Die besten Tipps und Ressourcen für die Auswahl eines DAM-Systems

Die Einführung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems in Ihrem Unternehmen wird einen großen Einfluss auf Ihre Marketingstrategie haben. 

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Die Verbreitung von Inhalten stellt für viele Marken eine zunehmende Herausforderung dar, insbesondere wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Kommunikation konsistent und sowohl an die jeweilige Plattform als auch an das Publikum angepasst ist. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen jetzt einem DAM-System zu, um ihre Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen zu unterstützen. 

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Ein DAM kann in der Tat als "Single Source of Truth" fungieren, d. h., dass Inhalte und Assets in einem einzigen Hub zentralisiert werden. Das Verteilen, Teilen, Messen und Zusammenarbeiten wird zu einer intuitiven Angelegenheit. 

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Dies trägt dazu bei, interne Prozesse und externe Maßnahmen für Teams, Kunden und Lieferanten gleichermaßen zu verbessern. Dies spart nicht nur vielen verschiedenen Teams Zeit und Geld bei der Suche nach (und Wiederherstellung von) verlorenen Dateien, sondern bietet Kunden konsistente, hyperpersonalisierte Markenerlebnisse, die die Loyalität und den Geschäftsumsatz erhöhen.

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Die Auswahl des richtigen DAM-Systems kann jedoch überwältigend sein.

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Welche Funktionen sind am wichtigsten? Wodurch unterscheiden sich die verschiedenen DAM-Systeme?

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Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir einige Tipps, Ressourcen und eine Checkliste mit Fragen zusammengestellt, die Sie stellen sollten, um das richtige DAM-System für Ihren Bedarf auswählen zu können.

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1. Was ist ein DAM-System?

2. Identifizieren Sie die inhaltlichen Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen 

3. Drei Arten von DAM-Systemen

4. Fragen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen DAM-Systems helfen

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Was ist ein DAM-System?

Digital Asset Management (DAM) ist eine Technologie, die Unternehmen dabei hilft, digitale Assets sicher und effizient zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und teamübergreifend zu nutzen. 

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Als "Single Source of Truth" bietet DAM jedem (von Mitarbeitenden und Kunden bis hin zu Partnern und Franchisenehmern) kontrollierten Zugang zu den aktuellsten digitalen Inhalten, einschließlich Bildern, Videos, 3D-Dateien, Audio, Präsentationen und mehr. 

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Es gibt eine Vielzahl von DAM-Systemen, von einfachen Speicherlösungen bis hin zu einer wirklich kollaborativen Plattform, die ein integraler Bestandteil des MarTech-Stacks einer Marke wird.

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Welches Sie wählen, hängt von den spezifischen Anwendungsfällen des Unternehmens ab. 

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Um dies herauszufinden, müssen Sie zunächst Ihre inhaltlichen Herausforderungen besser verstehen.

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Identifizieren Sie Ihre inhaltlichen Herausforderungen

Nur 16 % der Vermarkter geben an, dass sie über die richtige Technologie verfügen, um Inhalte im gesamten Unternehmen effektiv zu verwalten, was bedeutet, dass die Mehrheit der Unternehmen Probleme mit dem Content Management hat.

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Und je größer eine Organisation wird, desto schwieriger wird dies.

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Wenn Sie sich also für ein DAM-System entscheiden, sollten Sie die Herausforderungen auflisten, mit denen Sie konfrontiert sind. Hier sind einige, die Sie einbeziehen könnten.

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Silos innerhalb Ihrer Organisation

Ansprechende und konsistent veröffentlichte Inhalte sind ein wesentlicher Bestandteil des Kundenerlebnisses.

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Nun könnte man meinen, dass das ständig wachsende Volumen an Inhalten nur für kleine Unternehmen ein Problem darstellt. Mit zunehmender Größe eines Unternehmens gibt es doch sicherlich mehr Mitarbeitende, die Inhalte erstellen, bearbeiten und verbreiten - oder?

