Pourquoi l'intégration DAM-CMS est-elle importante ?

Un système de gestion des actifs numériques (DAM) et un système de gestion de contenu (CMS) sont deux outils essentiels pour toute organisation qui gère un grand nombre de ressources et de contenus numériques. 

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Individuellement, les deux systèmes fonctionnent efficacement. 

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Par exemple, les responsables marketing qui disposent d'une plateforme de DAM déclarent passer 28 % de temps en moins chaque semaine à rechercher les ressources dont ils ont besoin. À l'inverse, 51 % des spécialistes du marketing qui ne disposent pas d'une plateforme de DAM déclarent qu'ils gaspillent de l'argent en produisant ou en recréant des ressources qui deviennent inutilisées parce qu'ils ne peuvent pas les trouver.

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Il y a également 73 millions de sites web en ligne qui utilisent des CMS, WordPress ayant la plus grande part d'utilisateurs. Cette statistique montre à elle seule l'efficacité des systèmes CMS. 

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Dans ce guide, nous verrons pourquoi il est malgré tout important d'intégrer votre système de DAM à votre système de gestion de contenu. Surtout si vous êtes une grande organisation qui gère de nombreuses ressources numériques et publie beaucoup de contenu en ligne. 

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Nous examinerons également les problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous utilisez les deux systèmes en tant qu'outils indépendants. Enfin, nous verrons les étapes à suivre pour intégrer efficacement votre système de gestion de contenu et votre DAM. Mais d'abord, commençons par un bref aperçu des deux systèmes et de leurs principales différences. 

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Qu'est-ce qu'un DAM et qu'est-ce qu'un CMS ?

Un système de Digital Asset Management est une plateforme logicielle conçue pour stocker, organiser, gérer et distribuer des ressources numériques telles que des images, des vidéos, des documents et d'autres types de fichiers. Il sert de référentiel centralisé, permettant aux utilisateurs de rechercher et d'extraire des ressources rapidement et facilement.

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Les systèmes de DAM peuvent être utilisés dans toute une série de secteurs, notamment ceux de la vente au détail, de la fabrication et de la banque. Ils sont particulièrement utiles pour les organisations qui traitent d'importants volumes d'actifs numériques et qui ont besoin de les gérer efficacement.

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Les systèmes de DAM comprennent généralement des fonctionnalités telles que le tagging de métadonnées, le contrôle de versions, les autorisations d'utilisateurs et la conversion d'actifs. 

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Un système de gestion de contenu, quant à lui, permet aux utilisateurs de créer, de gérer et de publier du contenu numérique, généralement pour des sites web. Il fournit une interface conviviale permettant aux utilisateurs de créer et de modifier le contenu sans avoir besoin de connaître les langages de programmation web.

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Les CMS sont largement utilisés dans le commerce électronique, les sites web axés sur le contenu et les blogs, où de grands volumes de contenu doivent être gérés et présentés de manière organisée. Les CMS les plus populaires sont WordPress, Wix, Drupal, Joomla et Blogger. Ils offrent divers avantages tels que la rationalisation de la publication de contenu, une collaboration plus facile, une meilleure maintenance du site web et une édition de contenu plus simple.

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La principale différence entre les systèmes de Digital Asset Management et les systèmes de gestion de contenu est que les DAM sont conçus pour gérer et distribuer les ressources numériques, tandis que les CMS sont spécifiquement conçus pour la gestion et la diffusion du contenu des sites web.

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Les avantages de l'intégration DAM-CMS

Nous venons de voir les avantages d'avoir les deux systèmes dans la boîte à outils de votre entreprise. Voyons maintenant les avantages que vous tirerez de l'intégration de ces deux systèmes. 

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1. Stockage centralisé : l'intégration garantit que tous les actifs et contenus numériques sont stockés dans un emplacement centralisé, ce qui permet aux utilisateurs de trouver et d'accéder plus facilement à ce dont ils ont besoin.  

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2. Création de contenu efficace : grâce à l'intégration du DAM et du CMS, les utilisateurs peuvent facilement accéder aux ressources numériques et les utiliser pour la création de contenu sans quitter la plateforme CMS. Cela fait gagner du temps et améliore le processus de création de contenu.

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3. Amélioration de la collaboration : l'intégration favorise une meilleure collaboration entre les équipes, car les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux ressources numériques et au contenu au sein d'une même plateforme. Il n'est donc plus nécessaire de faire des allers-retours entre les systèmes, ce qui permet d'améliorer la communication et de rationaliser les flux de travail.

