DAM vs Google Drive : le stockage en nuage peut-il contribuer à la sobriété numérique ?

Les outils et les méthodes de travail numériques ne montrent aucun signe de ralentissement. Avec l'arrivée constante sur le marché de nouvelles applications, de nouveaux appareils et de nouveaux équipements, les entreprises comme les consommateurs adoptent un mode de fonctionnement toujours plus numérique. 

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Un outil essentiel

Alors que les consommateurs souhaitent des communications nouvelles, innovantes et sur mesure sur plusieurs canaux, les marques doivent trouver un moyen de produire, de distribuer, de stocker et de mesurer le contenu. 

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Une solution en nuage est désormais un outil essentiel dans la boîte à outils de tout spécialiste de la communication et du marketing. Système de stockage numérique évolutif, la technologie "cloud" offre des avantages multiples aux entreprises, ouvrant la voie à la collaboration à distance, à une efficacité accrue et à des modes de travail hybrides. 

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On prévoit que d'ici 2025, le secteur technologique consommera 20 % de l'électricité mondiale, contre 7 % aujourd'hui - Greenpeace

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Une étude de Veritas Technologies a montré que 99 % des entreprises prévoient d'augmenter les charges de travail dans des environnements en nuage et que 98 % d'entre elles déclarent que ce changement est basé sur des stratégies de développement durable en constante évolution. 

En effet, la technologie numérique, si elle est mise en place avec soin et correctement, peut être un moyen de réduire les émissions de carbone. 

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Par exemple, selon le Forum économique mondial : 

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"Notre évaluation, telle que présentée dans la feuille de route Exponential Climate Action, est que les technologies numériques pourraient déjà contribuer à réduire les émissions mondiales de carbone de 15 %, soit un tiers de la réduction de 50 % requise d'ici à 2030, grâce à des solutions dans les domaines de l'énergie, de la fabrication, de l'agriculture et de l'utilisation des terres, des bâtiments, des services, des transports et de la gestion de la circulation. Cela correspond à plus que les empreintes carbone actuelles de l'UE et des États-Unis combinées. Mais c'est grâce à la quatrième révolution industrielle - en particulier la 5G, l'internet des objets (IoT) et l'intelligence artificielle (IA) - que le secteur numérique peut faire passer le rythme du changement à la vitesse supérieure."

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C'est pourquoi les entreprises adoptent elles aussi les technologies numériques pour améliorer leurs stratégies de communication et répondre au besoin des consommateurs de disposer d'un contenu varié et intéressant.

Solutions en nuage et sobriété numérique

L'empreinte carbone des solutions en nuage est un facteur important à prendre en compte. Prenons par exemple le fait que le stockage de

‍100gigaoctets de données dans le nuage pendant un an, ce qui vous donne assez d'espace pour plusieurs milliers de photos ou quelques heures de vidéos, nécessitent de l'électricité qui génère 0,2 tonne de CO2. 

Ainsi, si le stockage en nuage est un choix nécessaire et intelligent pour de nombreuses entreprises, il existe des options à prendre en compte lors du choix et de l'investissement dans un tel système. 

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Nous examinons ici les différences entre une solution de gestion des ressources numériques (DAM) et le stockage sur Google Drive. 

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Qu'est-ce que la gestion des assets numériques ?  

Le DAM permet aux organisations de stocker, d'organiser, de partager et de suivre une multitude de ressources, notamment des vidéos, des images, des fichiers audio, du matériel de marque, des modèles, des documents juridiques et des présentations.

Une solution DAM peut offrir un vaste espace de stockage et une intégration avec d'autres logiciels et outils. 

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Qu'est-ce que Google Drive ?

Google Drive est un service de stockage de fichiers qui permet de synchroniser et de partager des fichiers sur différents appareils et par différentes personnes. 

Service gratuit, Google Drive est généralement utilisé par les petites entreprises ou les particuliers à la recherche d'options de stockage de base qui peuvent être facilement combinées avec l'utilisation de la G-suite. 

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Le contenu dupliqué et ses implications environnementales

Alors que les entreprises cherchent à réduire leur empreinte carbone, la manière dont elles opèrent sur le plan numérique est également remise en question. Le type d'espace de stockage qu'une entreprise choisit d'utiliser peut contribuer à réduire son empreinte numérique. 

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Par exemple, dans le cas du DAM, l'outil permet de rationaliser le contenu et donc de réduire le volume des actifs. 

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Le contenu dupliqué est l'un des moyens d'encombrer l'espace de stockage. Stocker plusieurs fois la même photo ou conserver de nombreuses versions d'un document au lieu de ne garder que la version finale et validée, c'est alourdir inutilement les solutions en nuage. 

L'utilisation de Google Drive implique de rechercher et de supprimer les contenus en double ou les anciennes versions des documents. Cette opération prend du temps et n'est donc pas une solution infaillible pour s'assurer que tous les doublons sont effacés. 

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Une solution DAM, en revanche, dispose de fonctions de nettoyage intégrées, ce qui facilite la suppression des doublons et des actifs inutiles ou obsolètes. 

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La détection des doublons vous permet de les supprimer facilement. De plus, l'ajout d'une date d'expiration aux ressources vous permet de dépublier ou de supprimer automatiquement certains fichiers à la fois dans l'environnement DAM et dans d'autres logiciels tels qu'un système de gestion de contenu (CMS). 

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Bien que Google ne dispose pas d'une telle fonctionnalité, il convient de noter que le géant de la technologie a mis en place une impressionnante stratégie de développement durable qui couvre tous les domaines de son activité, avec un objectif de consommation nette zéro pour 2030. Avec des mesures telles que l'apprentissage automatique pour aider à refroidir ses centres de données, ou la reconstitution de l'eau utilisée dans les centres de données et les bureaux, Google s'est engagé de manière substantielle à avoir un impact positif sur l'environnement. 

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Optimisation des images pour réduire l'empreinte carbone

Une étude de l'Institution of Engineering and Technology a révélé que le stockage de photos nécessaire pour héberger toutes les photos prises par les Britanniques génère 355 000 tonnes de dioxyde de carbone par an, soit l'équivalent de la distance parcourue chaque année par chaque personne en voiture entre Lands' End et John O'Groats. 

La manière dont nous stockons les images est donc importante lorsque nous examinons les implications environnementales du stockage en nuage. 

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Travailler avec Google Drive signifie pouvoir stocker tous types d'images, de documents et de fichiers, mais il n'existe pas encore de moyen de réduire intuitivement leur taille en fonction de la manière dont ils sont partagés. Lorsque vous envoyez des fichiers à partir de Google Drive, vous pouvez choisir de les envoyer sous la forme d'un lien ou d'un format petit, moyen ou grand, ce qui permet de réduire la nécessité d'envoyer des fichiers lourds lorsque cela n'est pas nécessaire. 

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Une solution de DAM peut constituer un moyen astucieux de réduire l'impact carbone des images. Grâce à un système intégré, les images tirées de la plateforme DAM peuvent être redimensionnées en fonction de l'endroit où elles apparaissent, du type de site et du type d'appareil à partir duquel elles sont visualisées. Ainsi, des versions à plus faible résolution, qui occupent moins d'espace, peuvent être choisies par la plateforme DAM, ce qui optimise l'expérience du client et réduit le besoin d'images inutilement grandes.

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Outils de promotion de la collaboration 

Travailler de manière hybride aujourd'hui signifie avoir des équipes dans différents endroits, à distance et physiquement, ainsi qu'une série de collaborateurs et de parties prenantes externes, comme les agences de publicité. Jongler avec les différentes parties impliquées dans un projet peut prendre beaucoup de temps et même s'avérer coûteux. 

C'est pourquoi l'utilisation de solutions en nuage permet de centraliser les différents projets et de s'assurer que tout le monde utilise les mêmes actifs et leurs versions les plus récentes. 

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Google Drive fonctionne comme un système de dépôt de base, les différents types de médias peuvent être organisés dans des dossiers dédiés et les utilisateurs peuvent se voir attribuer différents droits, notamment : 

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• Gestionnaires
• Gestionnaires de contenu (par défaut pour les nouveaux membres)
• Les contributeurs
• Commentateurs
• Téléspectateurs

Cela vous permet de contrôler qui peut modifier certains actifs et des liens pour une gamme variée de fichiers peuvent être envoyés à diverses parties prenantes, y compris par exemple les agences de presse pour qu'elles puissent accéder à votre kit média.

Une solution DAM va encore plus loin. Les utilisateurs ont des profils spécifiques et peuvent consulter et modifier certains documents en fonction des autorisations qui leur ont été attribuées. Par exemple, dans une grande entreprise internationale ayant des bureaux dans différents endroits, les équipes peuvent être autorisées à ne modifier que certaines parties d'une campagne approuvée et marquée, afin d'assurer la cohérence dans l'ensemble de l'entreprise et dans plusieurs langues. 

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De plus, DAM fournit un composant de flux de travail dédié qui rend le travail sur les projets intuitif et aide à rationaliser les différents processus. Ainsi, les différentes parties prenantes peuvent voir l'état d'avancement du projet et être alertées lorsqu'elles doivent accomplir une tâche. Cela signifie également que tout le monde a accès à la même version du projet, ce qui évite d'avoir plusieurs versions du projet sauvegardées dans le nuage. 

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Comment le suivi analytique contribue-t-il à réduire votre empreinte carbone numérique ? 

Pour les entreprises qui cherchent à investir dans une stratégie numérique durable, il est essentiel de comprendre les indicateurs clés de performance (ICP) liés au contenu qu'elles diffusent. 

En examinant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et surtout pourquoi, les entreprises peuvent affiner leur communication et produire le contenu le plus pertinent et le plus adapté à leur public. 

Google Drive et DAM permettent tous deux aux utilisateurs de suivre certaines mesures, mais quelles sont les différences ? 

Google Drive fournit des analyses, mais de manière assez limitée. Les utilisateurs peuvent voir qui a ouvert et modifié les fichiers, ainsi que l'historique des partages, mais une fois que ces actifs quittent le Drive, ils ne peuvent plus faire l'objet d'un suivi. 

La plupart des systèmes DAM offrent des moyens plus avancés de suivre les actifs. Fonctionnant comme un SSOT (Single Source of Truth), le DAM est capable de suivre le contenu à l'intérieur de l'environnement DAM et une fois qu'il l'a quitté. 

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Les utilisateurs peuvent donc voir :  

• Lorsque les actifs ont été publiés et intégrés en ligne
• Quels sont les membres qui ont utilisé les actifs et où sont-ils allés ?
• Comment les spectateurs interagissent avec la ressource
• Le nombre de fois qu'une ressource a été consultée, partagée ou téléchargée

Il s'agit de dresser un tableau détaillé de vos campagnes de communication et de marketing, dans différents lieux, sur différents marchés et pour différentes marques. L'accès à ces analyses permet de comprendre comment le contenu peut être retravaillé, recyclé ou supprimé en fonction de ses performances. C'est aussi un moyen d'organiser les contenus inutiles ou obsolètes qui ne conviennent pas à votre public, libérant ainsi un espace vital dans votre système de stockage, ce qui contribue à réduire votre empreinte numérique. 

Image de marque et stockage en nuage

Avec l'augmentation exponentielle de la communication numérique, les marques doivent désormais s'assurer que le contenu qu'elles publient est conforme à la marque et cohérent. Comment les solutions "cloud" peuvent-elles y contribuer ? 

En ce qui concerne Google Drive, la solution peut fournir un espace pour stocker des documents de marque déjà créés, mais n'offre pas de fonctionnalités directement liées à la stratégie de marque ou au marketing. 

Le DAM, quant à lui, peut être un outil utile pour aider les entreprises à s'assurer que leurs actifs sont conformes à la marque et que les différentes équipes respectent les lignes directrices de la marque qui ont été définies par l'organisation. 

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En définissant, par exemple, un univers de marque et en autorisant les actifs à n'être modifiés que de certaines manières, une plateforme DAM garantit que les utilisateurs créent des actifs unifiés et conformes à la marque. Ainsi, le fait de disposer d'un ensemble de modèles standard que les équipes peuvent utiliser et modifier réduit la nécessité de produire une nouvelle version à chaque fois qu'une image ou une campagne est créée. Une fois de plus, cela limite la nécessité pour les équipes de faire des allers-retours avec les agences ou les équipes de création pour des modifications mineures et réduit la quantité d'actifs différents stockés dans l'environnement DAM. 

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Améliorer l'efficacité 

Les équipes de marketing et de communication doivent aujourd'hui jongler avec de nombreuses tâches, projets et échéances. Pour répondre à l'augmentation croissante de la production numérique, l'efficacité est de mise au sein de ces services. 

Disposer d'une solution en nuage est un moyen de privilégier l'efficacité et de gérer les stratégies de communication et les processus qui les entourent. De quelle manière pouvez-vous être plus efficace avec DAM et Google Drive et privilégier une stratégie de réduction des émissions de carbone ? 

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Recherche de contenu 

Lorsque les marques disposent d'un grand nombre de ressources, il est logique de les stocker dans un endroit centralisé. Avec de nombreux formats différents, notamment des images, des photos, des modèles et des vidéos, les équipes doivent pouvoir localiser rapidement ce qu'elles recherchent, ce qui leur permet de gagner du temps et d'améliorer la collaboration. 

Avec le DAM, les actifs sont étiquetés grâce aux métadonnées qui identifient le contenu numérique avec des attributs et des mots-clés spécifiques. Cela signifie que si les utilisateurs recherchent des mots-clés courants tels que "baskets montantes" ou "bouteille en argent", le DAM est en mesure de produire rapidement une série de résultats. 

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Google Drive est également facile à utiliser en termes de recherche, mais n'offre pas le même type de fonctionnalité de recherche granulaire que les plateformes DAM. 

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Grâce à une recherche de contenu plus aisée et à un gain de temps, les utilisateurs peuvent trouver facilement les médias qu'ils recherchent. Cela peut également signifier que des doublons ne sont pas ajoutés à un système de stockage en nuage lorsqu'un utilisateur pense que ce qu'il cherche n'existe pas, alors qu'en fait il existe, mais sous un nom différent. De cette manière, une seule version de chaque actif est sauvegardée sur le système en nuage, ce qui réduit l'espace de stockage consommé. 

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Partage 

Lorsque l'on travaille avec différentes parties prenantes, la possibilité de partager des fichiers est un élément important de la gestion des projets. 

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Avec Google Drive, les fichiers peuvent être directement inclus dans les courriels ou des liens vers le Drive peuvent être envoyés. Il s'agit d'un moyen simple et rapide de partager des actifs, particulièrement utile pour traiter un petit nombre d'actifs ou des images à faible résolution. 

Un système DAM constitue un moyen plus avancé de partager des fichiers. Au lieu d'envoyer des liens, de télécharger ou de transférer des fichiers lourds via des sites tels que WeTransfer, le système DAM offre un guichet unique pour vos actifs. 

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Sachant que chaque e-mail contenant une pièce jointe génère 50 g de CO2, les parties prenantes internes et externes peuvent se voir accorder un accès personnalisé à tout ou partie de votre DAM et les fichiers n'ont pas besoin d'être transférés dans un sens ou dans l'autre. Cela contribue également à l'empreinte numérique de l'entreprise, car les utilisateurs n'ont pas à charger et à télécharger constamment des actifs et à utiliser des logiciels de transfert de fichiers. Ainsi, un flux de travail collaboratif permet aux utilisateurs de travailler ensemble de manière plus intuitive et de passer moins de temps à communiquer par courrier électronique, par appel vidéo ou en s'envoyant des fichiers, réduisant ainsi leur empreinte carbone. 

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Plugins

L'un des moyens de réduire votre empreinte numérique consiste à intégrer de manière transparente vos différents logiciels. Cela signifie qu'au lieu de télécharger des actifs depuis votre espace de stockage dans le nuage et de les charger sur un système de gestion de contenu (CMS), par exemple, les actifs peuvent être extraits d'un emplacement central et utilisés sur d'autres logiciels. Cela signifie également que l'édition d'un actif à partir du DAM le modifiera sur vos différents canaux, de sorte que vous n'aurez pas à supprimer et à retélécharger un média modifié. 

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Google Drive ne permet pas cette fonctionnalité, mais investir dans une solution DAM, c'est créer un point central pour tous vos outils de marketing et de communication. Au lieu de passer d'un logiciel à l'autre, les actifs peuvent être partagés entre différentes plateformes, ce qui facilite plus que jamais leur suivi, leur modification ou leur suppression. Cela réduit également la nécessité de transférer les actifs, permet d'éviter les doublons et réduit le temps passé à déplacer les actifs, ce qui diminue la quantité de contenu stocké à plusieurs endroits et génère moins d'émissions. 

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Dois-je opter pour une solution DAM ou pour Google Drive ?

Opter pour un système de stockage en nuage devient aujourd'hui indispensable pour les outils de marketing et de communication. En fonction des besoins et des objectifs de votre organisation, l'une ou l'autre de ces solutions peut offrir de multiples avantages. 

Pour les petites entreprises ou les organisations caritatives, Google Drive peut constituer un moyen simple et direct de gérer différents types de contenu. 

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Cependant, pour les grandes entreprises, une plateforme DAM va offrir la possibilité d'aller beaucoup plus loin en termes de gestion, de partage et de suivi de vos actifs. De plus, dans un contexte où l'empreinte carbone d'une entreprise est remise en question, les solutions DAM peuvent fournir des moyens intelligents de recyclage, d'optimisation et de suppression des actifs, s'intégrant parfaitement dans une stratégie globale de réduction des émissions de carbone. 

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