DAM-Best-Practices: Von der Einrichtung bis zur Einführung

Digital Asset Management (DAM) ist ein wichtiges Instrument für die Verwaltung und Aufbewahrung digitaler Assets. Und angesichts der überwältigenden Menge an digitalen Daten, die Unternehmen erstellen und verbreiten, ist es wichtig, dass ein System vorhanden ist, das sicherstellt, dass diese Assets gut verwaltet und zugänglich sind. An dieser Stelle kommt DAM ins Spiel. Durch die Implementierung eines DAM-Systems können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, die Produktivität steigern, die Zusammenarbeit verbessern und die Kosten senken. 

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Die Einrichtung eines DAM-Systems erfordert jedoch eine ordnungsgemäße Planung, Ausführung und Einführung. In diesem Artikel werden wir daher die DAM Best Practices besprechen - von der Einrichtung bis zur Einführung. Wir behandeln wichtige Themen wie die Verwaltung von Metadaten, die Speicherung und Organisation digitaler Dateien, die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung digitaler Dateien und vieles mehr. Mit diesem umfassenden Leitfaden sind Sie bestens gerüstet, um ein DAM-System einzurichten, Best Practices zu implementieren und eine erfolgreiche Einführung und Instandhaltung für Ihr Unternehmen sicherzustellen.

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Auch wenn dies wie eine umfangreiche Liste von Aufgaben erscheint, die zu erledigen sind: Die Einrichtung Ihres DAM-Systems mit einem Anbieter wie Wedia bedeutet, dass Sie ein engagiertes Supportteam haben, das Ihnen bei all diesen Schritten hilft, so dass Sie es nicht alleine machen müssen. 

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Fangen wir an.

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1. Definieren Sie Ihre Ziele für das DAM-Projekt

Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Digital Asset Management-Systems besteht darin, Ihre Ziele für das Projekt zu definieren. Ermitteln Sie, welche Probleme Sie angehen wollen und welche Möglichkeiten Sie durch die Einrichtung eines DAM-Systems zu realisieren hoffen. Hier sind einige Ziele, die Sie sich setzen können:

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• Rationalisierung von Arbeitsabläufen: Eines der Hauptziele eines DAM-Systems ist die Rationalisierung von Content-Workflows, indem es die Dateisuche, die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit erleichtert.  
• Verbesserung der Produktivität: DAM-Systeme sind darauf ausgelegt, die Produktivität und Effizienz zu verbessern. Unternehmen können ein DAM-System nutzen, um die Nutzung digitaler Assets durch benutzerfreundliche Eingabefunktionen, Verwaltungsfunktionen und Ausgabeoptionen zu beschleunigen. Die Straffung des Content-Workflows innerhalb des DAM-Systems führt auch zu einer besseren Produktivität in den Teams. Mit einem DAM-System verbessern Sie auch den kreativen Prozess Ihrer Teammitglieder.
• Kostenreduzierung: Wenn sie richtig verwaltet und ausgeführt werden, können DAM-Systeme in mehrfacher Hinsicht zur Kostensenkung beitragen. Erstens dient das DAM-System als "Single Source of Truth ", die alle digitalen Assets Ihrer Marke konsolidiert, was zu weniger Dateiverlusten führt. Unternehmen können auch die Speicherkosten senken, die mit der Verwaltung mehrerer Kopien eines Assets über verschiedene Kanäle oder Abteilungen hinweg verbunden sind. Und schließlich können digitale Assets wiederverwendet werden, ohne dass in die Erstellung neuer Inhalte investiert werden muss. 
• Konsistenz des Markenauftritts: DAM-Systeme tragen zur Markenkonsistenz bei, indem sie den Benutzern Zugang zu genehmigten digitalen Assets in einem zentralen Repository bieten. Sie können auch sicherstellen, dass die Benutzer die neuesten Versionen von Assets verwenden, wodurch die Möglichkeit der Verwendung von veraltetem Branding-Material ausgeschlossen wird.

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Lesen Sie weiter, um weitere Vorteile einer DAM-Lösung zu erfahren. 

