Die Beziehung zwischen PIM, DAM und MDM

Daten sind das Lebenselixier eines jeden modernen Unternehmens. Sie sind die Grundlage für Entscheidungsfindung und Innovation. Und wenn sie effektiv genutzt werden, bieten sie Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Daher ist es nicht verwunderlich, dass der globale Markt für Big Data und Business Analytics (BDA) im Jahr 2022 auf 274,3 Milliarden US-Dollar geschätzt wurde. 

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Die meisten Unternehmen stehen heute vor dem Problem, wie sie die riesige Menge an Daten, die sie täglich erzeugen, verwalten und speichern können. Von Kundendaten bis hin zu Produkt-, Rechts-, Betriebs-, Vertriebs- und Marketingdaten - die Menge der erzeugten Daten kann überwältigend sein. Um sie zu bewältigen, setzen Unternehmen daher zunehmend auf Datenmanagementsysteme. Unter diesen Systemen stechen Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM) und Master Data Management (MDM) hervor. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Daten effektiv zu verwalten.

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In diesem Artikel werden wir uns mit den Funktionen von PIM-, DAM- und MDM-Systemen befassen. Wir werden auch untersuchen, wie Unternehmen diese Systeme sowohl einzeln als auch gemeinsam nutzen, um eine kohärente und effektive Datenmanagementstrategie zu entwickeln. 

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Fangen wir an

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Was ist PIM?

Unter Produktinformationsmanagement (PIM) versteht man den Prozess der Verwaltung und Pflege aller Informationen, die ein Unternehmen für den Verkauf seiner Produkte über seine Marketing-, Verkaufs- und Vertriebskanäle verwendet.

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Für große Unternehmen kann es eine Herausforderung sein, die riesigen Mengen an Produktinformationen, die sie über verschiedene Kanäle und Plattformen verwalten, manuell zu verwalten. Ein PIM-System wird eingesetzt, um diesen Prozess zu vereinfachen.

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Was ist ein PIM-System?

PIM-Systeme sind darauf ausgelegt, alle Produktdaten eines Unternehmens zu zentralisieren und zu verwalten. Sie gewährleisten, dass alle Beteiligten Zugang zu genauen, aktuellen und konsistenten Informationen haben.

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Stakeholdersind in diesem Fall die Mitglieder Ihres Teams, die Geschäftsleitung und externe Partner (Lieferanten und Einzelhändler), die für ihre Arbeit auf aktuelle Informationen angewiesen sind.

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Der Hauptzweck eines PIM-Systems besteht darin, als Single Source of Truth für Produktinformationen zu dienen.

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Ein PIM rationalisiert den Prozess der Verwaltung von Produktinformationen über verschiedene Plattformen und Berührungspunkte hinweg und ermöglicht es Unternehmen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

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So funktioniert ein PIM-System

Im Kern fungiert ein PIM-System als Repository, in dem Produktdaten (Beschreibungen, Spezifikationen, Bilder, Videos, Preise, Bestandsdaten usw.) gespeichert und gepflegt werden. Diese zentralisierte Datenbank ermöglicht es Unternehmen, Produktinformationen einfach zu verwalten und zu aktualisieren.

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Das PIM-System sammelt Daten aus verschiedenen Quellen wie Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen, Lieferanten und internen Datenbanken. Nach der Erfassung dieser Daten konsolidiert das PIM-System die Informationen in einer einzigen, kohärenten Struktur. Diese Konsolidierung hilft bei der Beseitigung von Datensilos und Diskrepanzen und bietet eine einheitliche Sicht auf alle produktbezogenen Informationen.

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Sobald die Daten zentralisiert sind, ermöglicht das PIM-System die Anreicherung der Produktinhalte. Unternehmen können detaillierte Beschreibungen, Attribute und Mediendateien hinzufügen, um Produktlisten zu verbessern und sicherzustellen, dass die Informationen vollständig und für Kund:innen relevant sind.