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Leider ist das nicht so einfach, wie es scheint. Denn mit mehr Menschen kommen mehr Silos und der Druck, Content-Marketing-Bemühungen über mehrere Abteilungen und Marken hinweg zu koordinieren.

Die Marketingabteilung spricht zum Beispiel nicht mit der Vertriebsabteilung und weiß daher nicht, wie die Vertriebsmitarbeiter Produkte verkaufen (einschließlich der Mittel, die sie dafür einsetzen).

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Es ist leicht nachvollziehbar, dass Inhalte verloren gehen oder unnötig dupliziert werden, wenn so viele verschiedene Personen Zugriff auf unterschiedliche Dinge haben. 

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Mangelnde Kohärenz

Abteilungssilos bedeuten in der Regel, dass kein einheitlicher Prozess eingehalten wird. Die Teams wissen nicht, was die anderen Abteilungen tun, und entwickeln ihre eigenen Arbeitsweisen.

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Infolgedessen sind Missverständnisse, interne Konflikte und Ineffizienzen wahrscheinlicher. 

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Und ein Mangel an Konsistenz innerhalb eines Unternehmens hat negative Auswirkungen auf die Markenidentität. Dies wird aufrechterhalten, indem sichergestellt wird, dass jede Erfahrung und Botschaft konsistent, konform und einprägsam ist. Jede Interaktion eines Kunden mit Ihrem Unternehmen, ob online oder offline, muss stets markenkonform und rechtskonform sein.

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Es ist viel schwieriger, dies zu erreichen, wenn ein Mangel an Prozessen dazu führt, dass veraltete Mittel verwendet werden.

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Schlechtes Workflow-Management

Ein unzureichender Arbeitsablauf im Leitungsmanagement verschwendet Zeit und gefährdet die Markenintegrität. Er erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, verpassten Terminen und der Vervielfältigung von Inhalten.  

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Einfach ausgedrückt: Ohne einen effizienten Arbeitsablauf ist es unmöglich, das Beste aus den Inhalten herauszuholen - und das bedeutet einen geringeren ROI für das Unternehmen als Ganzes. 

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Diese Effizienz macht den Unterschied zwischen inhaltlichem Erfolg und Chaos aus und ist für wachsende Marken mit globaler Präsenz unerlässlich. Nicht zuletzt, weil der Genehmigungsprozess umso komplexer ist, je größer die Reichweite ist.

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Wenn Mitglieder Ihrer Organisation eines der folgenden Probleme haben, ist es vielleicht an der Zeit, Ihren Content-Management-Workflow zu überdenken:

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• Langsamer Veröffentlichungsprozess aufgrund einer zu großen Anzahl von Genehmigern
• Ineffiziente Arbeitsabläufe führen zur Wiederholung von Aufgaben
• Unzureichende Zeit für die Überprüfung oder Überarbeitung von Inhalten
• Manuelle Übergaben, Warnungen und Benachrichtigungen führen zu Verzögerungen und Fehlern 
• Veraltete oder minderwertige Inhalte, die aufgrund mangelnder Standardisierung des Arbeitsablaufs veröffentlicht werden

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Dateien gehen routinemäßig verloren und/oder werden dupliziert

Eine weitere Herausforderung, mit der viele Organisationen konfrontiert sind, ist der regelmäßige Verlust oder die Duplizierung von Daten.

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Ein Grund dafür ist der Wechsel von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen und wichtige Informationen über Vermögenswerte in ihrem Kopf gespeichert haben (und nirgendwo richtig dokumentiert sind).

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Ein weiterer Grund ist das Fehlen einer Taxonomie für die digitale Asset-Bibliothek der Marke. Mit anderen Worten: Es gibt keinen Prozess für die Organisation von Assets. Sie werden ohne einheitliche Namenskonventionen in die Cloud-Speicherlösung des Unternehmens hochgeladen.

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Die Zeit- und Ressourcenverschwendung durch Mitarbeitenden, die nach Dateien suchen oder bereits vorhandene Dateien neu erstellen, ist atemberaubend.

