6 Tipps und Tricks für die gemeinsame Nutzung großer Dateien im Jahr 2023

Der Versuch, große Dateien zu verschicken, ist eine große Zeitverschwendung. Wenn Sie wichtige Bilder, Videos und Dokumente übertragen müssen, ist das Letzte, was Sie brauchen, eine Fehlermeldung wie "Ihre Datei ist zu groß zum Senden". Da die meisten E-Mail-Anbieter jedoch nur eine begrenzte Menge an Datenspeicherplatz anbieten, stellt sich die Frage, wie Sie Dateien einfach und effizient austauschen können. Lesen Sie weiter, um 6 Tipps und Tricks für den Austausch großer Dateien im Jahr 2023 zu erfahren.

Der Austausch von Dateien zwischen Kollegen, Influencern und Kunden sollte Sie nicht ausbremsen oder Ihre Inhalte gefährden.

‍

Hier sind 6 Tipps für die gemeinsame Nutzung großer Dateien im Jahr 2023

1. Verwenden Sie Cloud-Speicher
2. Probieren Sie eine Digital Asset Management-Lösung aus
3. Komprimieren Sie Ihre Dateien
4. Verbinden Sie sich mit einem VPN
5. Verwenden Sie ein FTP
6. Versuchen Sie es mit einem USB-Stick
7. Größenbeschränkungen für Postfächer
‍

Haben Sie schon einmal eine Benachrichtigung von Ihrem E-Mail-Anbieter erhalten, in der es heißt: "E-Mail kann nicht gesendet werden - Anhang zu groß"? Diese frustrierende Erfahrung tritt aufgrund von Beschränkungen für E-Mail-Nachrichten auf.

‍

Hier sind 9 der beliebtesten E-Mail-Anbieter und ihre Größenbeschränkungen für Nachrichten.

E-Mail-Anbieter
Größenbeschränkungen
AOL - 25 MB
Apple Mail/iCloud - 20 MB
Gmail - 25 MB
GMX - 50 MB
Outlook/Office 365 - 20 MB
ProtonMail - 25 MB
Zoho Mail - 100 MB
Yahoo - 25 MB
Yandex - 30 MB
‍

Sie fragen sich, was Sie für 20 MB schicken könnten?

Das hängt zwar von den Kamera- und Telefoneinstellungen ab, aber hier ist ein grober Richtwert:

‍

- 4-5 15-Sekunden-Videos (z. B. TikToks oder Reels)
- 10-20 Fotos

Um Ihnen eine ungefähre Vorstellung davon zu geben, was das bedeutet: ein 1-minütiges Video, das auf Ihrer Festplatte gespeichert ist und mit seinen 40 MB von keinem E-Mail-Anbieter außer GMX und Zoho Mail akzeptiert wird.

‍

Für Marketing-Teams, die große Dateien innerhalb des Unternehmens - und zwischen Influencern und Auftragnehmern - hin- und herschicken müssen, ist der Speicherplatz, den E-Mail-Konten bieten, eindeutig nicht ausreichend.

Wenn Sie mit Dateien arbeiten, die mehr als 50 MB groß sind, müssen Sie einen Weg finden, dies zu umgehen. Einen, der schnell, sicher und gut organisiert ist.

‍

Hier sind 6 schnellere, einfachere und zuverlässigere Alternativen zum Versenden von Dateien per E-Mail‍

Cloud-Speicher verwenden

Eine der einfachsten Möglichkeiten, große Dateien an andere zu senden, ist das Hochladen auf einen Cloud-Speicherplatz wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox. Sie sind flexibel, überall zugänglich und machen das Versenden von Dateien sehr einfach.

‍

Wenn Sie zum Beispiel Google Mail nutzen, werden Sie feststellen, dass die Google Drive-Schaltfläche bereits integriert ist. Drücken Sie darauf, wählen Sie Ihre Datei aus und senden Sie sie als normalen Anhang. Wenn Ihre Datei größer als 25 MB ist, fügt Google Mail automatisch einen Google Drive-Link in die E-Mail ein. Sie müssen nur noch eine Zugriffsberechtigung erteilen (Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter) und der Empfänger kann die Datei sofort nutzen.

‍

Mit einer Lösung wie Dropbox können Sie Ihre Dateien in einen Ordner hochladen und dann den Link per E-Mail an den Empfänger weiterleiten. Es gibt auch WeTransfer, einen cloudbasierten Dateitransferdienst, für den keine Registrierung erforderlich ist. Es ist ganz einfach, die Website zu laden, Ihre Dateien hochzuladen und auszuwählen, ob sie per E-Mail oder als Link verschickt werden sollen.

