DAM vs. Dropbox: Was ist das Richtige für Sie?

Da die Erstellung von Inhalten weiterhin rasant zunimmt, stoßen viele Unternehmen an die Grenzen bestehender File-Sharing-Tools wie Dropbox.

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Für diejenigen, die die Produktion von Inhalten aktiv ausbauen, ist die Zeit reif für eine ausgefeiltere Lösung, die Tausende von digitalen Assets effektiv verwaltet, ohne die Produktivität, Markenintegrität und Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen. Eine Lösung wie Digital Asset Management (DAM).

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Wie genau unterscheiden sich also Tools wie Dropbox und DAM und wann sollten Marken von einem auf das andere umsteigen?

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Werfen wir einen genaueren Blick auf ihre Funktionen und Möglichkeiten, damit Sie entscheiden können, welches Tool für Sie das Richtige ist.

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1. Was ist Dropbox?

2. Was ist Digital Asset Management (DAM)?

3. Dropbox vs. DAM: Hauptunterschiede

- Assets

- Speicherung

-Organisation

-Workflow

4. Warum Unternehmen von Dropbox zu DAM migrieren

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Was ist Dropbox? 

Dropbox wurde 2007 gegründet und ist auch heute noch ein beliebtes Tool für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien. Es ist einfach zu bedienen und erschwinglich, was es zu einem Hit bei Privatpersonen und kleinen Unternehmen macht. 

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Einige seiner Merkmale sind:

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• Asset Management - Sie können (Microsoft-)Dateien erstellen und bearbeiten 
• Dateifreigabe - einfache Freigabe von Dateien über Telefon, Computer oder Tablet
• Integrationen - Verbindung mit anderen Tools wie Zoom und Slack
• Verbesserte Sicherheit - Zugangskontrolle mit Passwortschutz, ablaufenden Links und Download-Berechtigungen

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Viele Unternehmen nutzen Dropbox gerne, aber für größere Teams und wachsende Unternehmen gibt es eine geeignetere Alternative. 

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Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Ein DAM-System ist ein skalierbares Speicherzentrum, das als zentrale Bibliothek für alle Marketing-, Unternehmens- und Produkt-Assets dient.

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Sie bietet nicht nur Speicherplatz, sondern ermöglicht auch die Organisation, Zusammenarbeit und Verteilung von Hunderten verschiedener Inhaltsformate, von Bildern bis zu 3D-Videos.

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Durch die Erleichterung des unglaublich zeitaufwändigen Prozesses der Verwaltung umfangreicher kreativer Ressourcen können sich Unternehmen auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren, die ein positives Kundenerlebnis schaffen und den Unternehmensumsatz steigern.

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Das ist der grundlegende Unterschied zwischen Dropbox und DAM.

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Das eine (Dropbox) ist ein sehr nützliches Tool, das Sie zu Ihrem Techstack hinzufügen können. Das andere (DAM) lässt sich in das gesamte Ökosystem Ihres Unternehmens integrieren und verbindet digitale Assets nahtlos mit bestehenden Tools und Teams, um die Effizienz zu steigern und den nötigen Vorsprung vor der Konkurrenz zu gewinnen.

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Dropbox vs. DAM: Hauptunterschiede

Nachdem wir uns nun mit den grundlegenden Unterschieden zwischen Dropbox und DAM befasst haben, wollen wir uns nun genauer ansehen, wie sich beide Lösungen in Umfang und Funktionalität unterscheiden.  

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DAM vs. Dropbox: Assets

Ein robustes DAM-System ist darauf ausgelegt, Rich Media Assets wie 360°-Fotos und -Videos, 3D-Dateiformate, Audiodateien sowie Bilder und Dokumente zu verwalten.

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Es verwaltet diese Formate nicht nur nativ, sondern passt sich auch schnell an, um die immersiveren Formate von morgen zu unterstützen. Zum Beispiel Augmented-Reality-Inhalte und interaktive Videos, um nur zwei zu nennen.

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Nicht alle DAM-Lösungen unterstützen alle Arten von Dateien. Sie müssen sich also darüber im Klaren sein, mit welchen Dateien Ihr Unternehmen täglich arbeitet, bevor Sie die Migration in Angriff nehmen. In den meisten Fällen wird eine DAM-Lösung jedoch eine viel größere Vielfalt an Asset-Formaten und -Größen unterstützen als Dropbox. 