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2. Prüfen Sie Ihre digitalen Assets

Bei der Einrichtung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems ist es unerlässlich, eine gründliche Prüfung der digitalen Assets durchzuführen. Die Durchführung eines Audits hilft Ihnen, Ihre digitalen Bestände, ihren Standort und ihre Qualität zu ermitteln. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dabei vorgehen:

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Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre digitalen Assets

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Der erste Schritt ist die Identifizierung Ihrer digitalen Assets. Ein digitaler Asset kann ein Video, ein Foto, ein Audioclip, ein Dokument, eine Grafik oder jede andere Art von Medium sein. Sie müssen eine umfassende Liste aller digitalen Assets zusammenstellen, einschließlich ihres Standorts, Formats, ihrer Qualität und ihrer Metadaten.

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Schritt 2: Bestimmen Sie den Wert Ihrer digitalen Assets

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Nachdem Sie Ihre digitalen Bestände identifiziert haben, müssen Sie deren Wert bestimmen. Der Wert eines digitalen Assets hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von seinem Format, seiner Qualität und seiner Originalität. Sie müssen dafür sorgen, dass hochwertige digitale Bestände angemessen geschützt und gesichert werden. 

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Schritt 3: Bewerten Sie die Qualität der Assets

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Nachdem Sie nun Ihre digitalen Assets und deren Wert ermittelt haben, müssen Sie deren Qualität bewerten. Die Qualität bezieht sich auf die Eigenschaften, die ein digitales Asset für den vorgesehenen Zweck geeignet machen. Die Qualität eines Fotos kann zum Beispiel anhand der Auflösung, der Belichtung und der Farbe beurteilt werden. Überprüfen Sie Qualitätsprobleme, die sich auf die Wiederverwendung und Auffindbarkeit auswirken können, wie kleine Dateigrößen oder ein schlechtes Dateiformat.

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Schritt 4: Prüfen Sie auf doppelte digitale Assets

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Wenn Sie eine Prüfung digitaler Assets durchführen, finden Sie möglicherweise doppelte Dateien. Doppelte Dateien sind zusätzliche Kopien eines digitalen Assets. Doppelte digitale Bestände können eine Verschwendung von Speicherplatz darstellen und die Übersicht über die Bestände erschweren. Ermitteln Sie das/die Master-Asset(s) für mindestens einen Vertreter jeder identischen Datei und löschen Sie den Rest. Ein DAM-System kann Sie bei der Identifizierung doppelter Dateien während des anfänglichen Einrichtungsprozesses unterstützen und tut dies auch weiterhin, solange Sie die Plattform nutzen. Das bedeutet, dass Sie konsequent sicherstellen, dass Sie dieselbe Datei nicht mehrfach speichern (möglicherweise unter verschiedenen Namen) und so wichtigen Speicherplatz und Datenkapazität freisetzen. 

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Schritt 5: Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse

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Schließlich müssen Sie Ihre Ergebnisse nach der Prüfung der digitalen Assets dokumentieren. Ein dokumentierter Prüfbericht hilft Ihnen, den Zustand und den Standort Ihrer Bestände zu verfolgen und erleichtert es Ihnen, mögliche Schwachstellen in Ihrem DAM-System zu erkennen. Ziehen Sie in Erwägung, eine Tabelle für das Inventar digitaler Assets zu erstellen und Metadaten, Dateigröße, Qualitätsprüfungen und Überprüfungsstatus einzubeziehen.

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3. Wählen Sie Ihr DAM-Technologie-Stack

Der Begriff DAM-Technologie-Stack bezieht sich auf die Sammlung von Tools, Software und Anwendungen, die in einem Digital Asset Management-System verwendet werden. Der DAM-Technologie-Stack ist für die effiziente und effektive Verwaltung digitaler Assets verantwortlich - von der Erstellung bis zur Verteilung. Er umfasst verschiedene Komponenten, die zusammenarbeiten, um die Speicherung, die Organisation und das Abrufen von digitalen Inhalten zu erleichtern.

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Zu den Komponenten eines DAM-Technologie-Stacks können gehören:

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Das zentrale DAM-System: Dies ist die Haupt-Softwareplattform, die digitale Assets verwaltet und speichert und es den Benutzern ermöglicht, digitale Assets zu speichern, zu verwalten und zu verteilen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie das beste Digital Asset Management-System für Ihr Unternehmen auswählen. 

