Comment choisir la meilleure solution de gestion des assets numériques pour votre entreprise ?

Que vous ayez déjà une solution de Digital Asset Management (DAM) en place et que vous souhaitiez la remplacer, ou que vous soyez totalement novice en matière de DAM, trouver le bon logiciel pour votre entreprise peut s'avérer décourageant ! Dans cet article, nous allons vous montrer ce qui est vraiment important lors de la sélection d'une solution de DAM, les questions que vous devez vous poser et, surtout, comment vous pouvez trouver des réponses à ces questions afin de sélectionner un logiciel de Digital Asset Management qui fonctionne le mieux pour vous et pour les besoins de votre entreprise et de vos employés.  

‍

Si vous lisez cet article, c'est que vous n'êtes probablement pas satisfait de la gestion actuelle des contenus de votre entreprise. Heureusement, il existe d'excellentes solutions pour améliorer ce statu quo. L'une d'entre elles est le Digital Asset Management (DAM). Mais avant de commencer : Qu'est-ce que le DAM ? Et que peut-il faire pour vous ? Pour faire court et simple : Le Digital Asset Management est un moyen très efficace et rentable de stocker, rechercher, indexer, partager et diffuser une multitude de ressources multimédias différentes. Elle vous permet de donner accès à tous vos fichiers multimédias pertinents à des employés (sélectionnés), mais aussi à des partenaires externes tels que la presse, les producteurs (de contenu) créatifs et d'autres parties prenantes..... 

‍

Il est évident qu'il existe de nombreuses autres solutions sur le marché. Si vous vous demandez comment la gestion des assets numériques se compare à d'autres solutions courantes de stockage et de Digital Asset Management, nous avons tout ce qu'il vous faut :

Pourquoi choisir DAM plutôt que d'autres outils ? 

Examinons ensemble quelques solutions (que vous utilisez peut-être actuellement) en comparaison avec une plateforme DAM.

‍

En fonction de la taille de l'entreprise, il est naturel de s'en tenir dans un premier temps à des solutions déjà disponibles et faciles à utiliser, comme les disques USB ou les disques durs. Cependant, ces disques ont malheureusement des limites qui sont vite atteintes, car ils ne sont pas évolutifs et les supports ne peuvent pas être partagés facilement. Ce dernier point ne s'applique peut-être pas aux services de partage de fichiers, mais ceux-ci présentent d'autres inconvénients. Les services de partage de fichiers tels que Google Drive, Dropbox, OneDrive sont pratiques car ils facilitent l'accès aux ressources, mais ils ne sont pas très utiles pour vous et votre entreprise si vous souhaitez contrôler totalement les autorisations d'accès et le suivi des flux de travail. La recherche d'actifs peut également s'avérer difficile : Comme ces services ne s'appuient pas sur les métadonnées - nous reviendrons sur ce point plus tard - la localisation de vos différents actifs est compliquée (en particulier lorsqu'il s'agit de vidéos et d'images). 

‍

Dans un souci d'exhaustivité, nous mentionnerons également l'utilisation possible du courrier électronique et des ordinateurs de bureau des employés, qui présentent certains avantages mais surtout des inconvénients dès que la gestion des actifs devient un peu plus complexe.

‍

Stocker des actifs directement sur les ordinateurs de bureau de vos employés peut être sûr, mais partager vos actifs prend beaucoup trop de temps et est inefficace. Les ordinateurs peuvent également tomber en panne ou être inaccessibles pour diverses raisons. Un autre inconvénient de cette option est qu'elle n'est plus adaptée au mode de travail numérique d'aujourd'hui, y compris le travail à distance. Le courrier électronique, quant à lui, ne permet pas d'envoyer de grandes quantités de fichiers, et la communication peut être désordonnée et peu sécurisée. 

‍

En bref, tous ces outils peuvent sembler pratiques au début, mais ils présentent des lacunes importantes en matière de sécurité, de flux de travail, de fonctions de recherche avancées et bien d'autres encore.