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Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen DAM und Dropbox ist die Formatierung der Assets . Bei Dropbox sind Sie darauf beschränkt, Assets so hoch- und herunterzuladen, wie sie sind - es ist nicht möglich, ihr Format direkt in Dropbox zu ändern.

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Mit einer DAM-Lösung hingegen können Sie Dateien in jede beliebige Größe, Qualität oder jedes beliebige Format konvertieren. Mehr als 300 Formate können in Hunderten von Variationen gerendert werden und es sind dynamische Vorlagen verfügbar, die von lokalen Vermarktern geändert werden können. Dies macht einen großen Unterschied für Unternehmen, die auf die Herausforderungen der konsistenten Verwaltung und Bereitstellung personalisierter Inhalte über alle Kanäle und Formate hinweg in großem Umfang reagieren müssen. 

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DAM vs. Dropbox: Speicherung 

Viele DAM-Lösungen, wie z. B. Wedia, bieten unbegrenzten Speicherplatz. Dies ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die jeden Monat Tausende von Inhalten speichern, bearbeiten und verteilen müssen. Das Letzte, womit sie sich beschäftigen möchten, sind Speicherprobleme.

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Bei einem Dateifreigabetool wie Dropbox hängt der verfügbare Speicherplatz vom jeweiligen Tarif ab. Das fortschrittlichste Angebot, Dropbox Business, bietet 5.000 GB Speicherplatz für 14,50 £ pro Nutzer und Monat (mindestens drei Nutzer). 

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Für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die keine großen Mengen an Speicherplatz benötigen, ist dies ausreichend. Für Organisationen, die aktiv wachsen und die Erstellung und Verteilung von Inhalten ausweiten, wäre eine DAM-Lösung jedoch eine angemessenere und wirtschaftlichere Option.

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DAM vs. Dropbox: Organisation

Zwar verfügen sowohl Dropbox als auch DAM-Systeme über eine Suchfunktion, aber das eine ist zweifelsohne ausgefeilter als das andere. 

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Dropbox hat eine einfache Dateistruktur, mit der Sie nach Ordnernamen und Dateititeln suchen können. Wenn Sie nicht sehr gut organisiert sind und keine klaren Namenskonventionen für Assets verwenden, wird es eine Herausforderung sein, bestimmte Inhalte zu finden (z. B. "blaue Turnschuhe mit grünen Schnürsenkeln und rosa Absätzen"). 

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Eine Digital Asset Management-Lösung hingegen verwendet ein ausgeklügeltes System zur Kennzeichnung und Katalogisierung, das die Suche nach dem richtigen Asset erleichtert, wenn es benötigt wird. 

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Laut einer kürzlich veröffentlichten Studie verbringen Marketingexperten und Kreative 91 Stunden pro Woche mit der Suche nach Assets. Fast die Hälfte der Befragten glaubt, dass ihr Unternehmen Geld für die Produktion neuer Assets verschwendet, die nicht genutzt werden, weil Mitarbeitende nicht wissen, dass sie existieren oder sie nicht finden können.

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Dieses Problem wird durch eine solide DAM-Taxonomie gelöst. 

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Die Benutzer können nicht nur spezifische Informationen wie Farbe, Marke und Größe in jede Datei eingeben, sondern das System kann auch schnell und effizient Metadaten aus den Dokumenten und Bildern extrahieren. Wenn nun jemand nach "blauen Turnschuhen mit grünen Schnürsenkeln und rosa Absätzen" sucht, werden ihm alle Assets angezeigt, die dieses Produkt enthalten. 

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Ein weiterer Vorteil einer DAM-Lösung wie Wedia sind die Indizierungsfunktionen der Künstlichen Intelligenz (KI). Mit den KI-Filtern können Benutzer nach "Personen" (Mediendateien mit oder ohne Personen darin), "Alter" (Babys, Kinder, Erwachsene, Senioren) und "Situation" des Assets suchen - ob es in Innenräumen oder im Freien aufgenommen wurde.

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DAM vs. Dropbox: Workflow

Der letzte wichtige Unterschied zwischen Dropbox und DAM besteht darin, wie flexibel Workflows und Berechtigungen sind.

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Dropbox eignet sich gut für den internen Austausch von Assets. Zu den Werkzeugen für die interne Zusammenarbeit gehören die Bearbeitung in Echtzeit und @mention-Tagging. Allerdings wird es etwas schwieriger, wenn es um die Freigabe von Assets für externe Parteien geht.