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Integrationen: Die Integration eines DAM-Systems bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die auf die Verwaltung und Verteilung digitaler Assets angewiesen sind. Mit einem DAM-System sind Unternehmen in der Lage, digitale Assets mit einem besseren Maß an Kontrolle und Sicherheit zu speichern, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Der wahre Wert eines DAM-Systems entsteht jedoch, wenn es mit anderen Systemen integriert werden kann, um eine nahtlose gemeinsame Nutzung und verbesserte Effizienz zu ermöglichen.

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Durch die Integration eines DAM-Systems mit anderen Tools wie Projektmanagement- oder Kreativsoftware können Teams in Echtzeit auf Informationen und digitale Assets zugreifen, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Eine solche Integration ermöglicht einen schnellen Zugriff auf digitale Assets, so dass das Team schneller hochwertige Arbeit abliefern kann.

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Die Integration von DAM in andere Tools trägt auch zur Rationalisierung des Workflows bei und verringert den Zeitaufwand für manuelle Prozesse. Außerdem wird sichergestellt, dass das Team mit den genauesten und aktuellsten Assets arbeitet, Fehler reduziert und Duplikate minimiert werden.

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Insgesamt verbessert die Integration eines DAM-Systems mit anderen Tools die operative Effizienz eines Teams und führt letztlich zu einer besseren Zusammenarbeit.

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Analyse-Tools: Tools, mit denen Benutzer analysieren können, wie Assets genutzt werden, und die Erkenntnisse liefern, die zur Verbesserung der Effektivität des DAM-Systems beitragen können.

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Ein robustes DAM-Technologiepaket stellt sicher, dass digitale Assets effizient und effektiv verwaltet werden, so dass Unternehmen ihre Abläufe optimieren und ein konsistentes Markenerlebnis über alle Kanäle hinweg gewährleisten können.

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4. Definieren Sie Ihren Metadatenrahmen

Metadaten sind eine wichtige Komponente eines Digital Asset Management (DAM)-Systems, und ein effizientes Metadaten-Framework hilft Unternehmen bei der effektiven Verwaltung ihrer digitalen Assets. Metadaten helfen den Nutzern, die benötigten Assets schnell zu finden, und erleichtern die Entdeckung von bisher unbekannten Assets. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Erstellung eines effizienten Metadaten-Frameworks:

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• Identifizieren Sie relevante Metadaten: Entwickeln Sie Richtlinien zur Ermittlung und Auswahl der für Ihre Organisation wichtigsten Metadaten. Beachten Sie, dass die Metadaten eine detaillierte Beschreibung der Assets liefern und deren Identifizierung erleichtern sollten.
• Legen Sie obligatorische und optionale Metadaten fest: Erstellen Sie eine Liste mit obligatorischen Metadatenelementen, die die Benutzer des DAM-Systems Ihrer Organisation verwenden sollten. Sie können zum Beispiel Elemente wie Format, Länge oder Art des Assets zu obligatorischen Metadatenelementen machen. Dies wird den Benutzern helfen, die Metadatenelemente einheitlich auszufüllen.
• Vereinfachen Sie die Eingabe von Metadaten: Entwickeln Sie Dropdown-Menüs, um aus vorgegebenen Werten für Metadatenfelder auszuwählen, wo immer dies möglich ist. Dadurch wird die Dateneingabe beschleunigt und die Konsistenz der Daten gewährleistet.
• Ein Genehmigungsverfahren einrichten: Sie können auch einen Genehmigungsprozess für Metadaten entwickeln, der sicherstellt, dass die Metadatenwerte mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmen. Dieser Prozess verbessert die Datenverwaltung und verringert das Risiko von Fehlern bei den in das System eingegebenen Metadaten.
• Maschinengestützte Metadaten verwenden: Unternehmen können maschinengestützte Metadatenverfahren einsetzen, um den Zeitaufwand für die Kennzeichnung von Assets zu verringern. Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) können auch Werte vorschlagen oder automatisch ausfüllen und so die Konsistenz der Daten verbessern und Zeit sparen. Das DAM von Wedia beispielsweise ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhaltserstellung mit Generative-AI zu skalieren.

