Le rôle du DAM dans l'atteinte des objectifs de développement durable des entreprises

Selon un rapport de Nielsen, 60 % des consommateurs américains sont prêts à payer plus cher pour des produits durables. 73 % des consommateurs mondiaux sont également prêts à modifier leurs habitudes d'achat pour réduire leur impact sur l'environnement. Cette évolution a poussé les entreprises à repenser leur mode de fonctionnement, de la conception et de l'emballage des produits au marketing et à la communication. Mais ce qui n'est souvent pas considéré, c'est la manière dont la gestion des fichiers numériques s'inscrit dans ce puzzle du développement durable. La plupart des entreprises ne se rendent pas compte que la façon dont les fichiers numériques (images, vidéos, designs, etc.) sont gérés peut avoir une incidence directe sur les efforts de développement durable.

Chaque fichier en double et chaque actif obsolète qui encombrent le stockage dans le cloud contribuent à la consommation d'énergie et au gaspillage numérique. Et comme le nombre de centres de données devrait doubler d'ici à 2026, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'ignorer le coût environnemental de pratiques numériques inefficaces. C'est là qu'un système de gestion des actifs numériques (Digital Asset Management, DAM) entre en jeu.

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Dans cet article, nous allons explorer le rôle du DAM dans l'accomplissement des objectifs de développement durable des entreprises, un fichier à la fois.

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Entrons dans le vif du sujet.

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L'impact environnemental des actifs numériques

La façon dont les entreprises gèrent leurs ressources numériques, des supports marketing aux catalogues de produits, a des conséquences tangibles pour la planète. Examinons comment les pratiques numériques non gérées nuisent à l'environnement.

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Le gaspillage numérique : la fuite d'énergie silencieuse

Chaque fichier en double, chaque brouillon périmé ou chaque dossier oublié stocké dans le nuage contribue au gaspillage numérique. Considérez ceci : les centres de données, qui alimentent le stockage en nuage, représentent 1 à 1,5 % de la consommation mondiale d'électricité. Ce chiffre devrait augmenter avec la croissance de la production de données.

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Les fichiers en double (par exemple, plusieurs versions d'une même image) augmentent les besoins en stockage. Cela oblige les serveurs à travailler plus dur et à consommer plus d'énergie. Les processus inefficaces, tels que les équipes qui envoient de gros fichiers par email ou qui recréent des ressources perdues, augmentent également la consommation d'énergie.

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Ce gaspillage n'est pas seulement un casse-tête technique, il est aussi une responsabilité environnementale.

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L'empreinte carbone du contenu

Derrière chaque actif numérique se cache une empreinte carbone.

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Un téraoctet d'informations stockées dans le cloud génère une empreinte carbone équivalente à deux tonnes par an.

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Une page web moyenne produit 1,76 g de CO2 par page vue. Un site web qui reçoit 10 000 pages vues par mois émettra 211 kg de CO2 par an. Cela équivaut à la préparation de près de 3 000 tasses de thé au lait. Si l'on multiplie ce chiffre par plus de 1,8 milliard de sites web, l'impact carbone s'accumule.

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La prolifération des données aggrave également le problème. Lorsque les actifs sont dispersés entre les services, les outils ou les régions, les organisations perdent la trace de ce qu'elles ont stocké. Cela conduit à l'utilisation de serveurs plus grands que nécessaire et de "fichiers zombies" inactifs qui consomment de l'énergie indéfiniment.

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Pire encore, environ 60 % des centres de données utilisent encore des combustibles fossiles, ce qui fait directement le lien entre les usages numériques et les émissions de gaz à effet de serre.

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Bien que les actifs numériques éliminent certains des coûts environnementaux associés aux supports physiques, ils posent de nouveaux défis en matière de consommation d'énergie, d'émissions de carbone et de déchets électroniques. Les entreprises et les particuliers étant de plus en plus dépendants du contenu numérique, il est essentiel d'adopter des pratiques durables pour la gestion et le stockage de ces ressources.