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4. Amélioration de la cohérence de la marque : l'intégration garantit que tous les actifs et contenus numériques, y compris les logos, les couleurs et les images, sont utilisés de manière cohérente sur tous les canaux et sur toutes les plateformes. Cela permet d'assurer la cohérence de la marque.

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5. Publication simplifiée : l'intégration du DAM et du CMS simplifie le processus de publication en fournissant aux utilisateurs une interface unique pour toutes les tâches de publication. Cela permet de réduire les erreurs et d'améliorer la productivité.

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6. Évaluation du contenu : la possibilité d'avoir une vue d'ensemble détaillée, à partir de l'environnement DAM, de tous les actifs qui ont été publiés sur différentes plateformes, afin de comprendre la performance du contenu et d'adapter les stratégies de communication.  

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Dans l'ensemble, l'intégration des systèmes de DAM et des CMS peut conduire à une plus grande efficacité, à une meilleure collaboration et à une plus grande cohérence de la marque, ce qui en fait un investissement rentable pour les organisations.

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Voici une étude de cas sur Decathlon, l'un des principaux détaillants d'articles de sport en France, qui montre les avantages de l'intégration.  

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Decathlon cherchait un moyen efficace de centraliser et de gérer un volume exponentiel de contenu et d'actifs numériques. La marque disposait de 73 sites web alimentés par différents CMS, y compris des sites d'e-commerce. Elle disposait également d'un système de gestion des informations produit avec un grand nombre d'actifs numériques. 

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Pour faciliter la centralisation et la diffusion de tous les éléments numériques liés au produit de la marque, ils ont intégré la solution de Digital Asset Management de Wedia à leur système d'information global.

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En intégrant le DAM à leur CMS et à plus de 30 autres applications grâce à l'API Wedia, ils disposaient d'une médiathèque centralisée pour tous les sites de Decathlon. Ainsi, les utilisateurs pouvaient facilement gérer et distribuer plus de 12 millions de contenus dans le monde entier.

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Si vous êtes à la recherche d'un système de DAM efficace qui s'intégrera facilement à votre CMS, jetez un coup d'œil à Wedia. En savoir plus sur Wedia.

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Les défis de la gestion des actifs numériques sans intégration DAM-CMS

A. Traitement et téléchargement manuels des actifs

Sans intégration, les ressources numériques de votre système de DAM devront être téléchargées manuellement vers la plateforme CMS. Il peut s'agir de copier et de coller un lien ou de télécharger le fichier à partir d'un ordinateur. Ce processus prend du temps, surtout si vous téléchargez plusieurs ressources. Il augmente également le risque d'erreur humaine. Par exemple, il se peut qu'une ressource téléchargée ne corresponde pas aux dimensions ou aux guides de style de la marque, ce qui peut entraîner des retards et des révisions coûteuses.

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La gestion manuelle des actifs complique également l'organisation et le suivi de vos actifs numériques. Sans système de DAM, il peut être difficile de classer, de taguer ou de marquer les ressources. Ce manque d'organisation fait qu'il est difficile de trouver les ressources dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

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B. Incohérences dans les métadonnées des actifs 

Les métadonnées sont les informations descriptives d'une ressource, par exemple le type de fichier, la taille, l'auteur, la date de création et la résolution. 

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Lorsque les métadonnées sont incohérentes ou manquantes, cela peut entraîner des confusions et des pertes de fichiers. De plus, le fait de traiter et de télécharger manuellement les ressources vers un CMS augmente la probabilité d'incohérences dans les métadonnées.

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Par exemple, chaque équipe ou personne impliquée dans le processus de création de contenu peut avoir des normes différentes pour l'étiquetage, la catégorisation ou le marquage des ressources lors de leur téléchargement sur la plateforme CMS. Il sera alors difficile pour les personnes extérieures à l'équipe de trouver les ressources. En revanche, avec un système de DAM, les métadonnées sont centralisées et gérées selon des normes et des protocoles cohérents dans l'ensemble de l'entreprise. En intégrant les deux systèmes, vos métadonnées seront centralisées et vous perdrez moins de temps à rechercher les fichiers. 

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C. Difficulté à maintenir le contrôle des versions

La mise en place d'un contrôle des versions peut s'avérer difficile sans un système centralisé de gestion des actifs.