‍

Cloud-Speicher-Profis

-Großartig für kleine Teams und den internen Gebrauch
-Einfache Freigabe von Dateien
-Verschlüsselter und sicherer Zugriff auf Ihre Dateien
-Fernaktualisierung und Synchronisierung von Dateien

‍

Cloud-Speicher Nachteile

Zusätzlicher Speicherplatz ist kostenpflichtig
-Dropbox ist bis zu 2 GB kostenlos, danach zahlen Sie 9,99 $/Monat
-WeTransfer ist bis zu 2 GB kostenlos, danach zahlen Sie 10 $/Monat
-Es handelt sich nicht um ein Dateiverwaltungssystem, was die Versionskontrolle und die Einhaltung von Markenvorschriften erschweren kann
-Bestimmte Unternehmen haben keinen Zugang zu externen Cloud-Speicher-Sites wie Google Drive

‍

‍

Testen Sie eine Digital Asset Management (DAM)-Lösung

‍
Mit einer ganzheitlichen DAM-Lösung können Sie Tausende von großen Mediendateien an einem Ort hochladen, verwalten, umwandeln, zusammenarbeiten und gemeinsam nutzen - eine sogenannte "Single Source of Truth".

‍

Dies ist sehr hilfreich für Marken, die Inhalte in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Kanäle und Märkte bereitstellen müssen. Anstatt mit zahlreichen Tools zu arbeiten und Inhalte hunderte Male herunterzuladen, zu bearbeiten und erneut hochzuladen, können DAM-Nutzer Bild- und Videodateien in einem zentralen Hub anpassen und bereitstellen.

‍

Dies erhöht die betriebliche Effizienz und verbessert die Zusammenarbeit, so dass sich die Marketingexperten auf das konzentrieren können, was sie am besten können - und nicht darauf warten müssen, dass große Dateien hochgeladen werden!  

DAM-Profis

Zeitersparnis bei der Suche nach digitalen Assets mithilfe von Metadaten
-Assets können problemlos auf einer einzigen Plattform bearbeitet und verteilt werden, so dass keine zusätzlichen Tools erforderlich sind
-Automatisierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe
-Gewährleistung der Markenkonsistenz und Beseitigung des Risikos, dass veraltete oder markenfremde Assets verwendet werden

‍

DAM Nachteile

-Um die Vorteile einer DAM-Lösung zu nutzen, muss sie von der gesamten Organisation angenommen werden, und die Benutzer müssen entsprechend geschult und unterstützt werden
-System wird nicht optimal funktionieren, wenn die Assets nicht ordnungsgemäß gekennzeichnet sind
-DAM ist teurer als andere Lösungen

‍

Komprimieren Sie Ihre Dateien

‍
Wenn Sie mehrere Dateien zu versenden haben, ist das Komprimieren oder "Zippen" Ihrer Dateien vielleicht eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten. Auf einem Mac oder PC sind die Anweisungen ähnlich. Verschieben Sie alle Dateien in einen Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Komprimieren". Dadurch wird auf Ihrem Desktop eine neue Datei mit demselben Namen und der Erweiterung .zip erstellt. Das Tolle an der Erstellung einer ZIP-Datei ist, dass der Ordner als Ganzes zwar kleiner ist, die Dateien darin aber nicht an Qualität einbüßen - wichtig, wenn Sie mit Markenwerten arbeiten.

‍

Es gibt auch kostenlose Komprimierungsprogramme wie PeaZip und 7-Zip. Beide sind kostenlos und einfach zu benutzen und können so ziemlich jede komprimierte Datei packen, die Sie benötigen.

‍

Dateikomprimierung Profis

-schnellere Überweisungen
-keine Kosten für die Lagerung

‍

Dateikompression Nachteile

- Ein manueller Prozess, der Kenntnisse über die Komprimierung voraussetzt
- Komprimierte Dateien müssen vom Empfänger dekomprimiert werden - wenn er nicht weiß, wie das geht, kann das die Zusammenarbeit und den Arbeitsablauf für Inhalte ineffizient machen
- Keine Funktionen für die Zusammenarbeit oder die Dateiverwaltung - dadurch ist die Komprimierung zwar für den einmaligen Gebrauch geeignet, aber keine Lösung für Teams, die große Mengen an Inhalten erstellen und bereitstellen

‍

Verbindung zu einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN)

‍
Ein VPN ist eine gute Option, wenn Sie auf Reisen sind oder öffentliches WLAN nutzen und große Dateien freigeben müssen. VPN-Software verschlüsselt Ihre Daten und leitet sie durch sichere Netzwerke zu weit entfernten Servern (oft in anderen Ländern), so dass Ihre Identität verborgen bleibt und vertrauliche Daten privat bleiben.

