5 bonnes pratiques pour réussir votre migration vers le DAM

Plus une entreprise grandit, plus elle doit fournir un contenu original et hyperpersonnalisé à des consommateurs dont les attentes sont plus élevées que jamais.

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C'est à ce moment précis que de nombreuses organisations se rendent compte des limites d'outils existants tels que Dropbox et Google Drive. Qu'il s'agisse de s'adapter à de nouveaux flux de travail, d'améliorer son efficacité ou de rester à la pointe de la technologie, il arrive un moment où la migration vers une solution robuste de gestion des assets numériques (DAM) devient nécessaire.

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Cependant, la migration de l'ensemble de votre organisation peut sembler une tâche ardue, avec un risque de perte de fichiers, de corruption de données et une longue période d'intégration. 

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Ces 5 étapes vous aideront à assurer une migration vers le DAM en douceur, en perturbant le moins possible vos flux de travail et en maximisant le retour sur investissement pour votre organisation.

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Examinons de plus près ces 5 bonnes pratiques pour réussir votre migration vers le DAM :

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- Définissez vos objectifs

- Auditez vos ressources

- Développez une structure organisationnelle

- Constituez votre équipe

- Dressez une liste de tous les outils dont vous avez besoin

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1. Définissez vos objectifs

Comme vous le savez déjà, la définition d'objectifs en entreprise a une grande importance. Pour la mise en œuvre d'un système DAM, c'est tout aussi important. 

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Les entreprises décident de migrer vers le DAM pour un certain nombre de raisons. Certaines recherchent un référentiel de contenu plus robuste, d'autres veulent assurer la cohérence de leur marque à l'échelle mondiale, et d'autres encore souhaitent disposer d'une solution MarTech entièrement intégrée, à l'instar de Decathlon.

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La première étape consiste à déterminer ce que votre système DAM doit résoudre ou réaliser. 

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Quels sont les défis en matière de contenu que vous rencontrez ou les opportunités que vous manquez ? 

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Quels processus d'entreprise votre plateforme DAM améliorera-t-elle ou soutiendra-t-elle ? 

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Répondre à ces questions vous aidera à mieux définir vos objectifs. 

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Une fois que vous les avez identifiés, transformez-les en objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps). Vous les utiliserez pour orienter votre stratégie lors de la mise en œuvre, en créant des flux de travail et des normes pour vous aider à les atteindre. 

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Lorsque vous fixez vos objectifs en matière de DAM, tenez compte des éléments suivants :

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• Alignez vos objectifs DAM sur les objectifs généraux de l'entreprise. Votre organisation se concentre-t-elle sur le chiffre d'affaires, l'augmentation de sa part de marché, la productivité ou autre chose ? Les objectifs de votre DAM doivent contribuer plus largement aux objectifs généraux de l'entreprise, en particulier si vous souhaitez obtenir l'adhésion des parties prenantes.
• Impliquer les parties prenantes dans le processus. Il est important d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début de votre migration vers le DAM afin de s'assurer qu'elles contribuent à la réussite de la solution sur le long terme. 
• Décomposez les objectifs en jalons. Vous pouvez commencer par des objectifs larges, tels que l'augmentation de la production créative ou la réduction des dépenses liées aux sous-traitants. L'étape suivante consiste à les diviser en objectifs plus petits et en jalons afin a) qu'ils soient atteignables et b) que vous puissiez suivre les progrès accomplis dans l'atteinte de vos objectifs généraux.
• N'oubliez pas de fixer des objectifs à long terme. Vos objectifs DAM à 6 mois ne seront pas les mêmes que vos objectifs DAM à 5 ans. Veillez à prendre en compte les deux temporalités lorsque vous définissez vos objectifs, afin de vous assurer que votre solution DAM produira de la valeur pour les années à venir.

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2. Auditez vos ressources

L'étape suivante pour une migration DAM réussie consiste à lister tous les emplacements sur lesquels vos assets numériques sont stockés. Par exemple, Dropbox, Google Drive, les clés USB et tout autre dispositif de stockage utilisé par votre organisation.

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Choisissez ensuite un emplacement central où chacun pourra déposer ses actifs et invitez les parties externes et internes à y contribuer. En centralisant tous les actifs existants avant de commencer à les organiser et à les migrer, vous éviterez de gaspiller de l'argent à recréer du contenu que vous possédez déjà. 

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Une fois cette étape terminée, il est temps de commencer le nettoyage des actifs. 

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Commencez par éliminer les doublons et autres ressources inutiles qui encombrent la bibliothèque. Ensuite, classez le contenu par ordre de priorité. Certaines organisations le hiérarchisent en fonction de l'utilisation qui en sera faite, du type de fichier ou de la source, tandis que d'autres commencent par les ressources les plus récentes.

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Quelle que soit la priorité que vous choisirez, elle vous évitera de vous laisser submerger par le processus de migration et vous aidera à définir une structure organisationnelle judicieuse pour votre nouveau système DAM. 

