Was sind die wichtigsten Merkmale einer DAM-Lösung?

Angesichts der wachsenden Nachfrage nach Inhalten und hyperpersonalisierten Omnichannel-Erlebnissen stoßen viele Unternehmen an die Grenzen der vorhandenen File-Sharing-Tools.

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Sie wollen keine Zeit und kein Geld mehr mit dem Durchsuchen von Listen digitaler Dateien und dem Herunter- und Hochladen von Inhalten verschwenden. Sie wollen ein System, das den gesamten Lebenszyklus von Inhalten von der Erstellung bis zur Verbreitung verwalten kann. Ein System, das zu einem wichtigen Bestandteil ihres Marketing-Techstacks wird.

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Hier kommt die Digital Asset Management (DAM)-Software ins Spiel.

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Aber was genau kann ein DAM-System Unternehmen bieten? 

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Worauf sollten Sie achten, wenn Sie diese Technologie in Ihrem Unternehmen einführen möchten?

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Werfen wir einen genaueren Blick auf die 6 wichtigsten Funktionen von DAM:

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- Stabiles Repository für Inhalte

- Eine Single Source of Truth für alle Ihre Inhalte bereitstellen

- Maßgeschneiderte Segmentierung

- Acquisition Workflows

- Distributed Marketing

- API und Integration

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1. Robustes Repository für Inhalte

Eines der wichtigsten Merkmale eines DAM-Systems ist, dass es eine zentrale Ablage für alle Marketing-, Unternehmens- und Produkt-Assets an einem Ort bietet. 

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Ein skalierbarer Speicherhub, der verschiedene Inhaltsformate unterstützt, über leistungsstarke Suchfunktionen verfügt und alles organisiert, steigert die Produktivität eines Unternehmens und schafft eine positive Benutzererfahrung. 

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Es erleichtert den zeitaufwändigen Prozess des Hochladens, Herunterladens und Änderns großer kreativer Assets. Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams, rationalisiert ihre Arbeitsabläufe und gibt ihnen mehr Zeit, sich auf die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren (und nicht darauf, herauszufinden, wie man Assets intern und extern teilen kann).

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DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

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• Eine Cloud-Plattform, die einen zentralen Ort bietet, an dem große Mengen an Bild- und Videodateien problemlos gespeichert werden können 
• Schlüsselwortbasierte Suche, die Smart Tagging nutzt
• Möglichkeit der Konfiguration mit einem externen Speicher Ihrer Wahl bei gleichzeitiger Nutzung der Funktionen von DAM
• Tags und Ordner zur Organisation von Assets nach verschiedenen Attributen

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2. Eine Single Source of Truth für alle Ihre Inhalte bereitstellen

Ein Digital Asset Management-System ist nicht nur ein ausgeklügeltes Speichersystem. Es ist eine "Single Source of Truth", die es Unternehmen ermöglicht, Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden und die Markenintegrität zu wahren.

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Es hilft, digitale Assets mit bestehenden Tools und Teams zu verbinden, da diese Lösungen in das gesamte Ökosystem eines Unternehmens integriert werden können. E-Commerce-Websites, Content Management System (CMS), Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM)-Software können Inhalte direkt aus dem DAM beziehen, die durch künstliche Intelligenz (KI) automatisch indexiert wurden.

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Bei einem Foto eines roten Turnschuhs zum Beispiel wird das "alt"-Tag automatisch mit den für die Suchmaschinenoptimierung wichtigen Informationen gefüllt. Die URL enthält alle Verweise auf das Produkt. Dadurch wird nicht nur die Erstellung und Produktion von Inhalten rationalisiert, sondern auch sichergestellt, dass die Inhalte vor ihrer Veröffentlichung vollständig validiert werden und den Vorschriften entsprechen. 

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Dies ist den Genehmigungsworkflows und Prüfpfaden zu verdanken, die Rechts-, Risiko- und Compliance-Manager in den Prozess der Inhaltsvalidierung einbeziehen und die Verfolgung von Inhalten über digitale Wasserzeichen und Video-Tokenisierung ermöglichen. Durch die Überwachung ihrer visuellen Ressourcen können Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen, wenn Inhalte nicht konform sind. 

