5 Best Practices für die DAM-Migration

Mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch die Notwendigkeit, originelle, stark personalisierte Inhalte für Verbraucher bereitzustellen, deren Erwartungen höher sind als je zuvor.

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Das ist der Zeitpunkt, an dem viele Unternehmen die Grenzen der vorhandenen Tools wie Dropbox und Google Drive erkennen. Egal, ob es darum geht, neue Arbeitsabläufe zu ermöglichen, die Effizienz zu verbessern oder mit der neuesten Technologie Schritt zu halten, es kommt der Zeitpunkt, an dem die Migration zu einer robusten Digital Asset Management (DAM)-Lösung notwendig ist.

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Die Migration Ihres gesamten Unternehmens kann jedoch eine beängstigende Aufgabe sein, bei der Dateien verloren gehen können, Daten beschädigt werden können und die Einführungszeit lang ist. 

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Diese 5 Schritte werden Ihnen helfen, eine reibungslose DAM-Migration mit minimaler Unterbrechung Ihrer Arbeitsabläufe und maximalem ROI für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.

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Werfen wir einen genaueren Blick auf die 5 Best Practices für die DAM-Migration:

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- Definieren Sie Ihre Ziele

- Prüfen Sie Ihr Vermögen

- Entwicklung einer Organisationsstruktur

- Bauen Sie Ihr Team auf

- Erstellen Sie eine Liste mit allen benötigten Werkzeugen

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1. Definieren Sie Ihre Ziele

Sie wissen bereits, wie wichtig es ist, sich im Geschäftsleben Ziele zu setzen, und bei der Einführung eines DAM-Systems ist das nicht anders. 

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Unternehmen entscheiden sich aus einer Reihe von Gründen für eine Migration zu DAM. Einige suchen ein robusteres Content-Repository, andere wollen die globale Markenkonsistenz fördern und einige Unternehmen wie Decathlon wollen einen vollständig integrierten MarTech-Stack.

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Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, was Ihr DAM-System lösen oder erreichen soll. 

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Welche inhaltlichen Herausforderungen oder Möglichkeiten erleben Sie bzw. entgehen Ihnen? 

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Welche Geschäftsprozesse wird Ihre DAM-Plattform verbessern oder unterstützen? 

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Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, Ihren Zielen näher zu kommen. 

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Sobald Sie diese identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie in SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Achievable (=erreichbar), Realistisch, and Terminiert) zu verwandeln. Anhand dieser Ziele können Sie Ihre Strategie während der Umsetzung steuern und Arbeitsabläufe und Standards schaffen, die Ihnen helfen, die Ziele zu erreichen. 

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Bei der Festlegung Ihrer DAM-Ziele sollten Sie Folgendes beachten:

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• Stimmen Sie Ihre Ziele mit den allgemeinen Unternehmenszielen ab. Ist Ihr Unternehmen auf den Umsatz, die Steigerung des Marktanteils, die Produktivität oder etwas anderes ausgerichtet? Ihre DAM-Ziele sollten zu den allgemeinen Geschäftszielen des Unternehmens beitragen - vor allem, wenn Sie die Zustimmung der Stakeholder gewinnen wollen.
• Beziehen Sie die Beteiligten in den Prozess ein. Es ist wichtig, alle wichtigen Interessengruppen von Anfang an in die DAM-Migration einzubeziehen, um sicherzustellen, dass sie am langfristigen Erfolg des Systems beteiligt sind. 
• Unterteilen Sie Ihre Ziele in Meilensteine. Sie können mit hochgesteckten Zielen beginnen, wie z. B. der Steigerung des kreativen Outputs oder der Reduzierung der Ausgaben für Auftragnehmer. Der nächste Schritt besteht darin, diese in kleinere Ziele und Meilensteine zu unterteilen, damit sie a) erreichbar sind und b) Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Gesamtziele verfolgen können.
• Vergessen Sie nicht, sich langfristige Ziele zu setzen. Ihre 6-Monats-Ziele für DAM werden anders aussehen als Ihre 5-Jahres-Ziele für DAM. Stellen Sie sicher, dass Sie beide Ziele berücksichtigen, wenn Sie sich Ziele setzen, um sicherzustellen, dass Ihr DAM-System auch in den kommenden Jahren einen Mehrwert bietet.

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2. Prüfen Sie Ihre Assets

Der nächste Schritt für eine erfolgreiche DAM-Migration besteht darin, eine Liste aller Orte zu erstellen, an denen Assets gespeichert sind. Zum Beispiel Dropbox, Google Drive, USB-Sticks und alle anderen Speichergeräte, die Ihr Unternehmen verwendet.

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Als Nächstes wählen Sie einen zentralen Ort aus, an dem jeder seine Bestände ablegen kann, und laden externe und interne Beteiligte zur Mitarbeit ein. Wenn Sie alle vorhandenen Inhalte zentralisieren, bevor Sie mit der Organisation und Migration beginnen, vermeiden Sie die Verschwendung von Geld für die Neuerstellung von Inhalten, die Sie bereits haben. 

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Nachdem diese Phase abgeschlossen ist, ist es nun an der Zeit, mit dem Aufräumen der Assets zu beginnen. 

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Beginnen Sie mit der Beseitigung von Duplikaten und anderen unnötigen Inhalten, die die Bibliothek überladen. Als Nächstes ordnen Sie die Inhalte nach ihrer Priorität. Einige Unternehmen setzen Prioritäten nach Verwendungszweck, Dateityp oder Quelle, während andere mit den neuesten Inhalten beginnen.