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3. Développez votre structure organisationnelle

Une fois que vous avez rassemblé tous vos actifs en un seul emplacement et que vous avez effectué ce petit ménage de printemps, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez les organiser.

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C'est ce que l'on appelle la création d'une taxonomie. La taxonomie est la manière dont vous classez vos ressources numériques en catégories ou en hiérarchies afin de faciliter la recherche et le filtrage du contenu. Les catégories que vous choisissez sont propres à votre organisation. Par exemple, vous pouvez décider que vos services d'entreprise sont utilisés comme catégories parentes ou tout regrouper par type d'actif. Tout dépend de l'utilisation qui sera faite de votre système DAM et des personnes qui l'utiliseront.

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Lorsque vous définissez votre taxonomie DAM, vous devez également définir les métadonnées appropriées que vous souhaitez migrer, c'est-à-dire les informations qui décrivent les caractéristiques des images et des vidéos. Par exemple, le nom du fichier, la date de création de l'image, les informations d'utilisation et les mots-clés qui décrivent le contenu de l'actif.

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L'établissement d'une cartographie complète des métadonnées et la mise en œuvre de conventions de dénomination de fichiers simples et descriptives au début d'une migration ont deux effets essentiels. Elles permettent de rechercher et de trouver beaucoup plus facilement les contenus et elles facilitent l'automatisation et les intégrations au fur et à mesure que votre solution DAM évolue. 

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4. Constituez votre équipe

Maintenant que vos ressources sont bien organisées, il est temps de penser aux personnes qui utiliseront le système DAM afin de commencer à créer des processus, des flux de travail et des autorisations.

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Il est très important que ces personnes comprennent la taxonomie de la plateforme afin qu'elle réponde à leurs besoins et qu'elle soit utilisée correctement une fois la migration terminée. Leur engagement vis-à-vis de la plateforme est fondamental pour assurer sa pérennité et son efficacité. 

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Déterminez les objectifs et les principaux modes d'utilisation du DAM par différents groupes de personnes (si vous avez terminé l'étape 1, vous l'avez déjà fait). Par exemple, les équipes créatives utiliseront la solution de DAM d'une tout autre manière que celles chargées de la conformité. Ainsi, il faudra tenir compte de ces différences pour garantir que la plateforme apportera de la valeur à tout un chacun dans l'entreprise.

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N'oubliez pas que tous les salariés de l'entreprise n'ont pas besoin d'accéder aux ressources numériques et que ceux qui y ont accès n'ont pas forcément besoin d'être autorisés à les modifier. Le fait de nommer un administrateur pour chaque équipe en interne peut être une bonne idée. Cette personne saura exactement qui a le droit de faire quoi et sera la personne à contacter en cas de questions une fois le système mis en place. 

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En ce qui concerne les partenaires externes, la plupart des DAM offrent des options de partage afin que vous puissiez transmettre des assets numériques à des personnes extérieures à votre organisation sans aucune difficulté.  

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Lorsque vous comparez des logiciels DAM, vérifiez les options de partage. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour l'envoi de liens externes, tandis que d'autres ont des capacités de suivi limitées une fois les ressources envoyées. Un bon système de DAM comme celui de Wedia offre un partage externe intégré et des options avancées de partage des actifs.

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5. Dressez une liste de tous les outils que vous utilisez

Pour la dernière étape de votre migration DAM, dressez une liste de tous les outils utilisés par votre organisation afin de déterminer les intégrations nécessaires. 

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Le système DAM que vous choisissez doit s'intégrer de manière fluide à votre environnement informatique actuel, et ne doit pas vous obliger à modifier vos processus ni à adopter un nouveau logiciel. La plupart des fournisseurs de DAM proposent des intégrations prêtes à l'emploi. Mais certains, comme Wedia, ont des interfaces de programmation d'applications (API) ouvertes qui permettent à deux logiciels de communiquer pour des modifications plus spécifiques. 

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Parmi les intégrations les plus courantes, on retrouve les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les logiciels de gestion de projet et les outils de création de contenu. Cela est rendu possible par l'architecture "headless" du DAM : il n'y a pas de front-end ni d'interface utilisateur, ce qui signifie que la bibliothèque centralisée de ressources peut se connecter facilement à n'importe quel logiciel. 

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Lorsque vous cherchez une solution de DAM, recherchez-en une qui dispose d'une API open-source pouvant être personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise. L'équipe de Wedia peut vous aider à développer des intégrations personnalisées qui soutiennent tous les flux de travail de vos équipes. 

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Préparez-vous à une migration réussie

Vous préparez une migration vers le DAM ? Réservez dès aujourd'hui votre démonstration gratuite pour discuter des avantages de passer à Wedia et de la façon dont notre équipe peut vous aider à effectuer une migration en douceur. 

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Par ailleurs, si vous souhaitez lancer un appel d'offres et comparer plusieurs fournisseurs de DAM, notre modèle d'appel d'offres pourrait vous être utile.

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