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Lorsqu'ils gèrent des ressources manuellement, les collaborateurs peuvent travailler sur différentes versions de la ressource et envoyer leurs mises à jour à différents membres de l'équipe. Il sera difficile de savoir quelle version d'un fichier est la plus récente ou quel collaborateur a apporté des modifications essentielles à la ressource numérique. 

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Les utilisateurs doivent passer plus de temps à communiquer entre eux pour décider quelle version est la plus récente et/ou la plus exacte. Ce processus est inefficace et prend du temps. Il se complique encore si vous avez affaire à un grand nombre de fichiers.

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En revanche, le contrôle des versions est mieux maîtrisé et plus fluide avec une plateforme intégrée DAM-CMS. Les utilisateurs peuvent voir les modifications apportées dans le même système centralisé et même laisser des commentaires et des réactions. 

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Étapes de l'intégration des systèmes DAM et CMS

1. Évaluer la compatibilité des systèmes DAM et CMS

La première étape de l'intégration d'un système de Digital Asset Management avec un système de gestion de contenu consiste à évaluer la compatibilité des deux systèmes. Il est essentiel de s'assurer que les deux systèmes peuvent fonctionner ensemble de manière fluide.

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Les problèmes d'incompatibilité peuvent entraver la réussite d'un système DAM-CMS intégré et entraîner des imprécisions et des incohérences. Par exemple, si le système de DAM et le CMS requièrent des types de fichiers ou des codecs différents, des problèmes peuvent survenir lors du partage des ressources entre les deux systèmes.

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Lors de l'évaluation de la compatibilité du système de DAM et du CMS, il est essentiel de se poser quelques questions cruciales :

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• Les deux systèmes prennent-ils en charge les mêmes types de fichiers ?
• Les systèmes ont-ils des flux de travail ou des méthodes d'intégration similaires ?
• Ont-ils des API ou des intégrations existantes qui peuvent être utilisées ?

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En vous posant ces questions, vous vous assurez d'investir dans des systèmes qui fonctionneront parfaitement ensemble. 

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Wedia s'intègre de manière fluide aux plateformes CMS telles que WordPress, Drupal et Adobe Experience Manager. Et grâce à notre API REST avancée, vous pouvez créer des intégrations personnalisées.  

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2. Choisir une méthode d'intégration appropriée

Les méthodes d'intégration peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l'organisation et des systèmes utilisés. Voici quelques méthodes d'intégration courantes à prendre en considération :

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1. Intégration API : l'intégration API est la méthode la plus courante et la plus fiable pour intégrer un système de DAM et un CMS. Elle consiste à utiliser l'API (interface de programmation d'applications) de chaque système pour échanger des données entre eux. Grâce à l'intégration API, les deux systèmes peuvent "dialoguer" en temps réel, ce qui permet des mises à jour automatiques et des flux de travail rationalisés.

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2. Intégration de plug-ins : de nombreux systèmes de DAM et CMS proposent des modules d'extension qui peuvent être installés pour faciliter l'intégration. Ces modules font office de pont entre les deux systèmes, permettant une communication et un échange de données fluides.

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3. Intégration personnalisée : dans certains cas, une intégration personnalisée peut s'avérer nécessaire pour répondre à des exigences commerciales spécifiques ou pour intégrer des systèmes qui n'offrent pas d'options d'intégration prêtes à l'emploi. L'intégration personnalisée implique la création d'une application ou d'un script sur mesure qui facilite l'échange de données entre les deux systèmes.

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4. Intégration de l'intergiciel : un logiciel intermédiaire peut être utilisé pour faciliter l'échange de données entre les deux systèmes. Cette méthode implique l'utilisation d'une application logicielle tierce qui s'intercale entre le système de DAM et le CMS, traduisant et acheminant les données entre eux.

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En fin de compte, la meilleure méthode d'intégration dépendra de facteurs tels que les besoins spécifiques de l'organisation, les systèmes utilisés et le budget disponible pour l'intégration. Il est important d'évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque méthode d'intégration avant de prendre une décision. En choisissant une méthode d'intégration appropriée, vous pouvez vous assurer que votre système de DAM et votre CMS fonctionnent ensemble de manière fluide, maximisant ainsi leur valeur et améliorant l'efficacité du flux de travail de votre équipe.

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3. Mise en place des métadonnées

La mise en place de métadonnées est importante pour plusieurs raisons. Tout d'abord, les métadonnées fournissent un contexte essentiel aux ressources numériques, ce qui facilite leur recherche et leur gestion.

