DAM ou Dropbox : quelle est la meilleure solution pour vous ?

Alors que la création de contenu continue de croître rapidement, de nombreuses organisations atteignent les limites des outils de partage de fichiers qu'elles utilisent tels que Dropbox.

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Pour les entreprises qui augmentent activement leur production de contenu, il est temps d'adopter une solution plus sophistiquée capable de gérer efficacement des milliers d'actifs numériques sans nuire à la productivité des équipes, ni à l'intégrité de la marque, ni à la satisfaction des clients. Par exemple, une solution de gestion des actifs numériques (Digital Asset Management ou DAM).

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En quoi des outils comme Dropbox ou une solution de DAM sont-ils différents exactement et quand les marques devraient-elles passer de l'un à l'autre ?

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Examinons de plus près leurs fonctionnalités et leurs capacités pour vous aider à choisir l'outil le plus adapté.

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1. Qu'est-ce que Dropbox ?

2. Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques (DAM) ?

3. Dropbox contre DAM : principales différences

- Ressources

- Stockage

- Organisation

- Flux de travail

4. Pourquoi les entreprises migrent-elles de Dropbox vers un DAM ?

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Qu'est-ce que Dropbox ? 

Fondé en 2007, Dropbox reste aujourd'hui un logiciel de partage et de stockage de fichiers très populaire. Sa simplicité d'utilisation et son prix abordable en font un outil très apprécié des particuliers et des petites entreprises. 

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Voici quelques-unes de ses fonctionnalités :

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• Gestion des actifs — vous pouvez créer et modifier des fichiers (Microsoft) 
• Partage de fichiers — vous partagez facilement des fichiers à partir d'un téléphone, d'un ordinateur ou d'une tablette
• Intégrations — vous pouvez vous connecter à d'autres outils tels que Zoom et Slack
• Sécurité renforcée — vous contrôlez les accès grâce à la protection par mot de passe, à l'expiration des liens et aux autorisations de téléchargement

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De nombreuses organisations apprécient Dropbox, mais pour les équipes plus nombreuses et les entreprises en croissance, il existe une autre option plus adaptée. 

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Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques (DAM) ?

Un système de DAM est une plateforme de stockage évolutive qui joue le rôle d'une bibliothèque centralisée pour tous les actifs numériques du marketing, de l'entreprise et du produit.

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Ce n'est pas uniquement une solution de stockage : le système permet également l'organisation, le travail collaboratif et la distribution de centaines de formats de contenu différents, des images à la vidéo 3D.

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Libérées du processus très chronophage de la gestion de gros volumes d'actifs créatifs, les entreprises peuvent se concentrer sur des activités génératrices de valeur qui créent une expérience client positive et augmentent les revenus de l'entreprise.

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C'est la différence fondamentale entre Dropbox et un système de DAM.

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L'un (Dropbox) est un outil très utile à ajouter à votre environnement technologique. L'autre (DAM) s'intègre à tout l'écosystème de votre entreprise, connectant de manière transparente les actifs numériques aux outils et aux équipes en place afin de gagner en efficacité et d'obtenir l'avantage nécessaire pour garder une longueur d'avance sur vos concurrents.

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Dropbox contre DAM : principales différences

Maintenant que nous avons vu la principale différence entre Dropbox et le DAM, examinons de plus près en quoi les deux solutions se distinguent en considérant leur périmètre et leurs fonctionnalités.  

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DAM contre Dropbox : actifs

Un système de DAM robuste est conçu pour gérer des ressources multimédias telles que des photos et des vidéos à 360°, des formats de fichiers 3D, des fichiers audio ainsi que des images et des documents.

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Non seulement il gère ces formats de manière native, mais il s'adapte rapidement pour prendre en charge les formats plus immersifs de demain. Citons, par exemple, le contenu de réalité augmentée et la vidéo interactive.

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Toutes les solutions de DAM ne prennent pas en charge tous les types de fichiers. Vous devez donc connaître exactement les types de fichiers avec lesquels votre organisation travaille quotidiennement avant de vous lancer dans la migration. Cependant, dans la plupart des cas, une solution de DAM prendra en charge une plus grande variété de formats et de tailles de fichiers que Dropbox. 