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DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

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• Vollständiger Prüfpfad (mit Überprüfungs- und Markierungsfunktionen)
• Digitale Wasserzeichen und Video-Tokenisierung zur Nachverfolgung von Inhalten nach der Verbreitung
• Integrierbarkeit in das gesamte Ökosystem eines Unternehmens

3. Maßgeschneiderte Segmentierung

Eine DAM-Lösung unterstützt Unternehmen bei der Kontrolle der Genauigkeit der ausgetauschten Informationen, was besonders für stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen wichtig ist.

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Sicherheitsfunktionen innerhalb der DAM-Plattform, wie z. B. der berechtigungsbasierte Zugriff und passwortgeschützte Portale, sorgen dafür, dass nur die richtigen Inhalte heruntergeladen, bearbeitet und von den richtigen Abteilungen und Regionen freigegeben werden. Unternehmen können Inhalte auf der Grundlage von Marken, Geschäftsbereichen, Regionen usw. segmentieren und verschiedenen Partnern unterschiedliche Zugriffsebenen auf Assets anbieten. 

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Ein DAM-System bietet nicht nur mehr Sicherheit, sondern verhindert auch den finanziellen Verlust von Assets und hilft den Teams beim Auffinden von Inhalten mit Hilfe von KI und fortschrittlichen Indexierungsfunktionen.

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So können DAM-Benutzer die Effizienz beim Auffinden und Abrufen von Assets steigern, ihre Produktivität erhöhen, da sie weniger Zeit für die eigentliche Kategorisierung und Anreicherung von Inhalten aufwenden müssen, und die Moderation und Compliance von Inhalten automatisieren, um das Image der Marke zu schützen. 

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DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

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• Starke Rollen- und Rechtekompetenzen
• KI-automatisierte Indizierung und Klassifizierung
• Kreative und Validierungs-Workflows
• Funktionen zur umgekehrten Bildsuche

4. Acquisition Workflows

Einer der größten Vorteile eines DAM-Systems sind automatisierte Arbeitsabläufe. Diese garantieren die Rückverfolgbarkeit, beschleunigen die Markteinführung und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Auflagen.

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Dies ist für stark regulierte Branchen wie das Finanzwesen oder die Biowissenschaften von großem Wert. DAM bietet Rechts-, Risiko- und Compliance-Managern einen eigenen Workflow, um Inhalte zu genehmigen und alle Versionen zu verfolgen - wichtig im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden oder wenn Anomalien entdeckt werden. 

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Auch für große Unternehmen wie das Einzelhandelsunternehmen Decathlon, das mehr als 93.000 Mitarbeitende in 1.700 Geschäften und auf 73 E-Commerce-Websites beschäftigt, ist es unerlässlich. Seit der Implementierung von DAM hat das Unternehmen die Verteilung von 15 Milliarden Mediendateien pro Monat über alle geografischen Regionen hinweg rationalisiert.

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Die Beseitigung von Reibungsverlusten im Prozess der Inhaltsvalidierung ist eine Möglichkeit, wie DAM-Workflows Teams helfen können. Die Beschleunigung der Inhaltserstellung und die Verbesserung der Zusammenarbeit ist eine andere.

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So können beispielsweise Genehmigungs-Workflows mit Warnmeldungen eingerichtet werden, die Kampagnenmanager benachrichtigen, wenn Aufgaben verspätet sind oder erledigt werden müssen. Und da ein DAM-System mit Ihrem CMS, CRM, PIM und mehr verbunden ist, löst das DAM eine Kettenreaktion in allen anderen Bereichen aus, wenn ein digitales Asset in einem Bereich des Techstacks geändert wird.

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Was die Arbeitsabläufe für Inhalte betrifft, so befreit ein DAM wie das von Wedia die Nutzer vom bloßen Kommentieren von Assets (zeitaufwändig und nicht immer ausreichend) und ermöglicht es ihnen, direkt auf dem Bild zu zeichnen und zwei Versionen mithilfe eines Schiebereglers oder eines Überlagerungsmechanismus zu vergleichen. 