‍

En outre, le Digital Asset Management offre des fonctions d'analyse et de notation qui vous permettent d'obtenir des informations importantes sur l'utilisation et les performances de vos actifs - ce qui change vraiment la donne en matière de prise de décision marketing ! 

‍

Tout cela vous semble intéressant ? Vous pouvez donc supposer qu'une solution de Digital Asset Management est un excellent choix pour vous. Cependant, il vous appartient de choisir un fournisseur de DAM dont la solution soutiendra votre entreprise de la meilleure façon possible. 

‍

Nous vous dirons par où commencer pour trouver le logiciel qui convient à votre entreprise et quels critères, caractéristiques et avantages vous devez prendre en compte lorsque vous comparez les différents fournisseurs de solutions de gestion des ressources numériques. Commençons par les bases : 

‍

Identifier les besoins de l'entreprise mais aussi les contraintes

Afin d'identifier les besoins mais aussi les contraintes de votre entreprise, vous devez vous poser des questions essentielles telles que

‍

• Quels types de fichiers doivent être traités par la solution ? 
• À quoi ressemble ma pile MarTech actuelle ? Le DAM peut-il y être intégré ? 
• Qui utilisera le DAM ? 
• Dans quelle mesure les futurs utilisateurs sont-ils familiarisés avec un logiciel tel qu'une solution de Digital Asset Management ? 
• Quel est mon budget ? 

Une fois ces principes de base posés, vous pouvez vous plonger dans les détails et examiner les principales fonctionnalités que vous souhaiteriez idéalement trouver dans votre future solution de Digital Asset Management.

‍

Établir une liste de caractéristiques clés

L'étape suivante consiste à établir une liste de caractéristiques clés en vérifiant les points suivants : 

‍

Support de fichiers

Les différentes solutions de gestion des ressources numériques couvrent des fichiers différents. Ce qu'il faut retenir, c'est que toutes les solutions de gestion des ressources numériques ne prennent pas en charge tous les types de fichiers. Quels sont donc les fichiers avec lesquels vous et vos employés devez travailler quotidiennement ? Des fichiers texte tels que des présentations, des contrats, des directives de marque ou des fichiers rich media tels que des images, des vidéos, du contenu audio, des animations et des graphiques à 360° et en 3D ? Ou peut-être tout cela à la fois ? Veillez à vérifier quels fichiers et formats sont pris en charge par vos fournisseurs préférés afin de vous assurer qu'ils prennent en charge tous les médias pertinents. 

‍

Personnalisation

Lorsqu'il s'agit de solutions de Digital Asset Management, certains fournisseurs optent pour une approche "unique", tandis que d'autres offrent une plus grande flexibilité et peuvent adapter parfaitement la solution DAM à votre entreprise. Une solution hautement personnalisable peut, par exemple, être dotée d'une interface utilisateur qui reflète la marque de votre entreprise. L'avantage est qu'elle s'intègre parfaitement à vos autres outils et donne à l'utilisateur l'impression d'une solution unique. Vous pouvez également personnaliser vos métadonnées et vos fonctions de recherche afin qu'elles couvrent, par exemple, l'ensemble de vos catégories de produits, de vos marques ou de vos unités commerciales. La recherche et l'indexation de vos actifs deviendront alors beaucoup plus intuitives. Le nombre et la nature de vos futurs utilisateurs de Digital Asset Management est également un facteur important à prendre en compte. La solution ne sera-t-elle utilisée que par un petit nombre de personnes d'une même équipe ? Dans ce cas, une gestion simple et limitée des utilisateurs vous conviendra parfaitement. Ou s'agit-il de milliers d'utilisateurs différents, tant internes qu'externes, dans le monde entier ? Dans ce cas, vous préférerez probablement une gestion des utilisateurs précise et complexe, sans limites, où vous pourrez définir différents accès et autorisations pour différents utilisateurs.  