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PIM-Systeme erleichtern auch die Verteilung von Produktinformationen über verschiedene Kanäle. Bei diesen Kanälen kann es sich um E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, mobile Apps und physische Geschäfte handeln. Wenn Änderungen im PIM-System vorgenommen werden, werden die Aktualisierungen automatisch überall übernommen. Diese nahtlose Verteilung verbessert nicht nur das Kundenerlebnis durch die Bereitstellung zuverlässiger Informationen, sondern steigert auch die betriebliche Effizienz durch die Reduzierung manueller Dateneingaben und Fehler.

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Darüber hinaus unterstützen PIM-Systeme die Lokalisierung und Anpassung von Produktinformationen, um unterschiedliche Märkte und Kundensegmente anzusprechen. Unternehmen können Übersetzungen, regionale Spezifikationen und marktspezifische Attribute innerhalb des PIM-Systems verwalten. Diese Flexibilität ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind oder sich an unterschiedliche Kundengruppen wenden.

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Anwendungsfälle in Unternehmen

Ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) ist für Unternehmen, die mit großen Mengen an Produktdaten arbeiten, unerlässlich. Hier sind zwei Anwendungsfälle, die zeigen, wie verschiedene Arten von Unternehmen PIM-Systeme zur Verbesserung ihrer Abläufe einsetzen können.

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1. Einzelhandel und E-Commerce

Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen verwalten oft umfangreiche Produktkataloge, die ständig aktualisiert werden müssen. Diese Produktkataloge müssen auch synchronisiert werden, wenn sie über mehrere Vertriebskanäle hochgeladen werden. Ein PIM-System stellt sicher, dass die Produktinformationen, einschließlich Beschreibungen, Spezifikationen, Preisen und Multimedia-Inhalten, auf allen Plattformen korrekt und konsistent sind. Ein Online-Händler kann beispielsweise ein PIM-System nutzen, um Produktdaten und Bilder auf seiner Website und in seiner mobilen App schnell zu aktualisieren. So wird sichergestellt, dass die Kund:innen beim Online-Einkauf immer den richtigen Preis sehen.

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2. Vertrieb

Vertriebshändler sind für Produkten von mehreren Lieferanten zuständig und müssen ihren Kund:innen genaue und standardisierte Produktinformationen zur Verfügung stellen. Ein PIM-System rationalisiert die Verwaltung dieser Daten. Es stellt sicher, dass alle Produktdaten aktuell und konsistent sind. Mit einem PIM-System kann ein Händler Produktdaten von verschiedenen Lieferant:innen zusammenführen und seinen Kund:innen einen einheitlichen, genauen Katalog zur Verfügung stellen.

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Was ist DAM?

Digital Asset Management (DAM) ist ein System, das Unternehmen nutzen können, um digitale Assets effizient zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu teilen. Der Hauptzweck von DAM ist die Verwaltung des Lebenszyklus digitaler Assets. Angefangen von ihrer Erstellung bis hin zur Speicherung, Verteilung und Archivierung.

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DAMs sind besonders wichtig für Unternehmen, die für Marketing, Markenbildung und Kommunikation stark auf digitale Medien setzen. DAM-Systeme rationalisieren die Verwaltung digitaler Assets, verbessern die betriebliche Effizienz und sorgen für Markenkonsistenz über verschiedene Kanäle hinweg.

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So funktioniert ein DAM-System

Ein DAM-System ist ein zentrales Repository, in dem alle digitalen Assets - Bilder, Videos, Dokumente und andere Multimedia-Inhalte - gespeichert werden. Durch diese Zentralisierung wird sichergestellt, dass die Assets für Nutzer:innen leicht zugänglich, durchsuchbar und nutzbar sind. DAM-Benutzer:innen können digitale Assets von verschiedenen Quellen wie Kameras oder Cloud-Diensten hochladen und sie dann im DAM anhand von vordefinierten Kriterien katalogisieren.

