de bureaux fermés pour des raisons de confidentialité. 

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Dans un rapport du Cigref, en partenariat avec The Shift Project, le groupe Michelin est cité comme ayant mis en place une approche centrée sur la sobriété numérique, dans l'ensemble de l'organisation et impliquant de multiples équipes : 

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" Un groupe de travail " numérique durable " a été créé mi-2019. Il réunit chaque mois des représentants des directions Achats, Administration, Communication, Développement durable et Mobilité, Numérique, Informatique, Industrie, R&D, et Services & Solutions. L'approche essentiellement bottom-up de la rédaction du référentiel 2019 a permis d'estimer les empreintes énergétiques et carbone de nos activités numériques à l'échelle mondiale, sur l'ensemble de leur cycle de vie, tant en interne qu'en externe." 

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La sobriété numérique et l'engagement des employés vont de pair

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Adopter une démarche de sobriété numérique dans le cadre d'une stratégie RSE plus large est un moyen d'attirer les talents et de rassurer les salariés actuels. Avec une pression sociale en faveur de l'environnement prenant de l'ampleur dans nos quotidiens, les employés veulent voir que les actions qu'ils peuvent mener en dehors du travail (recyclage, réduction de la viande, utilisation des transports en commun, etc.) se répercutent également dans leur vie professionnelle et que leur entreprise est consciente de l'importance des pratiques durables. 

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En effet, des étudiants de l'école française HEC Paris ont rédigé un manifeste intitulé "Manifeste étudiant pour un réveil écologique", dans lequel ils déclarent : "Nous souhaitons profiter de la marge d'action dont nous bénéficions en tant qu'étudiants en nous tournant vers les employeurs que nous estimerons en accord avec les revendications exprimées dans ce manifeste". Cela ne fait que souligner la nécessité pour les entreprises de prendre en compte tous les aspects de leur activité et d'examiner les moyens de les rendre plus durables.

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Les salariés sont un élément important de toute stratégie de RSE et cela s'étend à la sobriété numérique qui touche toutes les équipes et leurs modes de travail. En reconsidérant les outils que vous utilisez, la manière dont ils sont utilisés et la manière dont les employés sont formés à leur utilisation, vous vous engagez activement dans une feuille de route favorable à l'environnement. 

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Découvrez comment un système de DAM peut faire partie de votre stratégie de sobriété numérique. 

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