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Einer kürzlich durchgeführten Umfrage zufolge verbringen mehr als 50 % der Mitarbeitenden mehr Zeit mit der Suche nach Dateien als mit der eigentlichen Arbeit.

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Keine klare Vertriebsstrategie

Die Verbreitung von Inhalten ist ein grundlegender Bestandteil des Content-Management-Workflows. 

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Vielen Unternehmen fehlen jedoch die Arbeitsabläufe und die Technologie, die erforderlich sind, um zeitnahe und stark personalisierte Inhalte in verschiedenen Formaten über unzählige Kanäle an Zielgruppen in aller Welt zu liefern.

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Denken Sie an all die regionalen Abteilungen, Partner, Wiederverkäufer, Franchisenehmer, Händler und andere, die Marketingmaterialien schnell und einfach lokalisieren und bereitstellen müssen.

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Aus diesem Grund benötigen Unternehmen ein einziges System, mit dem sie den gesamten Lebenszyklus von Inhalten verwalten und konsistente Kundenerlebnisse in großem Umfang liefern können.

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Sicherheitslücken

Ein Sicherheitsverstoß könnte unbefugten Zugang zu den digitalen Ressourcen und dem geistigen Eigentum einer Marke ermöglichen.

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Dies birgt nicht nur die Gefahr des Verlusts oder des Missbrauchs von Inhalten, sondern auch die Gefahr einer ernsthaften Schädigung des Rufs und möglicher Einnahmeverluste.

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Die Bedeutung des Schutzes digitaler Daten kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, aber bei vielen Marken sind sie aufgrund fehlender Prozesse und Arbeitsabläufe anfällig für Sicherheitsverletzungen. Sie wissen nicht, wer Zugriff auf was hat oder wo alle Dateien gespeichert sind, und das ist ein großes Sicherheitsrisiko.

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Sicherheitsanpassungen an einer bestehenden Content-Management-Strategie sind schwierig, da sie eine Überarbeitung eingefahrener Arbeitsabläufe und Prozesse erfordern. 

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Das ist der Hauptvorteil einer zentralisierten Lösung für die Verwaltung digitaler Bestände. Sie bezieht die Sicherheit von Anfang an in den Prozess ein.

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3 Arten von DAM-Systemen

Nachdem Sie nun Ihre inhaltlichen Herausforderungen identifiziert haben, lassen Sie uns einen Blick auf 3 DAM-Anwendungsfälle werfen, um zu verstehen, welches System Ihren Anforderungen am besten entspricht:

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Grundlegende DAM-Funktionen: Assets besser zentralisieren

Ein DAM-System mit grundlegenden Funktionen ist eine ausgezeichnete Option für Universitäten, gemeinnützige Organisationen oder andere Einrichtungen, die ihre Bestände organisieren und gleichzeitig die Kosten niedrig halten wollen.

Mit diesem System können Teams Inhalte einfacher und schneller als bisher finden und gemeinsam nutzen. Allerdings ist die Integration mit anderen Systemen minimal, und die Benutzer müssen Dateien manuell herunterladen und in andere Software übertragen.

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Moderate DAM-Funktionalität: Steigerung der Marketingeffizienz

Diese Art von DAM-Lösung ist mehr als nur ein Repository für digitale Assets. Sie ermöglicht es Unternehmen, Marketingaktivitäten zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern, indem sie eine einzige Quelle für die Zusammenarbeit und Verbreitung bietet. 

Dies geschieht durch die Integration von Content-Management-Systemen, Social-Media-Kanälen und anderen Marketing-Automatisierungstools, wodurch Silos, die häufig in wachsenden Unternehmen zu finden sind, beseitigt werden. 

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Erweiterte DAM-Funktionalität: Digitale Transformation vorantreiben

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Eine fortschrittliche DAM-Plattform wie die von Wedia ist besonders für Unternehmen mit mehreren Produkten, Marken oder Regionen von Vorteil.