‍

Évolutivité 

Qu'en est-il de l'évolutivité ? Dans le domaine du DAM, cela signifie qu'une entreprise doit pouvoir ajouter des contenus, des utilisateurs, du stockage, des capacités de travail en cours, des intégrations, etc. (entrée) à la DAM tout en disposant d'un système offrant des fonctionnalités et des performances identiques, voire supérieures (sortie). L'idée de base ici est de comprendre comment la solution peut s'adapter à l'évolution de vos besoins. Pour commencer, vous devez examiner la situation actuelle de votre entreprise et ses objectifs futurs. Pour les start-ups et les petites entreprises, les fonctionnalités de base peuvent être un bon moyen (et moins coûteux) de commencer. Cela dit, les fonctionnalités de base d'un DAM sont souvent limitées. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ses besoins commerciaux évoluent également. C'est pourquoi les solutions de DAM évolutives et modulaires sont certainement plus adaptées. Vous seul pouvez connaître la liste complète des exigences en matière d'évolutivité, mais nous allons vous donner quelques pistes de réflexion pour définir vos besoins et ce qu'il faut demander à une solution de gestion des assets numériques : Quel est le nombre actuel d'utilisateurs (y compris le nombre d'utilisateurs, les rôles et les groupes) ? De quel espace de stockage aurez-vous besoin aujourd'hui et à l'avenir ? Qu'en est-il des capacités en amont, telles que les flux de travail, ou en aval, telles que la diffusion, la prise en charge omnicanale et la personnalisation ? Avez-vous des besoins en matière de vidéo ? Quelle est l'architecture souhaitée pour faciliter les intégrations ? Et ainsi de suite...  

‍

Possibilités d'intégration avec d'autres applications/outils (y compris les API)

Cela nous amène au point suivant. En fonction de votre stack Martech actuel, vous voudrez que votre solution DAM s'intègre facilement à votre entreprise et à vos environnements techniques. Selon votre entreprise, le nombre d'intégrations requises peut être faible ou élevé. L'intégration peut être divisée en différentes catégories : Automatisation, gestion de la marque, commerce électronique, gestion des informations sur les produits (pim), gestion de projet, gestion des médias sociaux et contenu web (cms), pour n'en citer que quelques-unes. Les types d'intégration proposés par un fournisseur de DAM peuvent être très spécifiques. Nous distinguons également les intégrations qui sont directement développées et prises en charge par le fournisseur, de celles qui sont développées et prises en charge par ses partenaires. Il va sans dire que vous devez vous assurer que votre DAM est connecté à toutes vos applications. En parlant de connexion : Vous pouvez également ajouter la connexion avec les API à votre liste de souhaits en matière de DAM. 

‍

Méthode de déploiement (sur site ou dans le nuage)

Les fonctionnalités d'un logiciel de DAM ne sont pas tout : la solution choisie doit également être techniquement pratique et adaptée à vos contraintes. Il existe deux types de solutions de Digital Asset Management : sur site, où le logiciel est hébergé sur le serveur de votre organisation ; et dans le nuage (SaaS), où l'hébergement est externe à votre organisation et accessible via un navigateur web. Les deux options présentent des avantages :

Le logiciel sur site vous permet de garder le contrôle total de l'outil : choix des mises à jour, sécurisation des ressources, gestion des sauvegardes et des restaurations, etc. De plus, son utilisation est indépendante de la connexion Internet, ce qui peut être avantageux si vous ne disposez pas d'une connexion à haut débit ou si vous souhaitez isoler au maximum votre plateforme du réseau extérieur.

Le logiciel SaaS est plus simple et plus rapide à mettre en œuvre, car il n'y a pas d'infrastructure à fournir. Il est évolutif et offre la possibilité d'ajouter des modules, de bénéficier de mises à jour régulières et gratuites, ou d'augmenter l'espace de stockage en fonction des besoins. Il est accessible de n'importe où, et potentiellement par n'importe qui, du moment que l'utilisateur dispose d'une connexion internet... et d'une autorisation ! Enfin, l'abonnement donne généralement accès à une offre de support et de maintenance.

‍

Fonctions de sécurité (droits d'auteur, gestion des utilisateurs, SSO)

Dans cet article, vous avez déjà appris qu'une solution de Digital Asset Management fait office de "source unique de vérité" (SSOT) : une base de données centralisée des assets validés est un atout considérable pour maîtriser pleinement les questions de sécurité. Lorsque vous utilisez une solution de gestion des assets numériques, vous bénéficiez presque toujours d'une source unique de vérité, mais là encore, les fonctionnalités varient d'un fournisseur à l'autre. Pour avoir une vue d'ensemble, demandez-vous si vous voulez empêcher, par exemple, l'expiration des droits lorsque vous choisissez d'archiver automatiquement une ressource. Ou avez-vous besoin de contrôler l'utilisation géographique de vos assets ? L'utilisation en réseau ? Pouvez-vous documenter les droits d'utilisation et les restrictions afin d'éviter toute violation des droits d'auteur et de préserver l'intégrité de la marque ? Précédemment, nous avons également évoqué la gestion des utilisateurs.   

‍

Et enfin, last but not least : Y a-t-il une courbe d'apprentissage ? 

Une courbe d'apprentissage dans le contexte du Digital Asset Management signifie que vous devez également réfléchir à la manière dont la nouvelle solution peut être utilisée par vos employés (et partenaires). En d'autres termes : Comment pouvez-vous assurer une adaptation réussie de votre nouvelle solution DAM et faire du DAM une habitude ? C'est la raison pour laquelle il est crucial de prêter attention au fonctionnement interne du DAM, qui est la qualité intrinsèque que les utilisateurs rencontrent. Il faut faire attention à l'indexation des contenus et à l'organisation des médias, mais aussi à la facilité d'utilisation de l'UX que les employés vont expérimenter. Gardez cela à l'esprit lorsque vous allez choisir la bonne solution DAM pour votre entreprise.

‍

Vérifier les évaluations et les cas d'utilisation du Digital Asset Management

À ce stade et après de nombreuses réflexions, vous devriez avoir une idée claire de la liste des fonctionnalités clés que vous aimeriez avoir dans votre système de gestion des actifs numériques. Vous pouvez maintenant utiliser cette liste avec les fonctionnalités offertes par les différents fournisseurs et créer une courte liste de vos préférées. Il est également utile de consulter les avis des clients et les cas d'utilisation. Les témoignages des clients de Wedia illustrent par exemple comment une solution de DAM a été mise en œuvre avec succès et (selon le fournisseur) adaptée à l'entreprise spécifique et à ses défis marketing. En particulier lorsqu'il s'agit de vos concurrents, ces documents sont très précieux et perspicaces et vous aident à choisir la solution DAM qui vous convient le mieux.

‍

Prêt à partir à la recherche d'une solution de Digital Asset Management ? Si la solution Wedia vous intéresse et que vous souhaitez découvrir nos fonctionnalités, n'hésitez pas à réserver une démo avec l'un de vos experts ou à remplir un modèle d' appel d'offres pour la réalisation d'un appel d'offres DAM. 

‍

En ces temps complexes, il est essentiel de disposer d'outils adaptés aux nouvelles façons de travailler, et la solution Wedia a prouvé qu'elle était capable de s'adapter aux nouveaux modes de travail. 

‍

Nous proposons une solution SaaS de Digital Asset Management qui s'appuie sur les services de nos experts (conseil, intégration, support, etc.) et qui est dédiée à la gestion et à la diffusion omnicanale des médias marketing, pour permettre aux entreprises d'offrir la meilleure expérience client possible sur l'ensemble des canaux de communication et de vente.