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Die Verwaltung von Metadaten ist eine der wichtigsten Funktionen von DAM. Sie ermöglicht es Nutzer:innen, detaillierte Informationen über jedes dem System hinzugefügte Asset hinzuzufügen. Dies erleichtert den Benutzer:innen das Organisieren und Abrufen von Assets.

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Sobald die Assets aufgenommen und katalogisiert sind, erleichtern DAM-Systeme die Zusammenarbeit zwischen Teams durch Workflow-Automatisierung und Versionskontrolle. Mithilfe von Workflow-Tools können Benutzer:innen Assets erstellen, überprüfen und genehmigen und so sicherstellen, dass nur die endgültigen, genehmigten Versionen verteilt werden. Die Zugriffskontrolle und das Berechtigungsmanagement stellen sicher, dass nur autorisierte Nutzer:innen Assets anzeigen, bearbeiten oder verteilen können.

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Unternehmen können DAMs auch zur einfachen Verteilung von Inhalten über mehrere Kanäle nutzen. Unabhängig davon, über welchen Kanal ein Kunde mit einem Unternehmen interagiert, erhält er ein einheitliches Branding und Marketing-Messaging.

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Und schließlich bieten DAM-Systeme neben der Integration mit anderen Unternehmenssystemen zur Schaffung eines effizienten und kohärenten digitalen Ökosystems auch detaillierte Prüfpfade und Analysen. Mit einem DAM können Unternehmen die Nutzung von Assets verfolgen und die Leistung ihrer digitalen Assets überwachen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, bessere Marketingentscheidungen zu treffen.

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Anwendungsfälle in Unternehmen

Globale Organisationen, die mit einer großen Anzahl digitaler Assets arbeiten, benötigen ein DAM-System. Hier finden Sie Anwendungsfälle, wie verschiedene Geschäftsbereiche ein DAM-System nutzen können, um ihre Abläufe zu verbessern.

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1. Einzelhandel

Tausende von Produkten werden jedes Jahr von Einzelhandelsmarken auf den Markt gebracht. Und mit jedem neuen Produkt müssen Einzelhändler visuelle und werbliche Inhalte für das Marketing und die Kundenbindung erstellen. Einzelhändler können ein DAM-System verwenden, um alle zugehörigen Produktbilder, Videos und Werbematerialien zu speichern und zu organisieren.

Bei der Einführung neuer Produkte können Einzelhändler:innen ihre E-Commerce-Plattformen, Social-Media-Accounts und die Auslagen in den Geschäften mithilfe von DAM schnell mit präzisen und einheitlichen Produktbildern aktualisieren. So wird sichergestellt, dass Kund:innen über alle Berührungspunkte hinweg ein einheitliches Einkaufserlebnis haben.

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2. Life Sciences

Die Biowissenschaftsbranche ist ein stark reguliertes Umfeld, in dem die Einhaltung festgelegter Standards und Vorschriften ein Muss ist. Daher ist es für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung, dass alle digitalen Assets, wie z. B. Forschungsdokumente, Zulassungsanträge, Marketingmaterialien und Schulungsinhalte, effektiv verwaltet werden. Ein DAM-System bietet eine sichere und organisierte Speicherlösung, bei der alle Assets zentral verwaltet werden. Durch die Zentralisierung dieser Bestände stellen Life Sciences-Unternehmen sicher, dass alle Dokumente leicht zugänglich und aktuell sind und den neuesten Vorschriften entsprechen.

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3. Automobilsektor

Die Automobilindustrie ist bei der Vermarktung von Fahrzeugen und Teilen stark auf hochwertiges Bildmaterial und detaillierte Produktinformationen angewiesen. DAM-Systeme können Automobilunternehmen bei der Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte wie Fahrzeugbilder, Werbevideos und Broschüren unterstützen.