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Comment le DAM soutient les objectifs de développement durable des entreprises

Les systèmes de gestion des actifs numériques, souvent considérés comme des référentiels de contenu, sont de puissants catalyseurs du développement durable. Voyons comment des systèmes de DAM comme celui de Wedia aident les organisations à atteindre leurs objectifs en matière de développement durable.

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1. Réduire le gaspillage numérique

Les déchets numériques (fichiers en double ou actifs obsolètes) et les pratiques de stockage inefficaces contribuent silencieusement à l'empreinte carbone des entreprises. Des études indiquent que jusqu'à 68 % des données stockées par les entreprises ne sont jamais utilisées. L'accumulation de données inutilisées entraîne une augmentation de la consommation d'énergie pour le stockage et la gestion. Les systèmes de DAM s'attaquent à ce problème de la façon suivante :

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Centralisation du stockage pour éliminer les doublons

Lorsque les actifs sont dispersés dans des emails, des lecteurs partagés et des appareils individuels, les doublons commencent à s'accumuler. Les équipes de marketing peuvent stocker 10 versions de la même image de produit dans différents dossiers, tandis que les équipes de vente recréent des brochures parce qu'elles ne parviennent pas à localiser les originaux. Ces doublons sont coûteux pour l'environnement.

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Le DAM consolide tous les actifs en une seule source de vérité. Des fonctionnalités telles que le taggage des métadonnées permettent aux utilisateurs de localiser instantanément le bon fichier. Il n'est donc plus nécessaire d'enregistrer plusieurs copies.

Automatisation de la gestion du cycle de vie des actifs

Les actifs ont une durée de vie. Une vidéo promotionnelle pour une campagne de vacances devient obsolète en quelques mois, mais de nombreuses organisations conservent ces fichiers indéfiniment. Ces fichiers continueront à consommer de l'énergie de stockage longtemps après que leur utilité aura expiré.

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Avec un système de DAM, les équipes peuvent définir des règles d'expiration afin que les actifs soient automatiquement archivés ou supprimés en fonction de critères prédéfinis (par exemple, les dates de fin de campagne). Par exemple, une entreprise de médias peut utiliser son DAM pour archiver automatiquement des milliers d'actifs inutilisés chaque année, ce qui réduit considérablement l'énergie de stockage de l'entreprise.

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2. Rationaliser l'efficacité des ressources

La durabilité ne consiste pas seulement à réduire les déchets. Il s'agit également de maximiser la valeur de chaque ressource. Voici comment le DAM y contribue :

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La récupération plus rapide des actifs réduit le temps et l'énergie consacrés à la recherche.

Les employés perdent en moyenne entre une demi-heure et deux heures par jour à rechercher des fichiers. Cette inefficacité a un coût environnemental caché, comme l'utilisation prolongée des appareils et les requêtes sur le serveur. Mais grâce aux puissantes fonctionnalités de recherche du DAM, telles que les filtres de métadonnées avancés, la recherche visuelle alimentée par l'IA et la reconnaissance faciale, les équipes peuvent retrouver leurs actifs en quelques secondes.

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Intégration avec les stacks martech

L'utilisation de systèmes cloisonnés oblige les équipes à dupliquer leurs efforts. Par exemple, le marketing peut téléverser la même image vers un CMS, un outil de messagerie et une plateforme sociale séparément, créant ainsi plusieurs copies. Les actifs dispersés dans les outils de marketing ne font que gonfler la capacité des serveurs et la consommation d'énergie.

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D'autre part, l'intégration centralisée du DAM garantit que les actifs sont stockés une seule fois et réutilisés partout. Lorsqu'ils sont intégrés à un CMS ou à un PIM, les actifs validés (par exemple, les images de produits, les certifications de durabilité, etc.) se synchronisent automatiquement entre les plateformes. Cela permet de réduire le nombre de fichiers en double, les besoins de stockage et la consommation d'énergie.

