Configurer votre système de Digital Asset Management en lien avec les besoins de votre entreprise

Sébastien Levy, directeur général de Wedia, a acquis une expérience significative pour offrir à ses clients le meilleur accompagnement dans la mise en place et le fonctionnement de leurs plateformes de DAM. Il nous explique ici comment cela peut se faire avec fluidité, tout en anticipant les changements à venir. 

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Un système de gestion des actifs numériques (DAM, Digital Asset Management) est une plateforme essentielle pour les entreprises qui leur permet de centraliser leurs ressources, qu'il s'agisse d'images, de vidéos ou de n'importe quel type de document. Avant de disposer d'une plateforme de DAM, ces actifs peuvent être sauvegardés dans différents systèmes, pays et départements. Il devient donc essentiel de les centraliser afin de gérer la cohérence de la marque, les droits d'auteur, la diffusion et l'évaluation du contenu.  

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À Wedia, nous avons l'habitude de travailler avec une grande variété d'entreprises, aux besoins différents, d'autant plus que nous accompagnons de grandes sociétés, en France et à l'international. Nous sommes donc souvent confrontés à de nombreux types de projets DAM, de ce que l'on pourrait décrire comme une demande "standard" de centralisation des actifs à des projets plus complexes. Ces derniers se concentrent également sur la façon dont les ressources peuvent être correctement diffusées tout en maintenant la performance à travers une multitude de canaux.  

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Configuration initiale de la plateforme de DAM

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Dès que nous recevons un appel d'offres, nous nous efforçons d'analyser soigneusement les besoins et les défis de l'entreprise et de les faire correspondre à l'expertise et à l'expérience dont nous disposons.  

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Tous nos clients bénéficient d'un processus d'intégration standardisé, au cours duquel nous nous concentrons sur les questions clés pour la mise en place de leur plateforme de DAM : nous les conseillons sur la structure de leurs actifs (leurs métadonnées) en fonction de la manière dont il sera efficace de les rechercher et de les trouver, et nous posons quelques questions sur la configuration du portail pour leurs utilisateurs. En trois semaines, ils obtiennent une plateforme de DAM complète qui répond aux besoins typiques du DAM.

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Dans certains cas, il est nécessaire d'aller plus loin : migration de données à partir d'une plateforme existante, intégration à une plateforme tierce (CRM, PIM, etc.), et dans ces cas spécifiques, nous ajoutons un ou plusieurs "Sprint". Les livraisons itératives sont le meilleur moyen de voir votre plateforme évoluer vers vos priorités et vos besoins exacts.

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Assurer une formation adéquate et l'adoption du système de DAM par les utilisateurs

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Nos projets DAM peuvent être de taille très variable, allant de trois semaines du début à la fin à des projets qui durent quelques mois. Tout dépend des exigences du client. 

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Cependant, dans tous les cas, nous avons une équipe Client dédiée qui participe au processus de prise de décision pendant les ateliers. Cette équipe devient l'experte d'un projet donné et le connaît parfaitement. Elle sera chargée de fournir des documents spécifiques, des exercices de formation, etc. aux utilisateurs de l'outil de DAM, afin de s'assurer qu'ils comprennent parfaitement comment utiliser le système.  

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Intégration fluide avec d'autres systèmes et outils existants au sein de l'organisation

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L'un des points forts de Wedia est la capacité de son système à se connecter à d'autres outils. Il s'agit d'un processus fluide, car les spécifications sont établies lors de la phase projet afin que tout soit automatisé, qu'il s'agisse de connecter un PIM (Product Information Management) ou un CMS (Content Management System). Notre système de DAM dispose d'une liste exhaustive et très documentée d'API (Application Programming Interface) qui nous permet de travailler avec la majorité des outils internes et externes.  

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Prise en compte de la compatibilité avec les différents types et formats de fichiers

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Notre équipe Produit suit en permanence les évolutions et les innovations technologiques pour s'assurer que chaque version de notre produit répond aux besoins les plus récents en matière de types et de formats de fichiers. Nous sortons de nouvelles versions de notre produit toutes les sept semaines, ce qui permet à notre équipe Produit d'actualiser constamment le système afin d'intégrer les nouveaux types de fichiers que nos clients souhaitent utiliser. Cela signifie qu'il faut non seulement être capable de les gérer, mais aussi de les lire, de sorte que des vignettes des ressources puissent être affichées et même converties dans différents formats ou dimensions. Elles peuvent également être indexées si elles contiennent du texte afin que les utilisateurs puissent utiliser la barre de recherche pour trouver les termes inclus dans ces ressources.  

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Assurer la sécurité des actifs numériques dans un système de DAM

En ce qui concerne le produit, notre équipe conçoit notre système en plaçant la sécurité au cœur de ses priorités, et des tests réguliers sont effectués pour s'assurer que ce système est aussi robuste que possible. Lors de la configuration du DAM, nos Key Account Managers travaillent avec le service juridique de l'entreprise pour définir le niveau de sécurité dont ils ont besoin pour leur DAM, y compris la double authentification à l'étape de la connexion.   

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En ce qui concerne le projet, notre système fonctionne sur la base de rôles et de segmentations. Les rôles signifient "Qui peut faire quoi ?" et la segmentation signifie "Qui peut voir quoi ?". L'utilisation de ces deux éléments nous permet de répondre aux besoins spécifiques de nos clients. Par exemple, en déterminant quelles antennes locales d'une entreprise sont autorisées à consulter certains actifs ou en veillant à ce que les agences externes ne puissent voir que les actifs en filigrane. Cette garantie de sécurité est mise en place automatiquement au début de tout projet et peut être affinée par la suite par le client pour définir des rôles spécifiques afin d'avoir un contrôle total sur l'accès aux actifs. 