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Durch die Zentralisierung digitaler Ressourcen können Automobilunternehmen mit mehreren Niederlassungen sicher sein, dass alle Teams Zugang zu genauen Informationen haben. Dies verbessert die Effizienz von Marketingkampagnen und sorgt gleichzeitig für ein einheitliches Markenimage an verschiedenen Berührungspunkten - von Online-Showrooms bis hin zu physischen Autohäusern.

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Was ist MDM?

Master Data Management (MDM) ist eine umfassende Methode, mit der Unternehmen die Stammdaten eines Unternehmens definieren und verwalten.

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Stammdaten sind die zentralen Informationen, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wichtig sind. Beispiele für Stammdaten sind Kundenkontaktdaten, Produktspezifikationen, Lieferanteninformationen, Mitarbeiterdaten usw.

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Zu den Herausforderungen bei der Verwaltung von Stammdaten gehören der Umgang mit Datensilos, die Sicherstellung der Datenqualität und die Einführung einer effektiven Data Governance. Um diese Herausforderungen zu meistern, können Unternehmen ein MDM-System einsetzen.

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Was ist ein MDM-System?

Ein Master Data Management (MDM)-System ist darauf ausgelegt, die Stammdaten eines Unternehmens zu zentralisieren, zu steuern und zu verwalten. Es stellt sicher, dass die Daten in allen Geschäftssystemen und -prozessen korrekt, konsistent und aktuell sind.

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So funktioniert ein MDM-System

Ein Master Data Management (MDM)-System dient als einheitliches Repository für wichtige Geschäftsdaten. Das Hauptziel eines MDM-Systems ist es, die Genauigkeit, Konsistenz und Zugänglichkeit von Daten im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Es beginnt mit der Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen wie ERP-, CRM- und PIM-Systemen. Diese Daten werden dann in das MDM-System integriert, wo sie Prozesse wie Deduplizierung, Validierung und Standardisierung durchlaufen, um Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten zu beseitigen.

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Sobald die Daten bereinigt und standardisiert sind, konsolidiert das MDM-System sie in einer einzigen, maßgeblichen Quelle. Dieser zentralisierte Stammdatenspeicher dient als "Single Source of Truth" für das Unternehmen und stellt sicher, dass alle Abteilungen und Systeme Zugriff auf genaue und konsistente Daten haben. Das MDM-System überwacht und verwaltet diese Daten kontinuierlich, um ihre Qualität im Laufe der Zeit zu erhalten.

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Workflow-Management-Tools innerhalb des MDM-Systems erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Das System setzt robuste Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Zugriffskontrollen ein. Die Zugriffskontrolle schützt sensible Daten und schränkt den Zugriff auf autorisierte Benutzer:innen ein.

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Anwendungsfälle in Unternehmen

1. Bildung

Bildungseinrichtungen verwalten riesige Mengen an Studentendaten, darunter Einschreibeunterlagen, akademische Leistungen, Anwesenheitsdaten und persönliche Informationen. Diese Daten befinden sich oft in mehreren Systemen in unterschiedlichen Abteilungen. MDM-Systeme können Studentendaten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen, vereinheitlichten Repository konsolidieren. Auf diese Weise erhalten Lehrkräfte und Administrator:innen einen aktuellen und umfassenden Überblick über jeden einzelnen Studenten. So können sie die Unterstützungsdienste für Studierende und die akademische Beratung verbessern und sogar personalisierte Lernerfahrungen anbieten.

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2. Öffentlicher Sektor

Regierungsbehörden verwalten Bürgerdaten für Hunderte bis Millionen von Menschen. Dazu gehören Daten wie persönliche Identifikationsdaten, Adressen, Sozialdienste und Steuerinformationen. MDM-Systeme können Bürgerdaten aus verschiedenen Abteilungen in einem einzigen, vereinheitlichten Repository konsolidieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Behörden Zugang zu genauen und aktuellen Informationen haben, was die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen verbessert. So können MDM-Systeme beispielsweise Daten aus den Bereichen Soziales, Gesundheit und Steuern integrieren, um einen ganzheitlichen Überblick über die Bedürfnisse der Bürger zu erhalten. Auf diese Weise können die Behörden entscheiden, wie sie ihre Ressourcen am besten einsetzen.