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3. Favorise le travail à distance et la réduction des déplacements

Les plateformes de Digital Asset Management offrent généralement des fonctionnalités telles que des espaces de travail partagés, des outils d'annotation et le contrôle des versions, qui rendent la collaboration à distance non seulement possible, mais aussi très efficace. Au lieu de recourir à de longs échanges par email ou à des réunions en personne, les équipes peuvent se réunir autour d'une version unique et centralisée d'un fichier. Les designers peuvent laisser des commentaires, les responsables marketing peuvent suggérer des ajustements et les équipes juridiques peuvent approuver les versions définitives en temps réel. Cette approche numérique permet d'obtenir plusieurs avantages clés qui s'inscrivent directement dans les objectifs de développement durable d'une entreprise.

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Tout d'abord, le DAM réduit les déplacements inutiles. Les voyages d'affaires contribuent de manière significative à l'empreinte carbone des entreprises. Un seul vol aller-retour entre New York et Londres génère environ 1,6 tonne de CO₂ par passager. Le DAM atténue ce phénomène en permettant la collaboration virtuelle.

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Il était autrefois courant pour les équipes créatives d'emballer des prototypes physiques, des DVD ou des impressions de grande taille afin de les montrer à des parties prenantes situées dans un autre bureau ou dans une autre partie du monde. Mais lorsque toutes ces ressources sont regroupées dans un système de DAM, la collaboration ne dépend plus de l'endroit où l'on se trouve. Toute personne autorisée peut visualiser et commenter des images haute définition, suivre les modifications apportées à la mise en page des documents ou laisser des notes codées dans le temps sur des vidéos. Il n'est pas nécessaire de faire appel à un coursier, de prendre l'avion ou de se réunir en personne. En réduisant les déplacements fréquents, les organisations réalisent des économies et réduisent concrètement leur empreinte carbone.

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Deuxièmement, le DAM peut réduire les besoins en espace de bureau. Comme les équipes s'appuient sur une plateforme unique basée sur le cloud pour les tâches critiques, les employés ont plus de liberté pour travailler à domicile, dans des espaces de travail partagés ou dans des bureaux satellites. Cette flexibilité permet souvent de réduire la taille du siège principal ou d'éliminer des étages supplémentaires. Cela permet de réduire la consommation d'énergie liée au chauffage, à la climatisation et à l'éclairage. Certaines entreprises ont même adopté un fonctionnement opérationnel entièrement à distance, en utilisant des outils de DAM pour unifier les campagnes de marketing, l'image de marque et les actifs produits dans un environnement virtuel. Dans ce cas, chaque kilowatt d'électricité économisé dans les bureaux contribue directement aux objectifs plus larges de l'organisation en matière de développement durable.

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Plus d'informations :

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• Comment rendre l'hébergement de serveurs plus vert ?
• Comment les différents secteurs peuvent-ils entreprendre une transformation numérique durable ?

Surmonter les obstacles à l'adoption du DAM

Si les avantages des systèmes de Digital Asset Management pour le développement durable sont évidents, leur adoption ne se fait pas sans difficulté. Les organisations se heurtent souvent à des résistances liées aux coûts, à la complexité technique et à l'inertie culturelle. Cependant, ces défis sont loin d'être insurmontables. Voici quelques conseils pour aider les entreprises à surmonter les obstacles à l'adoption du DAM.

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1. Obtenir l'adhésion de l'équipe pour garantir une adoption sans heurts

Pour éviter toute résistance de la part de votre équipe, commencez par impliquer des représentants de chaque service qui utilisera le système de DAM.

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Il est essentiel de communiquer sur le Pourquoi.

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Expliquez comment le DAM s'aligne sur des objectifs organisationnels plus larges, tels que l'accélération du lancement des campagnes, le maintien de la conformité ou l'amélioration de la cohérence de la marque.