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Wie auch immer Sie Ihre Prioritäten setzen, dies wird nicht nur den Migrationsprozess weniger überwältigend machen, sondern Ihnen auch helfen, eine sinnvolle Organisationsstruktur für Ihr neues DAM-System zu finden. 

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3. Entwickeln Sie Ihre Organisationsstruktur

Wenn Sie alle Ihre digitalen Assets an einem Ort haben und sie ein wenig auf Vordermann gebracht haben, überlegen Sie, wie Sie sie organisieren wollen.

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Dies wird als Aufbau einer Taxonomie bezeichnet. Mit der Taxonomie klassifizieren Sie Ihre digitalen Inhalte in Kategorien oder Hierarchien, damit sie leicht zu finden und zu filtern sind. Die Kategorien, die Sie wählen, sind einzigartig für Ihr Unternehmen. Sie können sich für "Geschäftsbereiche" als übergeordnete Kategorien entscheiden oder alles nach Asset-Typ gruppieren. Alles hängt davon ab, wie Ihr DAM-System genutzt wird und wer es nutzt.

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Bei der Erstellung Ihrer DAM-Taxonomie müssen Sie auch die entsprechenden Metadaten zuordnen, die Sie migrieren möchten, d. h. die Informationen, die die Merkmale von Bildern und Videos beschreiben. Dazu gehören zum Beispiel der Dateiname, das Erstellungsdatum des Bildes, Nutzungsinformationen und Schlüsselwörter, die den Inhalt des Assets beschreiben.

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Die gründliche Erfassung von Metadaten und die Einführung von einfachen und aussagekräftigen Dateinamenskonventionen zu Beginn einer Migration hat zwei wichtige Auswirkungen. Es verbessert die Suche und das Auffinden massiv und erleichtert die Automatisierung und Integration, wenn Ihr DAM-System ausgereift ist. 

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4. Bauen Sie Ihr Team auf

Nun, da Ihre Assets gut organisiert sind, ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Personen zu machen, die das DAM-System nutzen werden, damit Sie damit beginnen können, Workflow-Prozesse und Berechtigungen zu erstellen.

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Es ist wirklich wichtig, dass diese Personen die Taxonomie der Plattform verstehen, damit sie ihren Bedürfnissen entspricht und nach Abschluss der Migration richtig genutzt wird. Ihr Engagement für die Plattform ist von grundlegender Bedeutung für deren Langlebigkeit und Wirksamkeit. 

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Legen Sie die Ziele und die Hauptverwendungszwecke der verschiedenen Gruppen für DAM fest (wenn Sie Schritt 1 abgeschlossen haben, haben Sie dies bereits getan). Beispielsweise werden Kreativteams das DAM-System ganz anders nutzen als diejenigen, die für die Einhaltung von Vorschriften zuständig sind, daher sollten Überlegungen angestellt werden, um sicherzustellen, dass die Plattform für alle einen Mehrwert bietet.

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Vergessen Sie nicht, dass nicht jeder Mitarbeitende im Unternehmen Zugriff auf digitale Assets benötigt und dass diejenigen, die Zugriff haben, nicht unbedingt die Erlaubnis haben müssen, diese Assets zu bearbeiten. Es ist eine gute Idee, intern einen Administrator für jedes Team zu bestimmen. Diese Person weiß genau, wer welche Berechtigung hat, und ist die Anlaufstelle für alle Fragen, sobald das System implementiert ist. 

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Was externe Partner betrifft, so bieten die meisten DAMs Optionen für die gemeinsame Nutzung an, so dass Sie Assets ohne Probleme an Personen außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben können. 

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Achten Sie beim Vergleich von DAM-Software auf die Freigabeoptionen. Einige Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für das Versenden externer Links, während andere nur begrenzte Nachverfolgungsmöglichkeiten bieten, sobald die Assets versendet wurden. Ein gutes DAM-System wie das von Wedia bietet eine integrierte externe Freigabe und erweiterte Optionen zur Freigabe von Assets.

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5. Erstellen Sie eine Liste aller Tools, die Sie verwenden

Im letzten Schritt Ihrer DAM-Migration sollten Sie eine Liste aller in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools erstellen, damit Sie herausfinden können, welche Integrationen Sie vornehmen müssen. 

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Das DAM-System, für das Sie sich entscheiden, sollte sich nahtlos in Ihr aktuelles TechSack integrieren lassen, ohne dass Sie Prozesse ändern oder neue Software einführen müssen. Die meisten DAM-Anbieter bieten sofort einsatzbereite Integrationen an. Einige, wie z. B. Wedia, verfügen jedoch über offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), über die zwei Softwareprogramme miteinander kommunizieren können, um spezifische Änderungen vorzunehmen. 

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Zu den üblichen Integrationen gehören CRM-Systeme (Customer Relationship Management), Projektmanagement-Software und Tools zur Erstellung von Inhalten. Dies wird durch die Headless-Architektur von DAM ermöglicht - sie hat kein Front-End und keine Benutzeroberfläche, was bedeutet, dass die zentralisierte Asset-Bibliothek problemlos mit jeder Software verbunden werden kann. 

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Achten Sie bei der Suche nach einem DAM-System auf eine Open-Source-API, die sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt. Unser Team bei Wedia kann Ihnen helfen, individuelle Integrationen zu entwickeln, die alle Arbeitsabläufe Ihres Teams unterstützen. 

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Rüsten Sie sich für eine erfolgreiche Migration

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Wenn Sie eine Ausschreibung durchführen und DAM-Anbieter vergleichen möchten, könnte Ihnen unsere RFP-Vorlage nützlich sein.

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