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En ce qui concerne les actifs, le formatage est une autre différence essentielle entre le DAM et Dropbox. Avec Dropbox, vous êtes limité au chargement et au téléchargement des ressources telles qu'elles sont. Il n'est pas possible de modifier leur format directement dans Dropbox.

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Avec une solution de DAM, cependant, vous pouvez convertir les fichiers à la taille, à la qualité ou au format de votre choix. Plus de 300 formats peuvent être rendus dans des centaines de variations, et il existe des modèles dynamiques qui peuvent être modifiés par les spécialistes du marketing de chaque entité locale. Cela fait une énorme différence pour les organisations qui doivent relever les défis de la gestion et de la diffusion cohérentes de contenu personnalisé sur tous les canaux et dans tous les formats, à grande échelle. 

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DAM contre Dropbox : stockage 

De nombreuses solutions de DAM, comme Wedia, offrent un stockage illimité. C'est un avantage majeur pour les organisations qui doivent stocker, modifier et distribuer des milliers de contenus chaque mois. Les problèmes de stockage sont la dernière chose dont elles veulent s'occuper.

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Avec un outil de partage de fichiers comme Dropbox, la quantité de stockage disponible dépend de l'offre. Le plan le plus avancé, Dropbox Business, offre 5 000 Go de stockage pour 14,50 £ par utilisateur et par mois (trois utilisateurs au minimum). 

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Pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas besoin de grandes quantités de stockage, c'est suffisant. Cependant, pour les organisations qui se développent activement et qui augmentent rapidement leur création et leur distribution de contenu, une solution de DAM serait une option plus appropriée et plus économique.

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DAM contre Dropbox : organisation

Si Dropbox et les systèmes de DAM disposent tous deux d'une fonction de recherche, l'une est sans aucun doute plus sophistiquée que l'autre. 

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Dropbox possède une structure de fichiers simple qui vous permet de rechercher des noms de dossiers et des titres de fichiers. Si vous n'êtes pas très organisé et que vous n'utilisez pas de conventions de dénomination claires pour vos ressources, il vous sera difficile de trouver des éléments de contenu spécifiques (comme « des baskets bleues avec des lacets verts et des talons roses »). 

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Une solution de gestion des actifs numériques, en revanche, utilise un système plus complexe de marquage et de catalogage pour faciliter la recherche de l'actif adéquat lorsque vous en avez besoin. 

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Selon un rapport récent, les spécialistes du marketing et les créatifs consacrent 91 heures par semaine à la recherche d'actifs. De plus, près de la moitié d'entre eux pensent que leur entreprise perd de l'argent en produisant de nouveaux actifs qui restent inutilisés parce que les collaborateurs ne savent pas qu'ils existent ou ne réussissent pas à les trouver.

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Ce problème se résout grâce à une taxonomie DAM solide. 

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Les utilisateurs peuvent saisir des informations spécifiques telles que la couleur, la marque et la taille dans chaque fichier, et le système peut également extraire rapidement et efficacement les métadonnées contenues dans les documents et les images. Désormais, lorsque quelqu'un recherche « des baskets bleues avec des lacets verts et des talons roses », tous les documents contenant ce produit s'affichent. 

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Un autre avantage d'une solution de DAM comme Wedia est sa capacité d'indexation par intelligence artificielle (IA). Les filtres d'IA permettent aux utilisateurs de rechercher par « personnes » (fichiers multimédias avec ou sans personnes), par « âge » (bébés, enfants, adultes, personnes âgées) et par « emplacement » de la ressource — si elle a été créée à l'intérieur ou à l'extérieur.

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DAM contre Dropbox : flux de travail

La dernière différence essentielle à prendre en compte entre Dropbox et le DAM est la flexibilité, ou non, des flux de travail et des autorisations.

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Dropbox fonctionne bien pour le partage des ressources en interne. Parmi les outils favorisant la collaboration en interne, nous avons par exemple la modification en temps réel et la possibilité d'apposer des « tags » (@mention). Cependant, les choses se compliquent lorsqu'il s'agit de partager des ressources avec des parties externes.

