Comment éviter la surcharge d'informations pour vos clients et vos employés ?

Selon le Forum économique mondial, au rythme actuel de la production de données, la planète pourrait produire 463 milliards de gigaoctets de données en une seule journée d'ici à 2025. En effet, à l'heure actuelle, la quantité d'informations créées tous les deux jours est à peu près équivalente à la quantité d'informations créées entre le début de la civilisation humaine et l'année 2003 (source : Jackson et Farzaneh, 2012).

Entre les différents appareils, les différents supports et les différentes plateformes, la quantité d'informations à traiter peut être accablante pour les individus et affecter leur santé mentale, leur concentration et leur capacité à effectuer d'autres tâches. Sans parler de l'impact sur l'environnement issu de la consommation d'énergie nécessaire pour supporter de tels niveaux d'utilisation des données. 

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Des employés aux clients, quel est l'impact de la surcharge d'informations ? 

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Le risque pour le bien-être des employés

Les employés doivent désormais traiter des quantités importantes d'informations lorsqu'ils sont au travail. Qu'il s'agisse d'e-mails provenant de contacts externes ou internes, de bulletins d'information de l'entreprise, de notifications de logiciels ou de messages sur des plateformes telles que Teams ou Slack, il est impossible d'échapper au fait que les employés seront constamment interrompus tout au long de la journée. 

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Le fait de devoir suivre ce flux de notifications empêche les employés de se concentrer pleinement sur des tâches spécifiques, les distrait facilement, leur fait prendre trop de choses en charge et les expose même au risque d'épuisement professionnel. 

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Dans une étude allemande (Meyer et al., 2021), la surcharge d'informations a été citée comme l'un des facteurs de stress les plus fréquents par 22,5 % des personnes interrogées. Et cela a des conséquences financières réelles, comme le souligne une étude de Basex qui a montré que la surcharge d'informations coûte à l'Union européenne plus de 10 milliards d'euros par an.  

La baisse de productivité des employés et la diminution de l'innovation coûtent au minimum 900 milliards de dollars par an à l'économie américaine. 

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Les autres conséquences sont les suivantes : 

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• le bien-être des salariés ;
• la performance au travail ;
• la capacité à attirer et à garder les salariés ;
• la réputation de la marque.

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Il est donc dans l'intérêt d'une marque de se demander si la surcharge d'informations est un problème réel au sein de son entreprise et de prendre les mesures nécessaires pour l'atténuer. Pour cela, elle peut proposer aux employés des solutions et des stratégies pour gérer ce problème. 

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Examinons quelques-unes des solutions. 

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Choisir avec soin ses canaux de communication

Les employés peuvent recevoir des informations, des notifications et des demandes par le biais d'une multitude de canaux différents, mais une telle quantité d'informations signifie qu'ils ne sont pas toujours attentifs à tout ce qu'ils reçoivent. Une étude a révélé que deux employés sur trois et une personne interrogée sur deux (47,7 %) ont déclaré que la réduction du nombre d'e-mails au travail les rendrait plus heureux dans leur travail.

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Il est donc judicieux de choisir le bon canal pour communiquer avec les employés. Plutôt qu'une série d'e-mails, les informations peuvent-elles être ajoutées à votre intranet ou présentées en personne ?

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Non seulement vous limitez la quantité d'informations que vous envoyez, mais vous réduisez également le nombre de notifications que les employés reçoivent. Et bien que les outils numériques soient importants pour toute entreprise, les interactions en personne sont souvent plus efficaces et moins chronophages. 

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Réduire les notifications

Le groupe Slack d'une équipe de projet peut finir par submerger les employés de multiples messages qui ne les concernent pas. Cela peut avoir un impact sur l'avancement d'un projet donné, car les employés peuvent cesser de prêter attention au flux constant de messages dans le groupe et manquer le moment où un message les concerne. 

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Il est donc judicieux de réfléchir à la manière d'informer efficacement les membres du projet. 

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L'une des solutions consiste à utiliser une plateforme telle qu'un Digital Asset Management (DAM) pour centraliser toutes les informations relatives au projet. Des flux de travail peuvent être établis et chaque membre peut être averti au sein de la plateforme lorsque sa contribution est nécessaire. Il s'agit d'un moyen efficace de gérer le travail collaboratif, car différentes équipes peuvent se réunir autour d'un projet, mais le flux de travail peut être segmenté de manière à ce qu'elles ne voient que les informations qui les concernent, ce qui contribue à réduire la quantité d'informations qu'elles doivent traiter.  

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Comment les clients sont-ils affectés par la surcharge d'informations ?

La communication avec vos clients est de la plus haute importance pour votre entreprise, mais vous devez éviter d'être excessif dans la fréquence de vos interactions avec eux. En effet, non seulement votre public reçoit des informations de votre part, mais il doit également traiter en permanence des informations provenant de la télévision, de la radio, des publicités et des médias imprimés. Ils choisiront donc de se concentrer sur les messages qui les intéressent ou qui sont pertinents pour eux. 

