So richten Sie ein Digital Asset Management-Systems ein, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht

Sébastien Levy, Managing Director bei Wedia, hat viel Erfahrung darin, wie man Kund:innen bei der Einrichtung und dem Betrieb ihrer DAM-Plattformen am besten unterstützt. Hier erzählt er, wie dies reibungslos geschehen kann, während er gleichzeitig bevorstehende Veränderungen vorhersieht. 

‍

Ein DAM (Digital Asset Management) ist eine unverzichtbare Plattform für Unternehmen, die es ihnen ermöglicht, ihre Unternehmensressourcen zu zentralisieren, egal ob es sich dabei um Bilder, Videos oder jegliche Art von Dokumenten handelt. Ohne eine DAM-Plattform können diese Assets in verschiedenen Systemen, Ländern und Abteilungen gespeichert sein. Daher ist es wichtig, sie zu zentralisieren, um die Markenkonsistenz, das Urheberrecht, die Verbreitung und die Bewertung von Inhalten zu verwalten. 

‍

Wir bei Wedia sind es gewohnt, mit einer Vielzahl von Unternehmen zusammenzuarbeiten, die ganz unterschiedliche Bedürfnisse haben, zumal wir sowohl in Frankreich als auch international große Unternehmen unterstützen. Wir sind daher oft mit vielen Arten von DAM-Projekten konfrontiert, von einer "Standard"-Forderung nach Zentralisierung von Assets bis hin zu komplexeren Projekten, bei denen es auch darum geht, wie Assets korrekt verteilt werden können, während die Leistung über eine Vielzahl von Kanälen erhalten bleibt.  

‍

Ersteinrichtung der DAM-Plattform

‍

Ab dem Zeitpunkt, an dem wir eine Ausschreibung erhalten, arbeiten wir daran, die Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens sorgfältig zu analysieren und sie mit unserem Fachwissen und unserer Erfahrung in Einklang zu bringen. 

‍

Alle unsere Kunden profitieren von einem standardisierten Onboarding-Prozess, bei dem wir uns auf die wichtigsten Fragen zur Einrichtung ihrer DAM-Plattform konzentrieren: Wir beraten sie über die Struktur ihrer Assets (ihre Metadaten), je nachdem, wie sie effizient gesucht und gefunden werden können, und wir stellen einige Fragen zur Einrichtung des Portals für ihre Benutzer. Innerhalb von drei Wochen erhalten sie eine voll funktionsfähige DAM-Plattform, die den typischen DAM-Anforderungen entspricht.

‍

In einigen Fällen ist mehr erforderlich: Datenmigration von einer aktuellen Plattform, Integration in eine Plattform eines Drittanbieters (CRM, PIM usw.), und in diesen speziellen Fällen werden wir einen oder mehrere "Sprints" hinzufügen. Iterative Lieferungen sind der beste Weg, um zu sehen, wie sich Ihre Plattform genau nach Ihren Bedürfnissen und Prioritäten entwickelt.

‍

Sicherstellung einer angemessenen Schulung und Übernahme des DAM-Systems durch die Nutzer

‍

Der Umfang unserer DAM-Projekte kann sehr unterschiedlich sein und reicht von drei Wochen bis zu Projekten, die einige Monate dauern. Das hängt ganz davon ab, was der Kunde benötigt. 

‍

In jedem Fall haben wir jedoch ein engagiertes Kundenteam, das während der Workshops in den Entscheidungsprozess einbezogen wird. Dieses Team wird zum Experten für ein bestimmtes Projekt und lernt es in- und auswendig kennen. Es ist verantwortlich für die Bereitstellung spezifischer Dokumente, Schulungsübungen usw. für die Benutzer des DAM-Tools, um sicherzustellen, dass sie die Verwendung des Systems vollständig verstehen.  

‍

Nahtlose Integration mit anderen bestehenden Systemen und Tools innerhalb der Organisation

‍

Eine besondere Stärke von Wedia ist die Möglichkeit, unser System mit anderen Tools zu verbinden. Dies ist ein nahtloser Prozess, da die Spezifikationen während der Projektphase festgelegt werden, damit alles automatisch abläuft, sei es die Anbindung eines PIM (Product Information Management) oder eines CMS (Content Management System). Unser DAM-System verfügt über eine umfassende und gut dokumentierte Liste von APIs (Application Programming Interface), die es uns ermöglichen, mit den meisten internen und externen Tools zu arbeiten. 

