Wie DAM Unternehmen beim Erreichen ihrer Nachhaltigkeitsziele unterstützt

Einem Nielsen-Bericht zufolge sind 60 Prozent der US-Kund:innen bereit, mehr für nachhaltige Produkte zu bezahlen. 73 Prozent der Verbraucher:innen weltweit sind ebenfalls bereit, ihre Kaufgewohnheiten zu ändern, um die Umweltbelastung zu verringern. Dieser Wandel hat die Unternehmen dazu veranlasst, ihre Arbeitsweise zu überdenken - vom Produktdesign über die Verpackung bis hin zu Marketing und Kommunikation. Was viele jedoch nicht bedenken: Wie passt digitale Dateiverwaltung in das Puzzle der Nachhaltigkeit? Die meisten Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die Art und Weise, wie digitale Dateien (Bilder, Videos, Designs usw.) verwaltet werden, direkte Auswirkungen auf Nachhaltigkeitsbemühungen haben kann.

Jede doppelte Datei und jedes veraltete Asset, das in der Cloud gespeichert ist, trägt zum Energieverbrauch und zur digitalen Verschwendung bei. Und da sich die Zahl der Rechenzentren bis 2026 verdoppeln soll, können es sich Unternehmen nicht länger leisten, die Umweltkosten ineffizienter digitaler Praktiken zu ignorieren. An dieser Stelle kommt Digital Asset Management (DAM) ins Spiel.

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In diesem Artikel untersuchen wir die Rolle von DAM bei der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens, eine Datei nach der anderen.

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Los geht's!

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Umweltauswirkungen von digitalen Assets

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre digitalen Ressourcen - von Marketingmaterialien bis hin zu Produktkatalogen - verwalten, hat spürbare Auswirkungen auf den Planeten. Lassen Sie uns untersuchen, wie unkontrollierte digitale Praktiken die Umwelt schädigen.

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Digitale Verschwendung: Der stille Energieabfluss

Jede doppelte Datei, jeder veraltete Entwurf und jeder vergessene Ordner, der in der Cloud gespeichert wird, trägt zur digitalen Verschwendung bei. Bedenken Sie: Rechenzentren, die für die Speicherung in der Cloud zuständig sind, machen 1-1,5 % des weltweiten Stromverbrauchs aus. Diese Zahl wird voraussichtlich steigen, da die Datenerzeugung zunimmt.

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Redundante Dateien (z. B. mehrere Versionen desselben Bildes) erhöhen den Speicherbedarf. Dadurch müssen Server härter arbeiten und verbrauchen mehr Energie. Ineffiziente Prozesse, wie z. B. das Hin- und Herschicken großer Dateien per E-Mail oder die Wiederherstellung verlorener Dateien, tragen ebenfalls zum Energieverbrauch bei.

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Dieser Abfall ist nicht nur ein technisches Problem, sondern auch eine Belastung für die Umwelt.

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Der CO2-Fußabdruck von Content

Hinter jedem digitalen Asset steht ein CO2-Fußabdruck.

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1 Terabyte in der Cloud gespeicherter Daten verursacht einen CO2-Fußabdruck, der jährlich 2 Tonnen entspricht.

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Die durchschnittliche Webseite erzeugt 1,76 Gramm CO2 pro Seitenaufruf. Eine Website mit 10.000 monatlichen Seitenaufrufen stößt jährlich 211 kg CO2 aus. Das entspricht der Zubereitung von fast 3000 Tassen Tee mit Milch. Multipliziert man dies mit den mehr als 1,8 Milliarden Websites im Internet, so summiert sich die CO2-Belastung.

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Auch die Datenflut verschärft das Problem. Wenn die Daten über verschiedene Abteilungen, Tools oder Regionen verstreut sind, verlieren Unternehmen den Überblick über ihre gespeicherten Daten. Dies führt zur Verwendung von Servern, die größer als nötig sind, und zu ungenutzten "Zombie-Dateien", die unendlich viel Energie verbrauchen.

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Schlimmer noch: Etwa 60 Prozent der Rechenzentren sind nach wie vor auf fossile Brennstoffe angewiesen, was die digitalen Gewohnheiten direkt mit den Treibhausgasemissionen verknüpft.