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S'il est nécessaire de les informer au sujet de vos dernières offres ou nouveautés, le fait de leur envoyer trop de mises à jour sur l'ensemble de vos canaux risque de les faire fuir ou, dans le pire des cas, de les conduire à se désabonner. 

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Comment trouver le bon équilibre ? 

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Segmentez votre public

Une base de données bien segmentée est essentielle pour s'assurer que vos clients ne sont pas submergés par vos messages de communication. 

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En divisant votre base de données en différents profils, en fonction des intérêts de votre public, vous éviterez qu'une personne reçoive plusieurs newsletters ou que le même message apparaisse à plusieurs reprises sur LinkedIn. 

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En sélectionnant soigneusement votre public en fonction de son emplacement, de sa fonction ou de ses centres d'intérêt par le biais de vos newsletters, de vos profils de médias sociaux et d'autres canaux, vous contribuerez à lui fournir les informations pertinentes qui l'intéressent, de manière modérée. 

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Une stack logicielle bien connectée qui relie votre CRM (gestion de la relation client), votre CMS (système de gestion du contenu), votre DAM et vos plateformes de médias sociaux permet d'étudier précisément le contenu qui convient à chaque profil d'audience et de le diffuser de la manière la plus efficace possible.

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Suivez les performances de vos communications

Vous êtes peut-être convaincu que votre stratégie de marketing et de communication est la bonne, mais êtes-vous sûr qu'elle fonctionne réellement ? 

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La plupart des entreprises envoient des informations par le biais de plusieurs canaux tels que leur site web, leurs profils de médias sociaux et leurs newsletters, de sorte que le public interagit avec elles de différentes manières. Le suivi des performances de ces contenus et des ressources utilisées est un moyen important de comprendre si votre public est engagé ou s'il est déconnecté. 

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Une plateforme de DAM, par exemple, qui sert à stocker les ressources d'une marque, peut mesurer les performances sur toutes les plateformes. Cela aide les marques à évaluer si ce qu'elles font plaît à leur public ou si elles doivent apporter des changements. 

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Et qu'en est-il de l'impact sur l'environnement ? 

En plus de réduire la charge mentale qui pèse sur les individus lorsqu'ils sont confrontés à une surcharge d'informations, la réduction de la quantité de communications produites par votre marque est un moyen d'avoir un impact positif sur l'environnement. 

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Mais, comment y parvenir ? 

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Choisissez les bons outils

Nous savons que de nombreux outils numériques sont à notre disposition pour nous aider à gérer nos communications, mais il est essentiel de se concentrer sur ceux qui sont pertinents pour nos objectifs et qui contribuent à réduire notre empreinte numérique. 

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Une stack MarTech intégrée, par exemple, rationalise la façon dont les spécialistes du marketing peuvent travailler et évite de devoir constamment charger et télécharger des ressources d'une plateforme à une autre. Avec des flux de travail clairs et des notifications intuitives, un système de DAM qui s'intègre dans une stack MarTech est un moyen de réduire le besoin d'outils multiples et de centraliser les informations. Cela permet d'accéder facilement aux données et de réduire le nombre d'outils gourmands en données tels que les dispositifs de transfert de fichiers, les e-mails et le stockage dans le cloud. 

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Optimisez vos ressources

Dans certaines organisations travaillant de manière cloisonnée, les mêmes informations circulent parfois plusieurs fois sans être centralisées et les ressources numériques (telles que les images, les photos et les vidéos) sont dupliquées et sauvegardées au sein du même réseau. 

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C'est là qu'il devient crucial d'optimiser les ressources disponibles au sein d'une organisation et de veiller à ce qu'elles soient optimales et faciles à trouver. 

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Un système de DAM permet d'éviter l'ajout de doublons et constitue une plateforme centralisée de référence, permettant à toutes les équipes et à tous les services de trouver les informations souhaitées sans avoir à passer du temps à les chercher ni à envoyer des messages à leurs collègues pour leur demander où elles se trouvent. 

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Cela permet non seulement d'optimiser le temps des employés, mais aussi d'alléger le poids du stockage de données nécessaire aux organisations, en évitant d'ajouter des ressources obsolètes, en double ou mal nommées, et en ne conservant que ce qui est pertinent. 

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La surcharge d'informations peut être évitée si l'on y réfléchit bien

La surcharge d'informations a des conséquences de grande ampleur, pour les individus, les employés, les clients, sans parler de l'impact sur l'environnement. 

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C'est pourquoi il est important d'agir, non seulement dans l'intérêt de votre entreprise, mais aussi pour le bien-être de vos employés et pour la protection de la planète. 

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Envisagez d'utiliser des outils qui peuvent vous aider à atteindre cet objectif, comme un système de DAM. Si vous souhaitez en savoir plus, pourquoi ne pas demander une démo?  

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