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Chaque fois que vous partagez un lien vers un fichier ou un dossier dans Dropbox, vous devez définir les autorisations pour ce lien (par exemple, Afficher uniquement ou Modifier). Le partage de liens est également soumis à des restrictions : en fonction de votre plan, il y a certaines limites de taille des fichiers pouvant être partagés et de durée pendant laquelle ils restent actifs.

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Les systèmes de DAM, en revanche, sont conçus pour la diffusion de contenu et les utilisateurs ont donc beaucoup plus de contrôle sur la définition des autorisations exactes qu'ils souhaitent. Ils peuvent également mettre en place des flux de travail pour rationaliser le travail collaboratif et s'assurer que les bonnes personnes ont accès à la modification, à la révision et à la validation des ressources à tous les stades du processus de création de contenu. 

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Cela permet d'éviter de perdre énormément de temps à partager (et à repartager) des liens vers du contenu. De plus, en facilitant (et en accélérant) la validation du contenu par des services tels que le service juridique, les campagnes de marketing mondiales ne sont plus ralenties par la lenteur des processus de validation et les problèmes de conformité. 

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Enfin, un système de DAM offre un solide historique des versions. Il est facile pour les équipes de trouver l'emplacement des actifs les plus récents et de passer en revue toutes les modifications apportées à date. 

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Pourquoi les entreprises migrent-elles de Dropbox vers un DAM ?

Si Dropbox est un excellent outil pour les petites équipes qui partagent un nombre limité de fichiers chaque mois, il n'est pas adapté aux marques en pleine croissance qui ont besoin de gérer et de diffuser du contenu à grande échelle.

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Dans ce cas, le DAM est la meilleure solution.

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Si vous êtes concerné par l'une des situations suivantes, il est peut-être temps de changer :

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• Vous souhaitez améliorer l'efficacité de votre organisation. 
• Vous avez des milliers de fichiers auxquels vous devez accéder facilement.
• Vous travaillez avec plusieurs équipes, partenaires, revendeurs, franchisés, concessionnaires et autres, répartis dans le monde entier.
• Vous voulez un moyen de diffuser du contenu rapidement et en toute sécurité.
• Vous avez besoin d'une solution qui vous aide à offrir des expériences client hyper-personnalisées (et non pas d'une solution qui offre simplement plus de stockage).

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Une fois que vous aurez franchi le pas, voici les avantages dont vous bénéficierez, à l'image de marques telles que Decathlon et Volvo:

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• Productivité accrue — Le DAM est un moyen beaucoup plus efficace de gérer les actifs. Le contrôle des versions, les modifications en temps réel et les validations automatisées des flux de travail permettent de gagner un temps considérable sur les tâches manuelles.
• Amélioration de la cohérence de la marque — En contrôlant la façon dont les équipes locales personnalisent les assets et en offrant un moyen plus facile d'organiser et de trouver le contenu, les entreprises peuvent proposer des expériences de marque cohérentes à leurs clients dans le monde entier.
• Contenu hyper-personnalisé — Libérées des tâches manuelles chronophages, les équipes peuvent se concentrer sur les tests A/B, la prise de décision plus rapide grâce aux données et l'amélioration des campagnes marketing en fonction des performances.
• Accélération des campagnes de marketing mondiales — Des flux de travail de validation peuvent être mis en place pour impliquer les responsables des services juridiques, de la gestion des risques et de la conformité dans le processus de validation du contenu, ce qui accélère la mise sur le marché.
• Amélioration des performances — Les entreprises peuvent créer et enregistrer des tableaux de bord personnalisés et comparer les performances des contenus et des médias numériques sur différents canaux, catégories, zones géographiques et segments d'audience.
• Meilleur ROI — Le DAM augmente le ROI (retour sur investissement) d'une entreprise en rationalisant les cycles de révision, en éliminant le besoin de tâches manuelles et fastidieuses et en réduisant les coûts opérationnels.

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