‍

Berücksichtigung der Kompatibilität mit verschiedenen Dateitypen und -formaten

‍

Unser Produktteam beobachtet ständig technologische Veränderungen und Innovationen, um sicherzustellen, dass jede Version unseres Produkts den neuesten Anforderungen an Dateitypen und -formate gerecht wird. Wir veröffentlichen alle sieben Wochen neue Updates für unser Produkt, so dass unser Produktteam das System ständig aktualisieren kann, um neue Dateitypen zu integrieren, die unsere Kunden verwenden möchten. Das bedeutet, dass sie nicht nur verwaltet, sondern auch gelesen werden können, so dass Miniaturansichten der Assets angezeigt und sogar in verschiedene Formate oder Abmessungen konvertiert werden können. Sie können auch indiziert werden, wenn sie Text enthalten, so dass die Benutzer die Suchleiste verwenden können, um Wörter zu finden, die in diesen Assets enthalten sind. 

‍

Gewährleistung der Sicherheit digitaler Assets innerhalb eines DAM-Systems

Was das Produkt betrifft, so legt unser Team bei der Entwicklung unseres Systems größten Wert auf die Sicherheit, und es werden regelmäßig Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass das System so robust wie möglich ist. Bei der Einrichtung des DAM arbeiten unsere Key-Account-Manager mit der Rechtsabteilung eines Unternehmens zusammen, um das Sicherheitsniveau festzulegen, das sie für ihr DAM benötigen, einschließlich einer doppelten Authentifizierung in der Anmeldephase.  

‍

Was das Projekt betrifft, so funktioniert unser System über Rollen und Segmentierung. Rollen sind definiert "wer tut was" und Segmentierung bedeutet, "wer kann was sehen". Mit beidem können wir viel für die spezifischen Bedürfnisse unserer Kund:innen erreichen, zum Beispiel, welche Länder innerhalb eines Unternehmens bestimmte Assets sehen können oder dass externe Agenturen nur Assets mit Wasserzeichen sehen können. Diese Sicherheitsgarantie wird zu Beginn eines jeden Projekts automatisch eingerichtet und kann später vom Kunden verfeinert werden, um bestimmte Rollen festzulegen, damit er die volle Kontrolle über den Zugriff auf die Assets hat. 

‍

So können Assets als vertraulich eingestuft werden und nur von bestimmten Profilen eingesehen werden. Es können auch Embargos eingerichtet werden, sodass Assets erst nach einem bestimmten Datum sichtbar sind. Wenn Marken also neue Produkte herausbringen und nicht wollen, dass sie vorher bekannt werden, ist dies eine Sicherheitsmaßnahme, die auf ihr DAM angewendet werden kann. 

‍

Bei Videos können wir einen tokenisierten Ansatz verwenden, bei dem das Video nur von einem autorisierten Benutzer abgespielt werden kann. 

‍

Wenn Kund:innen also zu Beginn eines DAM-Projekts Sicherheitsbedenken haben, können wir sie mit dem Nachweis, dass wir konkrete Maßnahmen ergriffen haben, vollkommen beruhigen. 

‍

Anpassung an künftiges Wachstum und Änderungen der Geschäftsanforderungen

Unser DAM-System entwickelt sich von Natur aus ständig weiter. Die meisten unserer Kund:innen bleiben acht, zehn Jahre und länger bei uns. Das bedeutet natürlich, dass das DAM-System, das sie zehn Jahre nach der Einführung ihres DAM-Systems haben, nicht mehr dasselbe ist wie zu Beginn. Die Plattform reift natürlich mit den neuen Versionen, die die neuesten Funktionen bieten und sich an neue Trends und Technologien anpassen. Außerdem werden Kund:innen regelmäßig Upgrades angeboten, so dass die Entwicklung Teil ihrer DAM-Reise mit Wedia wird. 

‍

Darüber hinaus kann jeder Kunde sein DAM anders konfigurieren, um auf Veränderungen in seiner Organisation oder seiner Arbeitsweise nach der Ersteinrichtung zu reagieren. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn sie ein neues Land oder eine neue Untermarke eröffnen, was sie selbst tun können, oder wenn sie mehr technische Anforderungen haben, steht Wedia bereit, um sie bei "Mini-Projekt"-Updates zu unterstützen. 