5. Ordnungsgemäße Speicherung und Organisation digitaler Dateien

Die ordnungsgemäße Speicherung und Organisation digitaler Dateien in einem DAM-System ist entscheidend für die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Organisation von digitalen Dateien in einem DAM-System:

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• Führen Sie eine einheitliche Benennungskonvention ein: Entwickeln Sie eine Standard-Namenskonvention, die es den Benutzern erleichtert, Dateien zu suchen und abzurufen. Die Namenskonvention sollte beschreibend sein und wichtige Informationen wie den Namen des Projekts, das Datum, den Ersteller oder den Asset-Typ enthalten.
• Erstellen Sie eine Ordnerstruktur: Organisieren Sie die Dateien in einer Ordnerstruktur, die intuitiv ist und einer logischen Hierarchie folgt. Sie können übergeordnete Ordner erstellen, die den verschiedenen Projekten, Abteilungen oder Produkten entsprechen. Erstellen Sie dann innerhalb jedes übergeordneten Ordners Unterordner, die die spezifischen digitalen Assets enthalten.
• Verwenden Sie Metadaten, um Dateien zu kategorisieren und zu kennzeichnen: Weisen Sie digitalen Assets Metadatenfelder zu, um sie leichter auffinden zu können. Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, Nutzungsrechte und andere Metadaten, um Dateien zu kategorisieren und zu klassifizieren.
• Implementieren Sie eine effiziente Suchfunktion: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte DAM-System über effiziente Suchfunktionen verfügt. Nutzen Sie Metadatenfelder, Dateinamen und Inhaltssuchfunktionen, um erweiterte Suchoptionen bereitzustellen.

6. Richten Sie Berechtigungen und Rollen ein

Bei der Einrichtung eines DAM-Systems ist es wichtig, Berechtigungen und Rollen zu definieren. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf digitale Assets kontrollieren, die ordnungsgemäße Nutzung der Assets sicherstellen und eine unbefugte Nutzung oder ein Durchsickern verhindern. Im Folgenden finden Sie einige Schritte zur Einrichtung von Berechtigungen und Rollen in einem DAM-System:

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• Identifizieren Sie Ihre Benutzer: Beginnen Sie damit, die verschiedenen Arten von Benutzern zu bestimmen, die auf das DAM-System zugreifen werden, z. B. Administratoren, Redakteure, Mitwirkende und Betrachter. Auf diese Weise können Sie Benutzerrollen definieren und die Berechtigungsstufen entsprechend festlegen.
• Definieren Sie Benutzerrollen: Definieren Sie Benutzerrollen auf der Grundlage der Zuständigkeiten der Benutzer und der von ihnen benötigten Zugriffsebene auf die digitalen Assets. Weisen Sie dann jeder Benutzerrolle Berechtigungen auf der Grundlage der erforderlichen Zugriffsebene zu. Ein Administrator könnte beispielsweise die volle Systemkontrolle haben und die Berechtigung zum Löschen, Ändern und Hochladen von Dateien. Ein Mitarbeiter könnte nur die Erlaubnis haben, neue Dateien hochzuladen, aber keine bestehenden zu löschen oder zu ändern.
• Erstellen Sie Benutzergruppen: Erstellen Sie Benutzergruppen auf der Grundlage ähnlicher Zugriffsanforderungen. Weisen Sie Benutzerrollen und Berechtigungen auf der Grundlage dieser Gruppen zu. Dies vereinfacht die Benutzerverwaltung und erleichtert das Gewähren oder Entziehen von Zugriffsrechten für eine große Benutzerbasis.
• Berechtigungen zuweisen: Sobald Sie Benutzerrollen definiert haben, weisen Sie jeder Rolle Berechtigungen zu. Zu den Berechtigungen kann die Möglichkeit gehören, Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten, herunterzuladen, hochzuladen oder zu löschen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die entsprechenden Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass die Benutzer nur Zugriff auf die Assets haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Sichern Sie den Zugriff auf das DAM-System: Stellen Sie sicher, dass geeignete Sicherheitsprotokolle vorhanden sind, um den Zugriff auf das DAM-System nur auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Verwenden Sie eine sichere Anmeldung, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder eine IP-basierte Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass nur legitime Benutzer auf die digitalen Assets zugreifen können.