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Jedes Mal, wenn Sie einen Link zu einer Datei oder einem Ordner in Dropbox freigeben, müssen Sie die Berechtigungen für diesen Link festlegen, z. B. nur anzeigen oder bearbeiten. Außerdem gibt es Beschränkungen für die Freigabe von Links. Je nach Tarif gibt es Obergrenzen für die Größe der Dateien, die freigegeben werden können, und für die Dauer der Freigabe.

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DAM-Systeme sind jedoch für die Verteilung von Inhalten konzipiert, so dass Benutzer viel mehr Kontrolle über die Festlegung der genauen Berechtigungen haben. Sie können auch Workflows einrichten, um die Zusammenarbeit zu optimieren und sicherzustellen, dass die richtigen Personen in den verschiedenen Phasen des Inhaltserstellungsprozesses Zugriff auf die Assets haben, um sie zu bearbeiten, zu überprüfen und abzuzeichnen. 

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Dies spart eine Menge Zeit, die mit dem Teilen (und erneuten Teilen) von Links zu Inhalten verschwendet wird. Und da es für Abteilungen wie die Rechtsabteilung einfacher (und schneller) ist, Inhalte zu genehmigen, werden globale Marketingkampagnen nicht mehr durch langsame Genehmigungsprozesse und Compliance-Probleme aufgehalten. 

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Und nicht zuletzt bietet ein DAM-System eine solide Versionshistorie. Es ist für Teams einfach, die neuesten Assets zu finden und alle bisherigen Änderungen zu überprüfen. 

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Warum Unternehmen von Dropbox zu DAM migrieren

Dropbox ist zwar ein großartiges Tool für kleine Teams, die jeden Monat eine begrenzte Anzahl von Dateien austauschen, eignet sich aber nicht für wachsende Marken, die Inhalte in großem Umfang verwalten und verteilen müssen.

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In diesem Fall ist eine DAM-Lösung die bessere Wahl.

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Wenn einer der folgenden Punkte auf Sie zutrifft, ist es vielleicht an der Zeit, umzusteigen:

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• Sie wollen die organisatorische Effizienz verbessern 
• Sie haben Tausende von Dateien, auf die Sie einfach zugreifen müssen
• Sie arbeiten mit mehreren Teams, Partnern, Wiederverkäufern, Franchisenehmern, Händlern, usw. auf der ganzen Welt zusammen
• Sie wollen Inhalte schnell und sicher verbreiten
• Sie brauchen eine Lösung, die Ihnen hilft, hyper-personalisierte Kundenerlebnisse zu liefern (und nicht nur mehr Speicherplatz bietet).

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Das sind die Vorteile, die Sie neben Marken wie Decathlon und Volvo genießen werden:

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• Gesteigerte Produktivität - DAM ist eine wesentlich effizientere Methode zur Verwaltung von Assets. Versionskontrolle, Echtzeit-Bearbeitungen und automatische Workflow-Genehmigungen sparen viel Zeit bei manuellen Aufgaben.
• Verbesserte Markenkonsistenz - Durch die Kontrolle darüber, wie Assets lokal angepasst werden, und eine einfachere Möglichkeit, Inhalte zu organisieren und zu finden, können Unternehmen ihren Kunden weltweit konsistente Markenerlebnisse bieten.
• Hyper-personalisierte Inhalte - Befreit von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben können sich Teams stattdessen auf A/B-Tests konzentrieren, datenbasierte Entscheidungen schneller treffen und Marketingkampagnen auf Basis der Leistung optimieren
• Beschleunigte globale Marketing-Kampagnen - Genehmigungs-Workflows können so eingerichtet werden, dass Rechts-, Risiko- und Compliance-Manager in den Prozess der Inhaltsvalidierung einbezogen werden, um die Markteinführung zu beschleunigen
• Verbesserte Leistung - Unternehmen können benutzerdefinierte Dashboards erstellen und speichern und die Leistung von digitalen Medien und Inhalten über verschiedene Kanäle, Kategorien, Regionen und Zielgruppensegmente hinweg vergleichen.
• Besserer ROI - DAM erhöht den ROI (Return on Investment) eines Unternehmens, indem es die Überprüfungszyklen rationalisiert, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben überflüssig macht und die Betriebskosten senkt.

Sind Sie bereit, die Vorteile von DAM zu entdecken? 

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