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Zwar entfallen bei digitalen Inhalten einige der Umweltkosten, die mit physischen Medien verbunden sind, doch bringen sie neue Herausforderungen in Bezug auf Energieverbrauch, Kohlenstoffemissionen und Elektronikschrott mit sich. Da Unternehmen und Privatpersonen immer stärker auf digitale Inhalte angewiesen sind, ist es von entscheidender Bedeutung, nachhaltige Verfahren für die Verwaltung und Speicherung dieser Bestände einzuführen.

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Wie DAM die Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen unterstützt

Digital-Asset-Management-Systeme, die oft als Content-Repositories betrachtet werden, sind ein wichtiger Faktor für die Nachhaltigkeit. Lassen Sie uns untersuchen, wie DAM-Systeme wie das von Wedia Unternehmen dabei helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

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1. Reduziert digitalen Abfall

Digitale Verschwendung (redundante Dateien oder veraltete Bestände) und ineffiziente Speicherpraktiken tragen stillschweigend zum CO2-Fußabdruck von Unternehmen bei. Studien zeigen, dass bis zu 68 % der von Unternehmen gespeicherten Daten nie genutzt werden. Die Anhäufung ungenutzter Daten führt zu einem erhöhten Energieverbrauch für Speicherung und Verwaltung. DAM-Systeme gehen dieses Problem an, indem sie:

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Die Speicherung zentralisieren, um Duplikate zu vermeiden

Wenn Assets über E-Mails, freigegebene Laufwerke und einzelne Geräte verstreut sind, häufen sich die Duplikate. Marketingteams speichern vielleicht 10 Versionen desselben Produktbildes in verschiedenen Ordnern, während Vertriebsteams Broschüren neu erstellen, weil sie die Originale nicht finden können. Diese Redundanz ist für die Umwelt kostspielig.

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DAM konsolidiert alle Assets in einer einzigen Single Source of Truth. Funktionen wie Metadaten-Tagging sorgen dafür, dass Benutzer:innen sofort die richtige Datei finden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mehrere Kopien zu speichern.

Das Asset Lifecycle Management automatisieren

Assets haben eine gewisse Lebensdauer. Ein Werbevideo für eine Urlaubskampagne ist schon nach wenigen Monaten veraltet, doch viele Unternehmen bewahren solche Dateien auf unbestimmte Zeit auf. Diese Dateien verbrauchen auch noch lange nach Ablauf ihres Nutzens Speicherenergie.

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Mit einem DAM-System können Teams Ablaufregeln festlegen, so dass Assets auf der Grundlage vordefinierter Kriterien (z. B. Enddaten von Kampagnen) automatisch archiviert oder gelöscht werden. Ein Medienunternehmen kann sein DAM-System beispielsweise nutzen, um jährlich Tausende von ungenutzten Assets automatisch zu archivieren und so den Speicherbedarf des Unternehmens erheblich zu reduzieren.

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2. Optimiert die Ressourceneffizienz

Bei Nachhaltigkeit geht es nicht nur um die Reduzierung von Abfällen. Es geht auch darum, den Wert jeder Ressource zu maximieren. Hier erfahren Sie, wie DAM dabei hilft:

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Schnelleres Auffinden von Assets reduziert den Zeit- und Energieaufwand für die Suche

Mitarbeitende verlieren täglich durchschnittlich eine halbe bis 2 Stunden mit der Suche nach Dateien. Diese Ineffizienz hat versteckte Kosten für die Umwelt zur Folge, wie z. B. eine längere Gerätenutzung und Serverabfragen. Mit den leistungsstarken Suchfunktionen von DAM, wie z. B. erweiterten Metadatenfiltern, KI-gestützter visueller Suche und Gesichtserkennung, können Teams Assets in Sekundenschnelle abrufen.

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Integration mit Martech-Stacks

Die Verwendung von isolierten Systemen zwingt Teams dazu, doppelte Arbeit zu leisten. So kann das Marketing beispielsweise dasselbe Bild separat in ein CMS, ein E-Mail-Tool und eine soziale Plattform hochladen und so mehrere Kopien erstellen. Über verschiedene Marketing-Tools verstreute Assets blähen nur die Serverkapazität und den Energieverbrauch auf.

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Andererseits stellt die zentrale DAM-Integration sicher, dass die Assets einmal gespeichert und überall wiederverwendet werden. Bei einer Integration mit CMS/PIM werden freigegebene Assets (z. B. Produktbilder, Nachhaltigkeitszertifikate usw.) automatisch plattformübergreifend synchronisiert. Dies führt zu weniger doppelten Dateien, geringerem Speicherbedarf und niedrigerem Energieverbrauch.