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DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Adaptives Rendering zur Erstellung von Medienvariationen und abgeleiteten Inhalten in großem Maßstab 
• KI-automatisierte Aufgaben, z. B. intelligentes Zuschneiden, Videountertitelung usw.
• Analyse des Lebenszyklus von Inhalten von der Produktion bis zur Auslieferung, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen

5. Distributed Marketing

Für Unternehmen mit externen Partnern wie Händlern, Agenturen, Außendienstmitarbeitern, Vertriebs-, PR- und Medienvertretern sowie weltweit verteilten Lieferanten war das Senden und Empfangen von Dateien in der Vergangenheit eine große Herausforderung. 

Diese Herausforderung ist auch dem Einzelhandel nicht fremd. Viele Marken verwenden immer noch schlecht optimierte Tools und laden Inhalte ineffizient herunter, hoch und versenden sie per E-Mail an Partner und regionale Teams, was die Markteinführung verzögert und den Verkauf behindert. 

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Digital Asset Management löst diese Herausforderung, indem Assets in vorgefertigte Vorlagen eingespeist werden, die von lokalen Marketern versioniert werden können. Unternehmen können festlegen, welche Aspekte bearbeitet werden können, die Nutzung einschränken (nach Land, Benutzertyp, Inhaltstyp usw.) und Genehmigungsworkflows verwenden, um neu erstellte Dokumente zu überprüfen und zu genehmigen. Auf diese Weise bleiben die Inhalte markenkonform und konsistent, unabhängig davon, wo auf der Welt sie veröffentlicht werden. 

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Außerdem werden die Betriebskosten gesenkt, indem der Produktionsprozess standardisiert wird und Franchisenehmer und regionale Niederlassungen die Möglichkeit haben, das zu ändern, was sie brauchen, ohne ad hoc Texte schreiben oder entwerfen zu müssen. Dies verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, Fristen einzuhalten und die Markteinführung zu beschleunigen. 

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DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

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• Intuitive Schnittstelle zum Ändern von Kontaktdaten, Werbeangeboten, Preisen, Fotos oder Überschriften
• Leicht anpassbare, vordefinierte Vorlagen 
• Durchsetzung von Kommunikationssperren sowie Segmentierung von Assets und Inhalten nach Lokalisierung, Sprache und Markt

6. API und Integration

Um Unternehmen eine "Single Source of Truth" zu bieten, muss ein DAM-System in der Lage sein, sich in wichtige Anwendungen des gesamten Technologie-Stacks zu integrieren.

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Ermöglicht wird dies durch die APIs und die "Headless"-Architektur, die es einem DAM ermöglicht, sich in die verschiedenen CMS, ERPs, CRMs, Produktinformationsmanagement (PIMs) und Kundendatenplattformen (CDPs) eines Unternehmens zu integrieren. Headless bedeutet einfach, dass ein DAM-System kein Front-End oder eine Benutzeroberfläche hat, was bedeutet, dass sein Back-End (wo die zentralisierte Asset-Bibliothek existiert) nahtlos mit jeder Software verbunden werden kann. So können Marken beispielsweise von alltäglichen Tools wie Microsoft Office und Adobe Suite aus auf ein bestimmtes Asset zugreifen.

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Das Ergebnis ist eine verbesserte Effizienz, personalisierte Erlebnisse werden mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit und Genauigkeit bereitgestellt, und Unternehmen können schnell auf neue Trends und Technologien reagieren. Auch die Kontrolle der Assets ist insgesamt besser, mit optimaler Zugänglichkeit, Sicherheit und Flexibilität bei der Veröffentlichung. 

DAM-Merkmale, auf die Sie achten sollten:

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• Erstklassige Cloud-Infrastruktur (AWS, Azure, Akamai)
• DSGVO-konform
• ISO 27001 zertifiziert

Das Potenzial von DAM freisetzen 

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