7. Folgen Sie Dateinamenskonventionen und -protokollen

Dateibenennungskonventionen und -protokolle sind für ein effizientes Digital Asset Management unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Benennung Ihrer Dateien und der Einrichtung von Namenskonventionen in Ihrem DAM-System beachten sollten:

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• Halten Sie Dateinamen kurz und beschreibend: Kürzere Dateinamen sind leichter zu lesen und zu merken. Auch die Verwendung von beschreibenden Wörtern und eindeutigen Akronymen in Ihren Dateinamen kann es Nutzern erleichtern, schnell zu erkennen, um welche Datei es sich handelt.
• Geben Sie wichtige Details in den Dateinamen ein: Ihr Dateiname sollte relevante Details enthalten, damit die Datei leicht zu identifizieren ist. Dazu können der Projektname, der Asset-Typ, die Versionsnummer oder das Erstellungsdatum gehören.
• Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen: Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen und Leerzeichen in Ihren Dateinamen. Diese können beim Hochladen, Herunterladen oder Übertragen von Dateien Probleme verursachen.
• Verwenden Sie Kleinbuchstaben: Verwenden Sie Kleinbuchstaben in Ihren Dateinamen, damit sie leichter zu lesen sind und weniger Fehler von verwirrten Teammitgliedern verursachen können.
• Erstellen Sie eine Richtlinie für die Dateibenennung: Überlegen Sie, ob Sie eine Richtlinie für die Benennung von Dateien aufstellen wollen, an die sich alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens halten können. So können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten bei der Benennung von Dateien auf derselben Seite stehen und die Dinge geordnet und leicht zu finden sind.

8. Ernennen Sie einen DAM-Administrator

Die Zuweisung eines speziellen DAM-Administrators ist für die effiziente Verwaltung digitaler Bestände unerlässlich. Der Administrator kann die Aufnahme, Speicherung und den Abruf Ihrer digitalen Assets überwachen und sicherstellen, dass sie korrekt gespeichert werden und dass die Metadaten-Tags korrekt und für die Suche optimiert sind.

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Eine effektive Verwaltung Ihres DAM-Systems erfordert auch eine regelmäßige Wartung, einschließlich Software-Updates, Backups, Datenbankoptimierung und Überprüfung der Speichernutzung. Durch die Beauftragung eines Administrators wird sichergestellt, dass diese Aufgaben regelmäßig überwacht und durchgeführt werden.

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Darüber hinaus kann die Technologie eines Digital Asset Management-Systems sehr komplex sein, und die Benutzerakzeptanz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein erfahrener DAM-Administrator kann Benutzer über Best Practices informieren und Schulungen zur Nutzung des DAM-Systems durchführen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder das System sicher und bequem nutzen können.

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Der DAM-Administrator überwacht auch die Nutzung durch die Benutzer, analysiert die Assets und sammelt Feedback von den Benutzern. Dies hilft Ihrem Unternehmen, Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen zu erkennen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

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Die Zuweisung eines erfahrenen und sachkundigen Administrators gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, verbessert die Benutzerakzeptanz und -bindung, reduziert Fehler und maximiert die Produktivität.

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9. Schulen Sie Mitarbeitende und externe Stakeholder zur Einführung von DAM

Die Schulung von Mitarbeitenden und anderen Beteiligten, wie z. B. Händlern, ist für den Erfolg Ihres DAM-Projekts unerlässlich. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Mitarbeitende und externe Stakeholder in der effektiven Nutzung eines DAM-Systems schulen können:

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• Erstellen Sie benutzerfreundliches Schulungsmaterial: Die Schulungsunterlagen sollten gut gestaltet, leicht verständlich und ansprechend sein. Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis, Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, damit die Benutzer verstehen, wie das System funktioniert und wie sie es am besten nutzen können.
• Bieten Sie praktische Übungen an: Um die Lernerfahrung weiter zu verbessern und sicherzustellen, dass das Gelernte behalten und angewendet wird, sollten Sie praktische Übungen anbieten. Auf diese Weise können die Nutzer aktiv in einer sicheren Umgebung lernen, was den Spaß, die Interaktivität und das Engagement erhöht.
• Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung und Feedback an: Das Lernen hört nicht mit der Schulung auf. Ermutigen Sie die Benutzer zu regelmäßigem Feedback, hören Sie sich ihre Vorschläge an und bieten Sie ihnen Unterstützung an, sowohl unmittelbar nach der Schulung als auch während ihrer weiteren Beschäftigung mit dem System.
• Fördern Sie die Akzeptanz und Nutzung: Fördern Sie die Nutzung des DAM-Systems durch Folgekommunikation, Anreize und durch Hervorhebung der Vorteile, die es bietet, wie Geschwindigkeit, Effizienz und Zusammenarbeit.