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3. Unterstützt Remote Work und reduziert Dienstreisen

Digital Asset Management-Plattformen bieten in der Regel Funktionen wie gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche, Anmerkungswerkzeuge und Versionskontrolle, die eine Remote-Zusammenarbeit nicht nur möglich, sondern auch äußerst effizient machen. Anstatt auf langwierige E-Mail-Threads oder persönliche Treffen zurückzugreifen, können sich Teams um eine einzige, zentralisierte Version einer Datei versammeln. Designer können Kommentare hinterlassen, Marketingmanager können Anpassungen vorschlagen und Rechtsteams können endgültige Entwürfe in Echtzeit genehmigen. Dieser "Digital-First"-Ansatz bringt mehrere wichtige Vorteile mit sich, die sich direkt auf die Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens auswirken.

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Erstens verringert DAM den Bedarf an unnötigen Reisen. Geschäftsreisen tragen erheblich zum CO2-Fußabdruck von Unternehmen bei. Ein einziger Hin- und Rückflug von New York nach London verursacht etwa 1,6 Tonnen CO₂ pro Passagier. DAM mindert dies, indem es virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht.

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Früher war es üblich, dass Kreativteams physische Prototypen, DVDs oder große Ausdrucke mit der Post versenden mussten, um sie den Beteiligten in einem anderen Büro oder einem anderen Teil der Welt zu zeigen. Wenn jedoch alle diese Assets in einem DAM konsolidiert sind, wird die Zusammenarbeit ortsunabhängig. Jeder, der die entsprechende Berechtigung hat, kann hochauflösende Bilder ansehen und kommentieren, Änderungen an Dokumentenlayouts verfolgen oder zeitcodierte Notizen zu Videos hinterlassen. Es ist kein Kurier, kein Flug und kein persönliches Treffen erforderlich. Durch die Reduzierung der häufigen Reisen sparen Unternehmen Kosten und verringern ihren ökologischen Fußabdruck spürbar.

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Zweitens kann DAM den Bedarf an Büroraum reduzieren. Da sich die Teams bei wichtigen Aufgaben auf eine einzige, cloudbasierte Plattform verlassen, haben Mitarbeitende mehr Freiheit, von zu Hause aus, in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen oder in Außenstellen zu arbeiten. Diese Flexibilität macht es oft möglich, den Hauptsitz zu verkleinern oder zusätzliche Stockwerke zu streichen. Dadurch wird der Energieverbrauch für Heizung, Kühlung und Beleuchtung gesenkt. Einige Unternehmen sind sogar dazu übergegangen, ihren Betrieb vollständig aus der Ferne zu führen, indem sie DAM-Tools verwenden, um Marketingkampagnen, Marken und Produktressourcen in einer virtuellen Umgebung zu vereinheitlichen. In diesen Fällen trägt jedes eingesparte Kilowatt Bürostrom direkt zu den umfassenderen Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens bei.

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• Wie können verschiedene Branchen eine nachhaltige digitale Transformation angehen?

Herausforderungen bei der DAM-Einführung überwinden

Obwohl die Vorteile von Digital Asset Management-Systemen für die Nachhaltigkeit auf der Hand liegen, ist die Einführung nicht ohne Hürden. Unternehmen stoßen oft auf Widerstände, die auf Kostenbedenken, technische Komplexität und kulturelle Trägheit zurückzuführen sind. Diese Herausforderungen sind jedoch überwindbar. Im Folgenden finden Sie Tipps für Unternehmen, diese Herausforderungen bei der Einführung von DAM zu meistern.

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1. Einbindung des Teams, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten

Um Widerstände in Ihrem Team zu vermeiden, sollten Sie zunächst Vertreter aus allen Abteilungen einbeziehen, die das DAM-System verwenden werden.

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Es ist wichtig, das Warum zu vermitteln.

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Erläutern Sie, wie das DAM mit umfassenderen Unternehmenszielen wie der Beschleunigung von Kampagnenstarts, der Einhaltung von Vorschriften oder der Verbesserung der Markenkonsistenz zusammenhängt.