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Les actifs peuvent ainsi être classés comme confidentiels et ne peuvent être consultés que par certains profils. Des embargos peuvent également être mis en place pour que les ressources ne soient visibles qu'à partir d'une certaine date. Ainsi, si les marques sortent de nouveaux produits et ne veulent pas qu'ils soient divulgués avant, il s'agit d'une mesure de sécurité qui peut être appliquée à leur DAM. 

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En ce qui concerne les vidéos, nous pouvons utiliser une approche de diffusion de vidéos avec jeton, grâce à laquelle la vidéo ne peut être lue que par un utilisateur autorisé. 

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Par conséquent, lorsque nos clients ont des préoccupations en matière de sécurité au début d'un projet DAM, nous sommes en mesure de les rassurer parfaitement en leur apportant la preuve que nous avons mis en place des mesures concrètes. 

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S'adapter à la croissance future et à l'évolution des besoins de l'entreprise

Notre système de DAM est, par nature, en constante évolution. La majorité de nos clients restent avec nous pendant huit, dix ans et plus. Bien évidemment, cela signifie que le système de DAM dont ils disposent dix ans après le lancement de leur DAM n'est pas le même qu'au début. La plateforme évolue naturellement grâce aux nouvelles versions qui offrent les dernières fonctionnalités et qui s'adaptent aux nouvelles tendances et technologies. Des mises à jour sont également proposées régulièrement aux clients, de sorte que l'évolution fait partie intégrante de leur parcours DAM avec Wedia. 

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De plus, chaque client peut configurer son DAM différemment afin de répondre aux changements de son organisation ou de ses méthodes de travail après la mise en place initiale. Par exemple, dans le cas d'un lancement dans un nouveau pays ou d'une nouvelle sous-marque, le client peut gérer la configuration lui-même ou, pour des besoins plus techniques, Wedia est là pour l'assister dans des mises à jour de "mini-projets". 

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Très souvent, nos clients commencent avec un nouveau système de DAM, et donc une offre standardisée. Toutefois, leurs besoins sont susceptibles d'évoluer au fil du temps, en particulier au fur et à mesure que leur entreprise se développe. Avec le temps, l'utilisation du système de DAM par différents utilisateurs s'étend à une variété de territoires et d'équipes. L'évolutivité du DAM Wedia est garantie. Certains de nos clients ont des volumes importants de ressources, à la fois dans le DAM et pour la distribution. Notre architecture est donc construite de manière à être parfaitement évolutive et nous sommes capables de suivre l'évolution de nos clients, ce qui nous rend fiers. 

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Défis rencontrés dans la mise en place de systèmes de DAM

La mise en place d'un nouveau système de DAM s'accompagne bien entendu de difficultés. L'un des défis récurrents auxquels nous sommes confrontés avec nos clients est la nécessité de recueillir les actifs existants avant de les intégrer dans l'environnement DAM. La migration de données, dont il est question ici, et que nous proposons à tous nos clients, peut représenter un grand nombre d'actifs. La difficulté peut être de garantir la qualité, car ils peuvent provenir de nombreux outils différents et ne sont pas toujours bien indexés ou sont même obsolètes. Cela signifie qu'un important processus d'organisation de ces actifs doit être réalisé.  

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Parfois, nous suggérons de télécharger toutes les ressources dans le système de DAM afin que le filtrage et le nettoyage puissent être effectués de l'intérieur, car nous pouvons utiliser la technologie du DAM pour nous assister. 

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Nous disposons également d'une équipe Indexation qui est en mesure d'aider les clients à collecter et à indexer leurs actifs, afin qu'ils soient optimisés pour une utilisation dans le DAM. En effet, il est essentiel de disposer de ces bases solides lorsque l'on commence à utiliser le DAM. 

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Collecte d'informations en vue d'une amélioration continue

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Bien entendu, après avoir mis en place la plateforme de DAM pour un client, nous devons nous assurer qu'elle fonctionne comme il se doit. Un mécanisme très important pour cela est l'intégration dans l'équipe Wedia de Customer Success Managers, qui rencontrent régulièrement les clients pour s'assurer que les objectifs fixés à l'origine sont atteints. Si ce n'est pas le cas, des mesures sont prises, par exemple l'accompagnement au changement ou des mises à niveau qui peuvent être effectuées pour intégrer de nouvelles fonctionnalités. Il s'agit de recueillir des retours d'expérience et de les comparer à ceux d'autres clients pour décider des nouvelles fonctionnalités à ajouter à la solution Wedia. 

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D'autres mécanismes incluent un onglet "feedback" dans la plateforme de DAM où les utilisateurs peuvent partager leurs commentaires. Il existe également un processus de notation au sein de l'équipe Produit afin de filtrer et d'évaluer le niveau d'action associé à chaque demande. Ainsi, lorsqu'une demande revient en permanence, elle devient prioritaire. 

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Nos équipes Key Account Managers et Sales sont également en contact régulier avec les clients actuels et futurs. Cela signifie qu'elles recueillent des informations sur leurs échanges individuels et les transmettent à l'équipe Produit afin de décider si des changements doivent être apportés.  

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Une approche complète de la configuration et de l'évolution 

Le processus de Wedia pour accompagner les clients dans la configuration de leur système de DAM est bien défini et nous sommes fiers de l'expertise des équipes qui soutiennent le processus, de l'équipe Sales aux 

Customer Success Managers.

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Une fois que le DAM d'un client a été configuré et lancé, le voyage ne s'arrête évidemment pas là. Nous savons que la gestion, la diffusion et le suivi des contenus continuent d'évoluer. À Wedia, nous nous engageons à suivre ces changements et à rester en phase avec les innovations dont nos clients ont besoin pour les soutenir. 

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