Les séances de formation initiale sont également cruciales. Proposez plusieurs formats de formation pour tenir compte des différents styles d'apprentissage. Après le lancement, une assistance permanente doit être assurée, éventuellement par l'intermédiaire d'un service d'assistance.

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2. Simplifier le processus de mise en œuvre

Plutôt que de déployer un DAM complexe et entièrement personnalisé dès le premier jour, envisagez d'adopter l'approche d'un DAM minimal viable. Il s'agit d'identifier les fonctionnalités de base, telles que le stockage, la recherche ou le partage des actifs, et de les déployer dans un premier temps. Au fil du temps, vous pourrez passer à des fonctionnalités avancées telles que les flux de travail automatisés et l'étiquetage piloté par l'IA.

La meilleure pratique consiste également à tester le DAM avec un petit groupe avant de le déployer à l'échelle de l'organisation. Ce projet pilote permet d'affiner les flux de travail, de repérer les pièges potentiels et d'ajuster les configurations avec un minimum de perturbations. Une fois affinée, l'approche peut être étendue à d'autres départements plus facilement.

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3. Migration et nettoyage des données

Avant toute migration de données, procédez à un audit complet afin d'identifier les fichiers que vous possédez, leur format et la fréquence à laquelle ils sont utilisés. Cela permettra de mettre en évidence les contenus redondants, périmés, sans intérêt, ou ROT (obsolètes). La suppression des données ROT avant la migration peut réduire les coûts de stockage et éviter que votre DAM ne soit encombré dès le premier jour.

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4. Créer un modèle durable de métadonnées et de gouvernance

Les métadonnées ne sont pas un processus que l'on fixe puis que l'on oublie. Au fil du temps, de nouvelles lignes de produits, de nouveaux éléments de marque ou de nouveaux canaux de commercialisation peuvent nécessiter de nouvelles catégories de taggage. Planifiez des audits périodiques pour mettre à jour votre schéma de métadonnées et supprimer les actifs obsolètes.

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Vous devez également consigner les règles dans un document de gouvernance. Décrivez les conventions de dénomination, les champs de métadonnées autorisés, les processus de validation et les autorisations des utilisateurs. Veillez à ce que tout le monde ait facilement accès à ce document et à y intégrer les mises à jour effectuées après les examens périodiques de la gouvernance.

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5. Aborder la question de la sécurité et de la conformité

Il est important de mettre en place des contrôles d'accès basés sur les rôles. Les employés ne doivent avoir accès qu'aux fichiers correspondant à leur rôle. Par exemple, l'équipe de marketing peut avoir accès à des ressources publiques, tandis que la R&D a accès à des prototypes sensibles. Définissez correctement les rôles, les groupes et les autorisations des utilisateurs afin de minimiser le risque de violation des données.

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Assurez-vous que la solution de DAM que vous choisissez offre un cryptage solide des données afin que les informations sensibles soient protégées lorsqu'elles circulent entre les utilisateurs et les systèmes. Cela signifie qu'il faut rechercher des fonctionnalités telles que le cryptage SSL/TLS et les protocoles sécurisés (HTTPS). Ces fonctionnalités minimisent le risque d'accès non autorisé ou de violation des données. Veillez également à ce que le DAM soit hébergé dans un environnement sécurisé et contrôlé. Par exemple, le fournisseur d'hébergement de Wedia est AWS et Azure.

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Le Digital Asset Management a parcouru un long chemin depuis ses débuts, en tant que simple stockage de fichiers. Dans un monde qui met de plus en plus l'accent sur le développement durable, les plateformes de DAM sont de plus en plus reconnues comme des outils essentiels pour réduire le gaspillage, rationaliser la collaboration et maintenir une communication fluide. Que l'objectif d'une organisation soit de réduire l'utilisation du papier, de minimiser les émissions de carbone dues aux déplacements ou de soutenir une démarche de marketing responsable honnête, un DAM bien mis en œuvre peut faire une différence significative.

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