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3. Privatsektor

In Branchen wie dem Finanzwesen, dem Einzelhandel und dem Gesundheitswesen verwalten Unternehmen große Datenmengen in Abteilungen wie dem Vertrieb, dem Kundendienst und dem Finanzwesen. MDM-Systeme vereinheitlichen Kunden-, Produkt- und Finanzdaten aus verschiedenen Quellen und gewährleisten so Genauigkeit und Konsistenz. Im Einzelhandel beispielsweise hilft MDM dabei, eine einheitliche Sicht auf Kund:innen und Produkte zu schaffen und so das personalisierte Marketing und die Effizienz der Lieferkette zu verbessern. Dieser einheitliche Ansatz verbessert die Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz in allen Branchen.

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Wie Unternehmen PIM-, DAM- und MDM-Systeme gemeinsam nutzen können

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, eine große Menge an Daten und digitalen Assets über verschiedene Abteilungen und Kanäle hinweg zu verwalten. Um dieses Problem zu lösen, können Unternehmen Datenverwaltungslösungen einsetzen. Einzeln arbeiten PIM-, DAM- und MDM-Systeme effektiv. Als Einheit ermöglichen es diese Systeme Unternehmen jedoch, ein robustes und integriertes Datenmanagement-Ökosystem zu schaffen, das die betriebliche Effizienz erheblich steigert

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Hier erfahren Sie, wie Unternehmen die drei Systeme gemeinsam nutzen können:

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1. Zentralisierung aller geschäftsrelevanten Daten

Durch die Integration Ihrer PIM-, DAM- und MDM-Systeme in ein einziges Martech-Stack können Unternehmen ein zentrales Repository für alle Stammdaten, Produktinformationen und digitalen Assets schaffen. Durch die Zentralisierung werden Datensilos beseitigt, Redundanzen reduziert und sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit denselben und aktuellsten Informationen arbeiten.

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Durch die Integration der drei Systeme können die im PIM-System verwalteten Produktinformationen mit den entsprechenden digitalen Assets aus dem DAM-System angereichert und durch die vom MDM-System festgelegten Datenstandards geregelt werden.

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2. Verbesserung der Markteinführungszeit

Mit integrierten PIM-, DAM- und MDM-Systemen können Unternehmen Produkteinführungen effektiver koordinieren. Durch die Verringerung des Zeitaufwands für Datenerfassung, Validierung und Asset-Vorbereitung können Unternehmen ihre Produkte schneller auf den Markt bringen. Diese Geschwindigkeit ist in wettbewerbsintensiven Branchen von entscheidender Bedeutung, da die Markteinführung als Erster einen erheblichen Vorteil darstellen kann.

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3. Verbesserung des Kundenerlebnisses

Genaue Produktinformationen, angereichert mit hochwertigen digitalen Assets, führen zu einem besseren Kundenerlebnis. Durch die Integration der drei Systeme haben Kund:innen über alle Berührungspunkte hinweg jederzeit Zugang zu detaillierten und zuverlässigen Informationen über Produkte. Dies hilft ihnen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

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Wie Daten zwischen PIM, DAM und MDM fließen können

• PIM zu DAM: Produktinformationen wie SKUs (Stock Keeping Units) und Beschreibungen werden von PIM zu DAM gesendet, um mit digitalen Assets verknüpft zu werden.
• DAM to PIM: Digitale Assets wie Bilder und Videos werden mit Produktinformationen im PIM verknüpft und reichern die Produktdaten an.
• MDM zu PIM: Stammdaten wie Produktkategorien, Lieferantendetails und Kundensegmente werden von MDM zu PIM übertragen, um die Konsistenz und Genauigkeit aller produktbezogenen Informationen zu gewährleisten.
• MDM zu DAM: Digitale Assets in DAM werden auf der Grundlage von Stammdaten aus MDM gekennzeichnet und organisiert, um Relevanz und Genauigkeit zu gewährleisten. Die Verwendung von Stammdaten aus MDM als Referenzpunkt garantiert, dass alle digitalen Assets korrekt mit den entsprechenden Produkten, Kategorien und Entitäten verknüpft sind.