‍

Dies ist hilfreich, wenn Sie große Dateien sicher austauschen müssen und nicht das öffentlich zugängliche (und oft anfälligere) WLAN nutzen möchten. Ein VPN ist jedoch nicht narrensicher. Wie jedes Tool sind sie anfällig für Malware - ein Risiko, das bei der Verwendung eines kostenlosen VPNs noch größer ist.

‍

Außerdem kann die Freigabe großer Dateien Ihre VPN-Verbindung verlangsamen, und es gibt keine Garantie, dass sie unversehrt ankommen. Das Zippen von Dateien ist wahrscheinlich die bessere Lösung, wenn Sie unterwegs sind oder aus der Ferne arbeiten.

‍

VPN-Profis

-private und sichere Datenübertragung
-kann schneller sein als die Nutzung von öffentlichem WLAN

‍

VPN Nachteile

-Erfordert Kenntnisse über die Einrichtung eines VPN
-Nicht geeignet für langfristige Dateiübertragungen
-Höheres Sicherheitsrisiko als Alternativen wie Dateikomprimierung

‍

Verwenden Sie ein FTP

‍
Ähnlich wie ein virtueller Aktenschrank ist ein FTP (File Transfer Protocol) ein spezieller Bereich, in dem Sie Dateien speichern oder übertragen können. FTP wurde in den 1970er Jahren entwickelt und ermöglicht schnelle und einfache Dateiübertragungen. Heute verfügen die meisten Webbrowser über FTP-Clients, die die Dateiübertragung ermöglichen. Es gibt auch Clients von Drittanbietern, die heruntergeladen werden können, darunter FileZilla Client, FTP Voyager, WinSCP, CoffeeCup Free FTP und Core FTP.

Jeder FTP-Client bietet unterschiedliche Funktionen. Mit FileZilla können Sie zum Beispiel Bandbreitenlimits für Dateien festlegen. Auf diese Weise können Sie die Upload- und Download-Geschwindigkeiten kontrollieren, was nützlich ist, wenn Sie mehrere Dateien auf einmal übertragen müssen.

‍

FTP-Profis:

Mehrere Dateien können einfach und effizient übertragen werden
- Keine Beschränkung der Größe einzelner Übertragungen
- Übertragungen können geplant werden

‍

FTP Nachteile:

FTP ist nicht so sicher wie andere Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien
- Kann für Personen ohne IT-Hintergrund schwierig zu bedienen sein
- Unerfahrene Benutzer können ihre Arbeit leicht zerstören

‍

Versuchen Sie einen USB-Stick

Ein guter, altmodischer USB-Stick ist ideal für die gemeinsame Nutzung großer Dateien mit einem Kollegen. Sie sind einfach zu verwenden und bieten so viel Speicherplatz, wie Sie zum Hochladen von Inhalten benötigen, wobei die USB-Sticks von 2 GB bis 1 TB reichen.

Wenn Sie bereit sind, Dateien zu übertragen, müssen Sie das Laufwerk nur noch in den USB-Anschluss Ihres Computers einstecken und die Dateien per Drag-and-Drop übertragen. Dann werfen Sie das USB-Laufwerk aus, und schon kann Ihr Kollege die Dateien auf seinen Computer hochladen. Einfacher geht's nicht.

‍

Doch mit der Einfachheit kommen auch die Grenzen. Ein USB-Stick ist keine langfristige Lösung für Marketing-Teams, die jeden Monat Tausende von Medieninhalten erstellen, verwalten und bereitstellen. In diesem Fall wäre ein robustes Datenspeicher- und Content-Management-System besser geeignet.

‍

USB-Profis

-Einfache und schnelle Dateiübertragung
-Einfache Bedienung

‍

USB Nachteile

Nicht 100 % sicher, es sei denn, das Laufwerk ist ordnungsgemäß verschlüsselt
- Nicht ideal für zeitkritische oder sehr große Dateien
- Keine langfristige Lösung für regelmäßige Dateiübertragungen
- Einige Unternehmen blockieren die Verwendung von USB-Sticks
- Mit einem USB-Stick können Sie keine Dateien aus der Ferne freigeben
- Verwendung von DAM zur Bearbeitung, Wiederverwendung und Freigabe großer Dateien
‍

Die gemeinsame Nutzung großer Dateien muss keine zeitraubende oder frustrierende Aufgabe sein. Mit Lösungen wie Cloud-basiertem DAM gibt es einen einfacheren Weg.

‍

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine DAM-Plattform Ihrem Unternehmen ein zentrales System zum Organisieren, Bearbeiten und Übertragen all Ihrer Medieninhalte an einem Ort bieten kann, buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo.

‍