10. Warten Sie das DAM-System regelmäßig

Die regelmäßige Wartung eines DAM-Systems ist entscheidend für seinen reibungslosen Betrieb und die Optimierung seiner Leistung. Hier sind einige Tipps für die regelmäßige Wartung Ihres DAM-Systems:

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1. Sichern Sie Ihre Daten: Regelmäßige Backups Ihres gesamten DAM-Systems verhindern den Verlust Ihrer digitalen Assets im Falle einer Katastrophe. Ihr Backup-System sollte sich nach dem Grad der Aktivität in Ihrem DAM-System richten. Am besten ist es, Ihr System nur am Ende eines Arbeitstages zu sichern.

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2. Führen Sie regelmäßige Systemprüfungen durch: Regelmäßige Systemchecks helfen Ihnen, mögliche Fehler oder Probleme mit Ihrem DAM-System zu erkennen, z. B. Probleme bei der Dateivalidierung, bei der Speicherkapazität oder bei Systemfehlercodes. Auf diese Weise lassen sich potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, so dass sie umgehend behoben werden können.

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3. Überprüfen Sie Ihre Metadaten und Kennzeichnungen: Ihr Metadaten- und Tagging-System muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dazu gehören die Prüfung Ihrer Metadaten, die Überprüfung des Tagging-Systems und die Sicherstellung, dass die richtigen Metadaten und Tags für Suchanfragen verwendet werden.

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4. Bewerten Sie das Feedback der Benutzer: Sammeln Sie Feedback von den Nutzern bezüglich der Nutzung und Effektivität des DAM-Systems. Und nehmen Sie bei Bedarf immer Vorschläge und Verbesserungen auf. 

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5. Überprüfen Sie Berechtigungen und Sicherheit: Benutzerberechtigungen und Sicherheitsprotokolle sollten regelmäßig überprüft werden, insbesondere wenn sich die Teamdynamik ändert oder die Rollen der Beteiligten wechseln. Dies hilft, unerwünschten Zugriff auf vertrauliche Dateien zu vermeiden und sorgt für eine sicherere und kontrolliertere Umgebung.

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6. Stellen Sie sicher, dass die Software auf dem neuesten Stand ist: Regelmäßige Software-Updates verringern Software-Schwachstellen und bieten neue Funktionen oder Fehlerbehebungen. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand mit den neuesten Versionen Ihrer DAM-Lösung, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

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Wenn Sie diese regelmäßigen Wartungsmaßnahmen befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihr DAM-System stets reibungslos und effizient funktioniert. 

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11. Nutzen Sie DAM-Analysen

Durch die Nutzung von DAM-Analysen erhalten Sie Einblicke in die Leistung Ihrer Assets und können Ihre Asset-Bibliothek optimieren. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie DAM-Analysen nutzen können, um Ihr Digital Asset Management zu verbessern.

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Operative Metriken verfolgen

Der erste Schritt bei der Nutzung von DAM-Analysen besteht darin, Betriebskennzahlen wie Speichernutzung, Anzahl der Assets und Bandbreitennutzung zu erfassen. Auch wenn die Betriebskennzahlen einfach erscheinen, können sie Ihnen einen Einblick geben, wie das DAM-System genutzt wird, wie viel es kostet und auf welche Assets häufig zugegriffen wird.

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Wenn Sie wissen, wie oft Assets genutzt werden und welche davon beliebt sind, können Sie fundierte Entscheidungen über die Zuweisung Ihrer Ressourcen treffen. Außerdem können Sie so feststellen, ob Sie veraltete Assets, die nicht mehr verwendet werden, archivieren müssen, wodurch wertvoller Speicherplatz frei wird.