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Fallbeispiel 1: Globales Einzelhandelsunternehmen

Wie wird ein weltweit tätiges Einzelhandelsunternehmen eine neue Produktlinie einführen und dabei alle drei Systeme gemeinsam nutzen?

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Das MDM-System wird zur Verwaltung aller wichtigen Daten wie Informationen über Produkte, Kund:innen, Lieferant:innen, Mitarbeitende usw. verwendet.

Das PIM-System zur Verwaltung detaillierter Produktbeschreibungen, Spezifikationen und Preisinformationen, das die Konsistenz zwischen Online-Shops, Katalogen und physischen Einzelhandelsstandorten gewährleistet.

Das DAM-System wird zum Speichern und Organisieren aller zugehörigen digitalen Assets, wie Produktbilder, Werbevideos und Benutzerhandbücher, verwendet.

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Durch die Integration dieser Systeme kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle Produktinformationen und digitalen Inhalte über alle Kanäle hinweg konsistent und korrekt sind. Marketingteams können schnell auf die neuesten Produktinformationen und digitalen Assets zugreifen, um kohärente Kampagnen zu erstellen, während Vertriebsteams Kund:innen zuverlässige und detaillierte Produktinformationen zur Verfügung stellen können. Dieser integrierte Ansatz steigert die betriebliche Effizienz, beschleunigt die Produkteinführung und verbessert das allgemeine Kundenerlebnis.

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Fallbeispiel 2: Pharmazeutisches Unternehmen

Ein pharmazeutisches Unternehmen muss während der Entwicklung von Medikamenten und klinischen Versuchen umfangreiche Daten verwalten. Und bei der Verwaltung dieser Daten sind Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften wichtig.

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Das MDM-System speichert und verwaltet alle Stammdaten im Zusammenhang mit Arzneimitteln, klinischen Studien und Patientenakten.

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Das PIM-System verwaltet detaillierte Produktinformationen wie die Zusammensetzung des Medikaments, Anwendungshinweise und Nebenwirkungen. So wird sichergestellt, dass alle Informationen in medizinischen Datenbanken, Zulassungsanträgen und Marketingmaterialien konsistent sind.

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Das DAM-System speichert dann die digitalen Bestände. Dazu gehören Forschungsdokumente, Bilder von klinischen Studien und Lehrvideos.

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Bei der Einführung eines neuen Medikaments kann das Unternehmen in kürzester Zeit alle erforderlichen Informationen und Ressourcen zusammenstellen, um Zulassungsunterlagen, Marketingbroschüren und Schulungsinhalte für Gesundheitsdienstleister zu erstellen.

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Die gemeinsame Nutzung von PIM-, DAM- und MDM-Systemen ermöglicht es Unternehmen, genaue und konsistente Daten zu verwalten, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Diese integrierten Systeme bieten eine solide Grundlage für eine effiziente Daten- und Anlagenverwaltung.

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Wie man PIM-, DAM- und MDM-Systeme integriert

• APIs und Konnektoren: Verwenden Sie APIs und vorgefertigte Konnektoren, um eine Echtzeit-Datensynchronisation zwischen PIM-, DAM- und MDM-Systemen zu ermöglichen.
• Stapelverarbeitung: Bei großen Datenmengen sollten Sie eine Stapelverarbeitung in Betracht ziehen, um eine effiziente Datenübertragung ohne Überlastung der Systeme zu gewährleisten.

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