DAM : Cinq questions à se poser pour réussir un projet de Digital Asset Management

La mise en œuvre d'un DAM dans votre entreprise vous fera certainement gagner du temps et de l'argent, mais seulement si vous évaluez correctement votre projet. Nous avons interrogé Stéphane Rougon, directeur des opérations de Wedia pour la France, sur la manière de faire de votre projet de DAM un projet de Digital Asset Management réussi. En tant que responsable des équipes de vente et de projet, Stéphane est au cœur de la mise en œuvre de solutions de DAM pour de grandes entreprises françaises d'envergure internationale. Quels sont les critères de choix d'une solution ? Comment déployer un tel projet ? Avec quelle équipe travailler ?

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Voici quelques réponses claires.

1) Pourquoi mettre en place une solution de DAM ? Quels sont les enjeux et les défis pour une entreprise ?

Les enjeux de nos clients sont multiples mais sont souvent les mêmes : réduire le temps passé, et donc perdu, à rechercher des médias éparpillés dans leur organisation ; éliminer les coûts de reprise de visuels existants mais introuvables ; remplacer des outils hétérogènes et parfois obsolètes par une solution unique à l'échelle de l'entreprise ; respecter les droits d'auteur ou les droits à l'image et s'assurer de la conformité aux contraintes réglementaires pour éviter les risques de pénalités financières ; assurer la cohérence de la marque et mieux promouvoir son image auprès de leurs différentes cibles ; maximiser les ventes en proposant des expériences clients adaptées au contexte géographique, au canal et à l'audience...

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2) Comment évaluer correctement mes besoins ?

Définir ses besoins et ses attentes, c'est d'abord hiérarchiser les questions que je viens d'évoquer. Hiérarchiser, c'est quantifier l'impact des difficultés rencontrées et les conséquences de l'immobilisme. Quel est le temps consacré à la recherche des médias ? Quel est le risque financier en cas de non-respect des contraintes réglementaires ? Quelle est la conséquence pour mon image si mes équipes commerciales rédigent des propositions en utilisant des visuels "produit" obsolètes ou Google ? Quelle augmentation des ventes puis-je espérer si je peux promouvoir le même produit sur les sites de mes multiples marques ou sites eCommerce avec des supports différents qui varient en fonction de l'audience ?

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Une fois que les défis ont été classés par ordre de priorité en fonction de leur impact et de leurs conséquences financières, les attentes peuvent naturellement se concrétiser : 

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• Une entreprise qui dépense des centaines de milliers de dollars sur son budget d'infographie uniquement pour générer les différentes variations d'un même visuel préférera une solution qui lui permet de simplifier, voire d'automatiser, la génération des variations. 
• Une organisation à l'organigramme complexe recherchera une solution hautement configurable et un partenaire capable de l'aider à concevoir la structuration de son contenu. 
• Un groupe qui souhaite rationaliser plusieurs outils existants aura à cœur d'identifier une solution capable de supporter un volume important de contenus tout en sachant s'adapter au contexte de chaque marque ou entité du groupe.

3) Comment réunir la bonne équipe autour d'un projet de Digital Asset Management ? Comment mener à bien un projet de Digital Asset Management ?

Soyons clairs : viser un consensus généralisé à travers cinquante pays n'est pas très réaliste. D'un autre côté, une task force qui ne sait pas comment déployer une solution au niveau international ne vaut pas mieux. Nous devons trouver le bon équilibre.

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Dans un projet DAM aujourd'hui, nous itérons, nous prouvons, nous déployons. L'équipe doit être composée dans ce but... L'équipe doit être sélectionnée pour atteindre cet objectif et aider l'entreprise à déployer rapidement la solution dans le premier pays par exemple. Il est important de se rappeler que l'interaction avec les lignes d'affaires est essentielle dans les projets DAM. Il y a également des interactions avec les consommateurs des médias. Par exemple, une entreprise qui produit une image en France aimerait savoir comment elle sera utilisée au Japon.

Pour répondre à ces besoins et à ces attentes, la "dream team" d'un projet de Digital Asset Management réussi doit être composée de personnes capables de déployer un système et de personnes pluridisciplinaires représentant à la fois les producteurs et les utilisateurs de contenu. N'oubliez pas que le DAM est utilisé par des êtres humains. De bons ambassadeurs sont nécessaires au niveau local.

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Enfin, l'équipe de projet doit être pragmatique, crédible auprès de l'entreprise et avoir l'ouverture culturelle nécessaire pour fédérer son projet au niveau international.

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4) Comment choisir le bon fournisseur de DAM ? Quelles sont les différences entre les systèmes DAM ?

Choisir un fournisseur, ce n'est pas seulement choisir une solution technologique. Il s'agit de choisir un partenaire dont l'ADN est compatible. Ai-je besoin d'un système DAM hautement standardisé, d'un DAM sans personnalisation ou, au contraire, d'un Digital Asset Management permettant un large éventail de personnalisation avec une forte capacité d'intégration dans l'écosystème numérique existant ? Chaque fournisseur a son propre ADN. La question est de savoir s'il est cohérent avec vos propres objectifs.

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Les analystes présentent les fournisseurs sous la forme d'un graphique très schématique qui représente assez bien la réalité de l'industrie : la plupart du temps, le premier axe illustre la capacité d'un fournisseur à soutenir un projet à l'échelle internationale, tandis que le deuxième axe concerne la personnalisation. Il s'agit certainement de deux critères importants pour le positionnement d'un fournisseur de DAM.

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Wedia se situe clairement dans la deuxième catégorie : des acteurs capables d'accompagner des projets internationaux avec un écosystème numérique très fort. Cela permet à de très grandes organisations de nous faire confiance. Nous proposons une intégration forte du DAM, capable de le connecter aux multiples applications de nos clients. C'est un point important à comprendre : pour chaque défi, il y a un fournisseur adapté. Chez Wedia, par exemple, nous sommes dans le top 10 mondial, mais avec un effectif de seulement 120 personnes, nous restons une entreprise avec une touche personnelle et à l'écoute de chacun de nos clients.

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5) Comment mettre en œuvre une solution DAM ? Quelle est la meilleure façon de gérer le système ?

La réponse courte et simple est : vous devez être agile et itératif ! Essayer de travailler autrement n'est tout simplement pas possible. Une approche agile et itérative s'adapte très bien au marché. La principale mission du marketing et de la communication est de s'adapter en permanence. Il n'est pas possible de présenter un projet qui durera 18 mois. Regardez la situation en mars 2020, avant la première fermeture, et comparez-la à la situation actuelle. Tous les plans de marketing et de communication ont dû être entièrement refaits. Cela nécessite des cycles de projet assez courts qui visent à atteindre un objectif clair - un retour sur investissement.