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Asset-Leistung verfolgen

DAM-Analysen können Ihnen dabei helfen, die Leistungskennzahlen von Assets, wie Downloads, Aufrufe und Freigaben, zu verfolgen. Anhand der Nutzungsmuster Ihrer digitalen Assets können Sie datengestützte Entscheidungen darüber treffen, welche Assets Sie behalten, welche Sie ausmustern und welche Sie priorisieren sollten.

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Wenn zum Beispiel ein Bild oder Video viele Aufrufe hat, sollten Sie es für Suchmaschinen optimieren oder Variationen davon erstellen. Wenn ein Asset nicht gut funktioniert, sollten Sie es aus Ihrer Bibliothek entfernen oder nach Möglichkeiten suchen, es zu verbessern.

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Benutzerverhalten tracken

Neben dem Tracking von Betriebs- und Asset-Leistungskennzahlen können DAM-Analysen Ihnen helfen, das Nutzerverhalten zu verfolgen. Wenn Sie verstehen, wie Benutzer mit Ihren Assets interagieren, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie das Benutzererlebnis verbessern und ansprechendere Inhalte erstellen können.

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Nehmen wir an, Sie haben ein Video auf Ihrer Website, das viel besucht wird, aber eine hohe Absprungrate hat. Durch die Analyse der Daten könnten Sie herausfinden, dass die Betrachter an einem bestimmten Punkt im Video abspringen. Mit diesen Informationen können Sie das Video bearbeiten, um es ansprechender zu gestalten, oder ein neues Video erstellen, das auf die speziellen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht.

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Optimieren Sie Ihre Asset-Bibliothek

Sobald Sie Erkenntnisse aus Ihren DAM-Analysen gewonnen haben, ist es an der Zeit, Ihre Asset-Bibliothek zu optimieren. Auf diese Weise können Sie den Prozess der Asset-Erkennung verbessern, die Suchzeit verkürzen und den Nutzern helfen, die wichtigsten Assets schnell zu finden.

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Eine Möglichkeit zur Optimierung Ihrer Asset-Bibliothek ist die Verwendung von Metadaten zur Kennzeichnung Ihrer digitalen Assets. Metadaten fügen Ihren Assets einen Kontext hinzu, der es den Nutzern erleichtert, das zu finden, was sie suchen. Mithilfe von Schlüsselwörtern, Kategorien und anderen Metadaten können Sie Ihre Bestände in Sammlungen organisieren und so das Durchsuchen verwandter Bestände erleichtern.

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Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung Ihrer Asset-Bibliothek besteht darin, den Nutzern die Möglichkeit zu geben, ihre Suchergebnisse zu filtern. Dies kann anhand von Metadaten wie dem Asset-Typ oder dem Datum des Uploads geschehen, aber auch durch die Filterung nach Beliebtheit, meistgesehen oder kürzlich hinzugefügt.

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Sind Sie bereit, Ihr DAM-Projekt zu optimieren?

Die Implementierung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems ist ein wesentlicher Schritt für jedes Unternehmen, das eine Vielzahl digitaler Assets nutzt. Bei der Einrichtung eines DAM ist es daher wichtig, die oben aufgeführten Best Practices zu befolgen, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß angenommen und von Ihren Mitarbeitern und Interessengruppen effektiv genutzt wird.

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Zu den bewährten Verfahren, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten, gehören eine gründliche Recherche vor der Auswahl eines DAM-Systems, die Sicherstellung eines reibungslosen Implementierungsprozesses, die Schulung aller Benutzer im Umgang mit dem System und die Optimierung des DAM-Systems für die Suche und Ermittlung.

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Letztendlich kann ein gut implementiertes DAM-System Vorteile wie verbesserte Produktivität, verbesserte Zusammenarbeit und Kosteneinsparungen durch die Zentralisierung der Verwaltung digitaler Assets bringen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Unternehmen sicherstellen, dass sie das Beste aus ihrem DAM-System herausholen.

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Darüber hinaus profitiert die DAM-Plattform von Wedia von einem Standard-Setup-Modell, das bedeutet, dass die wichtigsten Anforderungen unserer Kunden schnell von unserem System erfüllt werden und der Implementierungsprozess reibungslos und effektiv verläuft. Was hält Sie davon ab?

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