Auch die Einführungsschulungen sind von entscheidender Bedeutung. Bieten Sie mehrere Schulungsformate an, um verschiedenen Lernstilen gerecht zu werden. Auch nach der Einführung sollte es eine kontinuierliche Unterstützung geben, möglicherweise durch einen Helpdesk.

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2. Vereinfachung des Implementierungsprozesses

Anstatt vom ersten Tag an ein vollständig angepasstes, komplexes DAM einzuführen, sollten Sie einen minimalen DAM-Ansatz wählen. Dieser beinhaltet die Identifizierung von Kernfunktionen wie grundlegende Asset-Speicherung, Suche oder Freigabe und die Bereitstellung dieser Funktionen als erstes. Im Laufe der Zeit können Sie erweiterte Funktionen wie automatisierte Workflows und KI-gesteuertes Tagging einführen.

Es empfiehlt sich auch, das DAM vor der unternehmensweiten Einführung mit einer kleinen Gruppe zu testen. Dieses Pilotprojekt ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu verfeinern, potenzielle Fallstricke zu erkennen und Konfigurationen mit minimalen Unterbrechungen anzupassen. Sobald der Ansatz verfeinert ist, kann er problemlos auf andere Abteilungen ausgeweitet werden.

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3. Bewältigung von Datenmigration und -bereinigung

Führen Sie vor jeder Datenmigration eine umfassende Prüfung durch, um festzustellen, welche Dateien Sie haben, welche Formate sie haben und wie oft sie verwendet werden. Dadurch werden redundante, veraltete oder ROT-Inhalte (obsolete Inhalte) aufgedeckt. Das Löschen von ROT-Daten vor der Migration kann die Speicherkosten senken und verhindern, dass Ihr DAM vom ersten Tag an unübersichtlich ist.

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4. Schaffung eines nachhaltigen Metadaten- und Governance-Modells

Metadaten sind kein Prozess, den man einfach festlegt und wieder vergisst. Mit der Zeit können neue Produktlinien, Markenelemente oder Marketingkanäle neue Tagging-Kategorien erfordern. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um Ihr Metadatenschema zu aktualisieren und veraltete Elemente zu entfernen.

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Sie sollten die Regeln auch in einem Governance-Dokument festhalten. Skizzieren Sie Benennungskonventionen, zulässige Metadatenfelder, Genehmigungsverfahren und Benutzerberechtigungen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten leichten Zugang zu diesem Dokument haben, und nehmen Sie alle Aktualisierungen auf, die nach den regelmäßigen Governance-Überprüfungen vorgenommen werden.

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5. Sicherheit und Konformität

Es ist wichtig, rollenbasierte Zugriffskontrollen einzurichten. Mitarbeitende sollten nur auf die für ihre Rolle relevanten Dateien zugreifen können. So kann beispielsweise das Marketingteam auf öffentlich zugängliche Dateien zugreifen, während die Forschungs- und Entwicklungsabteilung Zugriff auf sensible Prototypen hat. Richten Sie Benutzerrollen, -gruppen und -berechtigungen ordnungsgemäß ein, um das Risiko von Datenverletzungen zu minimieren.

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Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte DAM-Lösung eine solide Verschlüsselung der Daten bietet, damit sensible Informationen bei der Übertragung zwischen Benutzern und Systemen sicher sind. Dies bedeutet, dass Sie auf Funktionen wie SSL/TLS-Verschlüsselung und sichere Protokolle (HTTPS) achten sollten. Diese Funktionen minimieren das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder einer Verletzung des Datenschutzes. Stellen Sie außerdem sicher, dass das DAM in einer sicheren, kontrollierten Umgebung gehostet wird. Der Hosting-Anbieter von Wedia ist zum Beispiel AWS und Azure.

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Digital Asset Management hat sich seit seinen Anfängen als einfache Dateispeicherung weit entwickelt. In einer Welt, die immer mehr Wert auf Nachhaltigkeit legt, werden DAM-Plattformen zunehmend als unverzichtbare Werkzeuge für die Reduzierung von Abfall, die Rationalisierung der Zusammenarbeit und die Aufrechterhaltung einer transparenten Kommunikation anerkannt. Ganz gleich, ob ein Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren, den Kohlendioxidausstoß durch Reisen minimieren oder ein ehrliches, umweltfreundliches Marketing aufrechterhalten möchte, ein gut implementiertes DAM kann einen bedeutenden Unterschied machen.

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