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Die Lösung bietet Auto-Tagging-Funktionen, Gesichts- und Spracherkennungs-Tools, OCR (Optical Character Recognition) und maschinelle Lerndienste zur Automatisierung der beschreibenden Kennzeichnung von Inhalten. Die integrierten Analysefunktionen liefern aggregiertes Omnichannel-Feedback und Empfehlungen für Inhaltsproduzenten.

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Dies ist das, was als DAM 3.0 bekannt ist, die neueste Entwicklung des Digital Asset Managements und, wenn es voll ausgeschöpft wird, der Motor für die digitale Transformation und das Unternehmenswachstum.

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Fragen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen DAM-Systems helfen

Diese 5 Fragen helfen Ihnen herauszufinden, welches DAM-System das richtige für Ihr Unternehmen ist.

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Was will das Unternehmen mit DAM erreichen?

Die Definition Ihrer DAM-Ziele hilft Ihnen, den Umfang des von Ihnen benötigten DAM-Systems zu verstehen.

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Wenn Ihr DAM-System beispielsweise in erster Linie der Rationalisierung interner Prozesse dient, benötigen Sie andere Workflows und Automatisierungen als wenn das DAM-System von globalen Teams für die Medienverteilung genutzt werden soll.

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Je mehr Sie sich von Anfang an über Ihre DAM-Ziele im Klaren sind, desto reibungsloser wird Ihre DAM-Migration verlaufen.

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Wie viele und welche Arten von digitalen Assets hat das Unternehmen?

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DAM-Systeme sind nicht alle gleich. Einige eignen sich besser für die Organisation, Speicherung und gemeinsame Nutzung digitaler Assets wie Dokumente, während andere für die Verwaltung komplexerer Assets wie 3D-Dateien geeignet sind.

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Um sicherzustellen, dass Sie das richtige DAM-System auswählen, sollten Sie das gesamte Spektrum der digitalen Assets kennen, mit denen das Unternehmen regelmäßig arbeitet.

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Kann das DAM-System mit anderen Tools integriert werden?

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Würde Ihr Marketing-Team von der Integration sozialer Medien profitieren, um die Planung von Inhalten zu unterstützen? Würde eine Adobe-Integration der Design-Abteilung helfen, Assets schneller zu bearbeiten?

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Finden Sie heraus, welche Integrationen für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten wären, und stellen Sie sicher, dass Ihr bevorzugtes DAM-System diese anbietet.

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Ist das DAM-System anpassbar?

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Organisationen verfügen über eine Reihe von Verfahren, Prozessen und Personen. 

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Ihr DAM-System muss Ihren Bedürfnissen entsprechen und anpassbar sein, insbesondere wenn es um die Kategorisierung von Assets geht.

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Wie geben Sie geeignete Metadaten ein?

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Ein fortschrittliches DAM-System ist nicht nur eine ausgeklügelte Speicherlösung.

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Es fügt den Assets (Metadaten) einen Kontext hinzu, so dass Sie Inhalte schnell und einfach anhand von Informationen wie Datum, Schlüsselwörtern, Farbe, Genehmigungsstatus und Produktkategorie finden können. 

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Wenn Sie eine globale Marke sind, die Tausende von digitalen Assets verwaltet, sollten Sie wissen, wie Sie Metadaten eingeben und eine logische Taxonomie erstellen, um Ihr DAM-System optimal zu nutzen. 

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Ressourcen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen DAM-Systems helfen

Auf unserer Website finden Sie zahlreiche Ressourcen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob eine DAM-Lösung für Unternehmen wie Wedia das Richtige für Sie ist.

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Dazu gehören:

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• Warum in eine Enterprise Digital Asset Management-Lösung investieren? 7 Anwendungsfälle & 7 Branchen
• 10 Fragen, um Ihr DAM-Projekt erfolgreich zu machen und seinen ROI zu messen
• Wie Technip Energies seine DAM-Migration mit Wedia erfolgreich abgeschlossen hat

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