‍

Sehr oft beginnen unsere Kund:innen mit einem neuen DAM-System und damit mit einem standardisierten Angebot, aber ihre Bedürfnisse werden sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern, insbesondere wenn ihr Unternehmen wächst. Im Laufe der Zeit wächst die Nutzung des DAM-Systems durch verschiedene Benutzer in unterschiedlichen Gebieten und Teams. Diese Skalierbarkeit ist mit Wedia DAM garantiert. Einige unserer Kund:innen verfügen über ein beträchtliches Volumen an Assets, sowohl innerhalb des DAM als auch für den Vertrieb. Daher ist unsere Architektur so aufgebaut, dass sie perfekt skalierbar ist und wir mit der Entwicklung unserer Kunden Schritt halten können, worauf wir sehr stolz sind. 

‍

Herausforderungen bei der Einrichtung von DAM-Systemen

Die Einrichtung eines neuen DAM-Systems ist natürlich nicht ohne Herausforderungen. Eine immer wiederkehrende Herausforderung, mit der wir bei unseren Kunden konfrontiert sind, besteht darin, vorhandene Assets zu sammeln, bevor sie in die DAM-Umgebung eingefügt werden. Wir sprechen hier also von der Datenmigration, die wir für alle unsere Kunden durchführen und die eine große Anzahl von Assets umfassen kann. Die Herausforderung besteht darin, die Qualität der Daten zu gewährleisten, da sie aus verschiedenen Tools stammen können und nicht immer gut indiziert oder sogar veraltet sind. Dies bedeutet, dass ein umfangreicher Prozess zur Organisation dieser Bestände durchgeführt werden muss. 

‍

Manchmal schlagen wir vor, alle Assets in das DAM-System hochzuladen, damit das Filtern und Löschen von ihnen von dort aus durchgeführt werden kann, da wir die DAM-Technologie zur Unterstützung nutzen können. 

‍

Wir haben auch ein Indizierungsteam, das unseren Kunden bei der Sammlung und Indizierung ihrer Assets helfen kann, damit diese für die Verwendung im DAM optimiert werden können, denn diese soliden Grundlagen sind für den Beginn der Nutzung des DAM unerlässlich. 

‍

Sammeln von Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung

‍

Nachdem wir die DAM-Plattform für einen Kunden eingerichtet haben, müssen wir natürlich sicherstellen, dass sie so funktioniert, wie sie sollte. Ein sehr wichtiger Mechanismus hierfür ist die Integration von Customer Success Managern in das Wedia-Team, die sich regelmäßig mit den Kunden treffen, um sicherzustellen, dass die ursprünglich gesetzten Ziele erreicht werden. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Maßnahmen ergriffen, z. B. Änderungsmanagement oder Upgrades, die durchgeführt werden können, um neue Funktionen zu integrieren. Auf diese Weise werden Rückmeldungen gesammelt, und durch den Vergleich mit den Rückmeldungen anderer Kunden können wir entscheiden, welche neuen Funktionen in die Wedia-Lösung aufgenommen werden müssen. 

‍

Zu den weiteren Mechanismen gehört eine Feedback-Registerkarte innerhalb der DAM-Plattform, auf der die Nutzer Kommentare abgeben können. Es gibt auch einen Bewertungsprozess innerhalb des Produktteams, um die mit jeder Anfrage verbundene Handlungsebene zu filtern und zu bewerten, so dass eine Anfrage, die immer wieder auftaucht, eine Priorität erhält. 

‍

Unsere KAM- und Vertriebsteams stehen außerdem in regelmäßigem Kontakt mit aktuellen und zukünftigen Kunden, d. h. sie sammeln das Feedback der einzelnen Kunden und leiten es an das Produktteam weiter, um zu entscheiden, ob Änderungen vorgenommen werden müssen.  

‍

Ein umfassender Ansatz für Aufbau und Entwicklung 

Der Prozess, mit dem Wedia seine Kund:innen bei der Einrichtung ihres DAM-Systems unterstützt, ist klar definiert, und wir sind stolz auf das Fachwissen der Teams, die den Prozess unterstützen, vom Vertrieb bis zum 

Customer Success Manager.

‍

Sobald das DAM eines Kunden konfiguriert und in Betrieb genommen wurde, ist die Reise natürlich noch nicht zu Ende. Wir wissen, dass sich die Verwaltung, Verteilung und Nachverfolgung von Inhalten ständig weiterentwickelt, und bei Wedia sind wir bestrebt, diese Veränderungen zu verfolgen und mit den Innovationen Schritt zu halten, die unsere Kund:innen zu ihrer Unterstützung benötigen. 

‍

‍Möchten Siemehr erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo.