Warum die Integration von DAM und CMS wichtig ist

Digital Asset Management (DAM) und Content Management Systeme (CMS) sind wichtige Tools für jedes Unternehmen, das eine Vielzahl von digitalen Assets und Inhalten verwaltet. 

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Einzeln betrachtet, arbeiten beide Systeme effizient. 

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Vermarkter, die über eine DAM-Plattform verfügen, geben beispielsweise an, dass sie jede Woche 28 % weniger Zeit mit der Suche nach den von ihnen benötigten Assets verbringen. Umgekehrt geben 51 % der Vermarkter, die keine DAM-Plattform haben, an, dass sie Geld für die Produktion oder Neuerstellung von Assets verschwenden, die nicht genutzt werden, weil sie sie nicht finden können.

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Außerdem gibt es 73 Millionen Websites im Internet, die CMS verwenden, wobei WordPress den größten Anteil an Nutzern hat. Allein diese Zahl zeigt, wie effektiv CMS-Systeme sind. 

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In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum es wichtig ist, Ihr DAM-System mit Ihrem Content Management System zu integrieren. Vor allem, wenn Sie eine große Organisation sind, die viele digitale Assets verwaltet und eine Menge Online-Inhalte veröffentlicht. 

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Wir werfen auch einen Blick auf die Probleme, die auftreten können, wenn Sie beide Systeme als eigenständige Tools verwenden. Schließlich werden wir uns die Schritte ansehen, die Sie unternehmen müssen, um Ihr Digital Asset und Content Management System effizient zu integrieren. Doch zunächst ein kurzer Überblick über beide Systeme und die wichtigsten Unterschiede zwischen ihnen. 

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Was ist ein Digital Asset Management und Content Management System

Ein Digital Asset Management-System ist eine Softwareplattform, die zum Speichern, Organisieren, Verwalten und Verteilen von digitalen Assets wie Bildern, Videos, Dokumenten und anderen Dateitypen konzipiert ist. Sie dient als zentrales Repository, das es Nutzer:innen ermöglicht, schnell und einfach nach Assets zu suchen und diese abzurufen.

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DAM-Systeme können in einer Reihe von Branchen eingesetzt werden, z. B. im Einzelhandel, in der Fertigung und im Bankwesen. Sie sind besonders nützlich für Unternehmen, die mit großen Mengen an digitalen Assets umgehen und diese effizient verwalten müssen.

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DAM-Systeme umfassen in der Regel Funktionen wie Metadaten-Tagging, Versionskontrolle, Benutzerberechtigungen und Asset-Konvertierung. 

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Ein Content Management System hingegen ermöglicht es Benutzer:innen, digitale Inhalte zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen, in der Regel für Websites. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle für die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, ohne dass Kenntnisse von Web-Programmiersprachen erforderlich sind.

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CMS werden häufig für E-Commerce, inhaltsorientierte Websites und Blogs verwendet, wo große Mengen an Inhalten verwaltet und übersichtlich dargestellt werden müssen. Zu den beliebtesten CMS gehören WordPress, Wix, Drupal, Joomla und Blogger. Sie bieten verschiedene Vorteile, wie z. B. eine optimierte Veröffentlichung von Inhalten, eine einfachere Zusammenarbeit, eine verbesserte Website-Pflege und eine einfachere Bearbeitung von Inhalten.

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Der Hauptunterschied zwischen Digital Asset Management-Systemen und Content Management-Systemen besteht darin, dass DAM-Systeme für die Verwaltung und Verteilung digitaler Assets konzipiert sind, während CMS speziell für die Verwaltung und Bereitstellung von Website-Inhalten konzipiert sind.

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Vorteile der DAM-CMS-Integration

Wir haben gesehen, welche Vorteile es hat, beide Systeme in der Toolbox Ihres Unternehmens zu haben. Sehen wir uns nun die Vorteile an, die sich aus der Integration der beiden Systeme ineinander ergeben. 

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1. Zentralisierte Speicherung: Durch die Integration wird sichergestellt, dass alle digitalen Assets und Inhalte an einem zentralen Ort gespeichert werden, so dass die Benutzer die benötigten Informationen leichter finden und darauf zugreifen können. 

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2. Effiziente Erstellung von Inhalten: Durch die Integration von DAM und CMS können die Benutzer problemlos auf digitale Assets zugreifen und diese für die Erstellung von Inhalten nutzen, ohne die CMS-Plattform verlassen zu müssen. Dies spart Zeit und verbessert den Prozess der Inhaltserstellung.

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3. Verbesserte Zusammenarbeit: Die Integration fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams, da die Teammitglieder problemlos über dieselbe Plattform auf digitale Assets und Inhalte zugreifen können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, zwischen Systemen hin und her zu wechseln, was zu einer besseren Kommunikation und optimierten Arbeitsabläufen führt.

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4. Verbesserte Markenkonsistenz: Die Integration stellt sicher, dass alle digitalen Assets und Inhalte, einschließlich Logos, Farben und Bilder, über alle Kanäle und Plattformen hinweg einheitlich verwendet werden. Dies trägt dazu bei, die Markenkonsistenz zu gewährleisten.

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5. Vereinfachte Veröffentlichung: Die Integration von DAM und CMS vereinfacht den Veröffentlichungsprozess, indem sie den Benutzern eine einzige Schnittstelle für alle Veröffentlichungsaufgaben bietet. Dies wiederum reduziert Fehler und verbessert die Produktivität.

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6. Bewertung von Inhalten: Die Möglichkeit, über die DAM-Umgebung einen detaillierten Überblick über alle Assets zu erhalten, die auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht wurden, um die Leistung der Inhalte zu verstehen und die Kommunikationsstrategien anzupassen. 

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Insgesamt kann die Integration von DAM- und CMS-Systemen zu größerer Effizienz, verbesserter Zusammenarbeit und erhöhter Markenkonsistenz führen, was sie zu einer lohnenden Investition für Unternehmen macht.

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Die folgende Fallstudie über Decathlon, einen führenden Sportartikelhändler in Frankreich, zeigt die Vorteile der Integration. 

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Decathlon suchte nach einem effektiven Weg, um die exponentiell wachsende Menge an Inhalten und digitalen Assets zu zentralisieren und zu verwalten. Die Marke verfügte über 73 Websites, die von verschiedenen CMS betrieben wurden, darunter auch E-Commerce-Websites. Außerdem gab es ein Produktinformationsmanagementsystem mit einer Vielzahl digitaler Inhalte. 

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Um die Zentralisierung und Verteilung aller digitalen Elemente im Zusammenhang mit dem Markenprodukt zu erleichtern, wurde die Digital Asset Management-Lösung von Wedia in das globale Informationssystem integriert.

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Durch die Integration des DAM in ihr CMS und mehr als 30 andere Anwendungen dank der Wedia API verfügte sie über eine zentralisierte Medienbibliothek für alle Websites von Decathlon. Auf diese Weise konnten die Benutzer mehr als 12 Millionen Inhalte einfach verwalten und weltweit verteilen.

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Wenn Sie auf der Suche nach einem effizienten DAM-System sind, das sich problemlos in Ihr Content Management System integrieren lässt, sollten Sie sich Wedia ansehen. Erfahren Sie jetzt mehr über Wedia.

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Herausforderungen bei der Verwaltung digitaler Assets ohne DAM-CMS-Integration

A. Manuelle Handhabung und Hochladen von Assets

Ohne Integration müssen die digitalen Assets in Ihrem DAM-System manuell auf die CMS-Plattform hochgeladen werden. Dies kann das Kopieren und Einfügen eines Links oder das Hochladen der Datei von einem Computer aus beinhalten. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie mehrere Assets hochladen. Außerdem erhöht sich dadurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein hochgeladenes Asset nicht den Stilrichtlinien oder Abmessungen der Marke entspricht, was zu Verzögerungen und kostspieligen Überarbeitungen führt.

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Der manuelle Umgang mit Assets erschwert auch die Organisation und Verfolgung Ihrer digitalen Assets. Ohne ein DAM-System kann es eine Herausforderung sein, Assets zu kategorisieren, zu markieren oder zu beschriften. Diese fehlende Organisation macht es schwierig, die benötigten Assets zu finden, wenn Sie sie brauchen.

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B. Unstimmigkeiten in den Asset-Metadaten 

Metadaten sind die beschreibenden Informationen über ein Asset, z. B. Dateityp, Größe, Autor, Erstellungsdatum und Auflösung. 

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Wenn Metadaten inkonsistent sind oder fehlen, kann dies zu Verwirrung und verlorenen Dateien führen. Und bei der manuellen Bearbeitung und dem Hochladen von Assets in ein CMS ist die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten in den Metadaten höher.

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So kann beispielsweise jedes Team oder jede Person, die am Prozess der Inhaltserstellung beteiligt ist, unterschiedliche Standards für die Kennzeichnung, Kategorisierung oder Markierung von Inhalten beim Hochladen auf die CMS-Plattform haben. Dadurch wird es für Personen außerhalb des Teams schwierig, Inhalte zu finden. Mit einem DAM-System werden die Metadaten jedoch zentralisiert und nach einheitlichen Standards und Protokollen im gesamten Unternehmen verwaltet. Durch die Integration beider Systeme werden Ihre Metadaten zentralisiert und die Suche nach den Dateien wird weniger Zeit in Anspruch nehmen. 

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C. Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung der Versionskontrolle

Die Versionskontrolle kann ohne ein zentrales System zur Verwaltung von Assets eine Herausforderung darstellen.

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Bei der manuellen Verwaltung von Assets können Mitarbeitende an verschiedenen Versionen des Assets arbeiten und ihre Aktualisierungen an verschiedene Teammitglieder senden. Es ist schwer zu erkennen, welche Version einer Datei die neueste ist oder welcher Mitarbeitende wesentliche Änderungen an dem digitalen Asset vorgenommen hat. 

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Nutzer:innen müssen zusätzliche Zeit damit verbringen, miteinander zu kommunizieren, um zu entscheiden, welche Version die neueste und/oder genaueste Kopie ist. Dieser Prozess ist ineffizient und zeitaufwändig. Noch komplizierter wird es, wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Dateien zu tun haben.

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Im Gegensatz dazu ist die Versionskontrolle mit einer integrierten DAM-CMS-Plattform kontrollierter und reibungsloser. Die Benutzer können die vorgenommenen Änderungen in demselben zentralen System sehen und sogar Kommentare und Feedback hinterlassen. 

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Schritte zur Integration von DAM- und CMS-Systemen

1. Bewertung der Kompatibilität von DAM- und CMS-Systemen

Der erste Schritt bei der Integration eines Digital Asset Management Systems mit einem Content Management System ist die Bewertung der Kompatibilität der Systeme. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten können.

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Inkompatibilitätsprobleme können den Erfolg eines integrierten DAM-CMS-Systems behindern und zu Ungenauigkeiten und Inkonsistenzen führen. Wenn das DAM- und das CMS-System beispielsweise unterschiedliche Dateitypen oder Codecs erfordern, kann es zu Problemen bei der gemeinsamen Nutzung von Assets zwischen den beiden Systemen kommen.

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Bei der Bewertung der Kompatibilität von DAM- und CMS-Systemen sind einige entscheidende Fragen zu stellen.

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• Unterstützen beide Systeme die gleichen Dateitypen?
• Haben die Systeme ähnliche Arbeitsabläufe oder Integrationsmethoden?
• Gibt es APIs oder bestehende Integrationen, die genutzt werden können?

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Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie sicherstellen, dass Sie in Systeme investieren, die perfekt zusammenarbeiten. 

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Wedia lässt sich nahtlos in CMS-Plattformen wie WordPress, Drupal und Adobe Experience Manager integrieren. Und mit unserer fortschrittlichen REST-API können Sie benutzerdefinierte Integrationen erstellen. 

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2. Wählen Sie eine geeignete Integrationsmethode

Die Integrationsmethoden können je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der verwendeten Systeme variieren. Im Folgenden werden einige gängige Integrationsmethoden vorgestellt:

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1. API-Integration: Die API-Integration ist die gängigste und zuverlässigste Methode zur Integration von DAM- und CMS-Systemen. Dabei wird die API (Application Programming Interface) der Systeme genutzt, um Daten zwischen ihnen auszutauschen. Mit der API-Integration können die beiden Systeme in Echtzeit miteinander kommunizieren, was automatische Aktualisierungen und optimierte Arbeitsabläufe ermöglicht.

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2. Plug-in-Integration: Viele DAM- und CMS-Systeme bieten Plug-ins an, die installiert werden können, um die Integration zu erleichtern. Diese Plug-ins fungieren als Brücke zwischen den beiden Systemen und ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und den Datenaustausch.

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3. Benutzerdefinierte Integration: In einigen Fällen kann eine benutzerdefinierte Integration erforderlich sein, um bestimmte Geschäftsanforderungen zu erfüllen oder um Systeme zu integrieren, die keine Standardintegrationsoptionen bieten. Bei der benutzerdefinierten Integration wird ein benutzerdefiniertes Skript oder eine benutzerdefinierte Anwendung erstellt, die den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen ermöglicht.

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4. Middleware-Integration: Middleware kann verwendet werden, um den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen zu vermitteln. Bei dieser Methode wird eine Softwareanwendung eines Drittanbieters eingesetzt, die zwischen dem DAM- und dem CMS-System sitzt und die Daten zwischen ihnen übersetzt und weiterleitet.

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Letztendlich hängt die beste Integrationsmethode von Faktoren wie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, den verwendeten Systemen und dem für die Integration verfügbaren Budget ab. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile der einzelnen Integrationsmethoden sorgfältig abzuwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Durch die Wahl einer geeigneten Integrationsmethode können Sie sicherstellen, dass Ihre DAM- und CMS-Systeme nahtlos zusammenarbeiten, ihren Wert maximieren und die Effizienz der Arbeitsabläufe in Ihrem Team verbessern.

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3. Metadaten einrichten

Die Einrichtung von Metadaten ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens liefern Metadaten den entscheidenden Kontext zu digitalen Assets, wodurch sie leichter zu finden und zu verwalten sind.

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Zweitens tragen Metadaten dazu bei, das Asset Management zu standardisieren und die Konsistenz innerhalb einer Organisation zu verbessern. Sie stellen sicher, dass die Bestände genau gekennzeichnet sind und dass einheitliche Standards und Praktiken für die Benennung und Beschreibung von Dateien und andere wichtige Details eingehalten werden. 

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Schließlich können Metadaten auch bei der Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften helfen. Sie können verwendet werden, um den Zugang zu sensiblen Assets zu kontrollieren und auch Nutzungsrechte/Lizenzinformationen zu verfolgen.

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Es gibt vier Hauptkategorien, in die Sie Metadaten einteilen können.

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Beschreibende Metadaten

Deskriptive Metadaten liefern Informationen über den Inhalt eines digitalen Assets. Diese Metadaten werden verwendet, um den Gegenstand, den Zweck und den Kontext des Assets zu beschreiben. Deskriptive Metadaten werden in der Regel vom Autor oder Ersteller des Assets erstellt.

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Beispiele für beschreibende Metadaten sind Informationen über den Titel, den Autor, das Datum und das Format eines Dokuments. Deskriptive Metadaten können auch Informationen über die mit einem Asset verbundenen Rechte an geistigem Eigentum enthalten, wie z. B. Urheberrechts- oder Lizenzierungsinformationen.

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Strukturelle Metadaten

Strukturelle Metadaten definieren die Beziehungen zwischen verschiedenen Komponenten des Assets. Zum Beispiel die verschiedenen Seiten innerhalb eines Dokuments oder verschiedene Kapitel innerhalb eines Buches. Strukturelle Metadaten sind besonders nützlich für digitale Assets, die aus mehreren Teilen bestehen oder eine komplexe Organisation aufweisen, wie z. B. Multimedia-Sammlungen oder Webseiten.

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Beispiele für strukturelle Metadaten sind die hierarchische Struktur mehrseitiger Dokumente, Navigationsmetadaten für Websites, zeitbasierte Metadaten wie Timecodes und Markierungen für Videos und Audioaufnahmen usw. Strukturelle Metadaten können auch andere Informationen über das Asset enthalten, wie z. B. das Dateiformat, die Dateigröße oder das Erstellungsdatum.

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Administrative Metadaten

Administrative Metadaten werden verwendet, um die Geschichte, den Kontext und die Herkunft eines Assets zu beschreiben. 

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Provenienz (Substantiv): der Ort des Ursprungs oder der frühesten Geschichte von etwas.

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Beispiele für administrative Metadaten sind technische Informationen über Dateiformate, Auflösung und Speicherort sowie Informationen über Berechtigungen, Zugriffsrechte und Sicherheitseinstellungen. 

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Generative Metadaten

Generative Metadaten sind eine Art von Metadaten, die automatisch oder programmgesteuert auf der Grundlage des Inhalts digitaler Assets erstellt werden. Im Gegensatz zu beschreibenden oder administrativen Metadaten, die in der Regel manuell von menschlichen Benutzern erstellt werden, werden generative Metadaten automatisch mithilfe von Algorithmen, maschinellem Lernen oder anderen Berechnungsmethoden erzeugt.

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Beispiele für generative Metadaten können automatisch generierte Tags oder Schlüsselwörter sein, die den Inhalt von Bildern, Videos oder Dokumenten beschreiben. So können beispielsweise Algorithmen des maschinellen Lernens eingesetzt werden, um automatisch Gesichter oder Objekte in einem Bild zu erkennen und Metadaten zu ihrer Beschreibung zu erzeugen.

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Durch die Einrichtung von Metadaten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Assets im integrierten DAM- und CMS-System leicht auffindbar und genau organisiert sind.

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4. Anpassen der Berechtigungseinstellungen

Mit Hilfe von Berechtigungen lässt sich steuern, wer auf die in den DAM- und CMS-Systemen gespeicherten digitalen Assets zugreifen, sie ändern und löschen darf. Bei der Anpassung von Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen sind zwei Punkte zu beachten:

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• Definieren Sie Benutzerrollen: Definieren Sie Benutzerrollen und Zugriffsebenen auf der Grundlage der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. So stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer die richtige Zugriffsebene für die Ausführung seiner spezifischen Aufgaben hat.
• Zugangskontrollen festlegen: Legen Sie Kontrollen fest, um den Zugang zu sensiblen Assets zu beschränken. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu diesen Assets haben.

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Nach der Integration Ihres DAM und CMS besteht der letzte Schritt in der Schulung und Einarbeitung der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens in die Merkmale und Funktionen der integrierten Systeme. 

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Fazit

Die Integration von DAM- und CMS-Systemen hilft Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Markenkonsistenz aufrechtzuerhalten und die ordnungsgemäße Verwaltung ihrer digitalen Ressourcen sicherzustellen. Diese leistungsstarke Kombination von Technologien kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem digitalen Markt verschaffen.

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Wenn Sie Ihr Unternehmen effizienter und kundenorientierter machen wollen, ist es an der Zeit, zu handeln und die Integration Ihrer eigenen DAM- und CMS-Plattformen zu prüfen. Auf diese Weise können Sie das Beste aus Ihren digitalen Assets herausholen, Ihr Content Management optimieren und Ihre Geschäftsabläufe insgesamt verbessern. 

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