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Deuxièmement, les métadonnées permettent de normaliser la gestion des actifs et d'améliorer la cohérence au sein d'une organisation. Elles garantissent que les actifs sont correctement étiquetés et que des normes et des pratiques cohérentes sont suivies pour la dénomination des fichiers, la description et d'autres détails importants. 

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Enfin, les métadonnées peuvent également contribuer à la sécurité et à la conformité des ressources. Elles peuvent être utilisées pour contrôler l'accès aux actifs sensibles et suivre les droits d'utilisation et les informations relatives aux licences.

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Les métadonnées peuvent être regroupées en quatre catégories principales.

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Métadonnées descriptives

Les métadonnées descriptives fournissent des informations sur le contenu d'un actif numérique. Ces métadonnées sont utilisées pour décrire le sujet, l'objectif et le contexte de l'actif numérique. Les métadonnées descriptives sont généralement créées par l'auteur ou le créateur de la ressource numérique.

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Les métadonnées descriptives peuvent comprendre des informations sur le titre, l'auteur, la date et le format d'un document. Les métadonnées descriptives peuvent également inclure des informations sur les droits de propriété intellectuelle associés à un actif numérique, telles que des informations sur les droits d'auteur ou les licences.

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Métadonnées structurelles

Les métadonnées structurelles définissent les relations entre les différents composants de la ressource numérique. Par exemple, les différentes pages d'un document ou les différents chapitres d'un livre. Les métadonnées structurelles peuvent être particulièrement utiles pour les ressources numériques composées de plusieurs parties ou ayant une organisation complexe, telles que les collections multimédias ou les pages web.

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Parmi les exemples de métadonnées structurelles, on peut citer la structure hiérarchique des documents de plusieurs pages, les métadonnées de navigation pour les sites web, les métadonnées temporelles telles que les timecodes et les marqueurs pour les vidéos et les enregistrements audio, etc. Les métadonnées structurelles peuvent également inclure d'autres informations sur la ressource numérique, telles que son format de fichier, sa taille ou sa date de création.

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Métadonnées administratives

Les métadonnées administratives sont utilisées pour décrire l'histoire, le contexte et la provenance d'une ressource numérique. 

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Provenance (nom) : le lieu d'origine ou l'histoire la plus ancienne d'une chose.

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Les métadonnées administratives peuvent comprendre des informations techniques sur les formats de fichier, la résolution et l'emplacement de stockage, ainsi que des informations sur les autorisations, les droits d'accès et les paramètres de sécurité. 

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Métadonnées génératives

Les métadonnées génératives sont un type de métadonnées créées automatiquement ou par programme sur la base du contenu des ressources numériques. Contrairement aux métadonnées descriptives ou administratives, qui sont généralement créées manuellement par des utilisateurs humains, les métadonnées génératives sont générées automatiquement à l'aide d'algorithmes, de l'apprentissage automatique ou d'autres méthodes informatiques.

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Parmi les métadonnées génératives, on peut citer par exemple les tags ou les mots-clés générés automatiquement qui décrivent le contenu des images, des vidéos ou des documents. Par exemple, des algorithmes d'apprentissage automatique peuvent être utilisés pour identifier automatiquement des visages ou des objets dans une image et générer des métadonnées pour les décrire.

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En définissant des métadonnées, les organisations peuvent s'assurer que les actifs numériques peuvent être recherchés facilement et organisés avec précision dans le système intégré DAM-CMS.

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4. Personnaliser les paramètres d'autorisation

Les autorisations permettent de contrôler les personnes qui peuvent accéder aux ressources stockées dans le système de DAM et le CMS, les modifier et les supprimer. Voici deux points à prendre en compte lors de la personnalisation des autorisations et des paramètres de sécurité :

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• Définir des rôles d'utilisateurs : définissez des rôles d'utilisateurs et des niveaux d'accès en fonction des flux de travail au sein de votre organisation. Cela permet de s'assurer que chaque utilisateur dispose du niveau d'accès approprié pour effectuer ses tâches spécifiques.
• Définir des contrôles d'accès : définissez des contrôles pour restreindre l'accès aux ressources sensibles. Cela permet de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à ces ressources.

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Après avoir intégré votre DAM et votre CMS, la dernière étape consistera à former les membres de votre organisation aux caractéristiques et aux fonctionnalités des systèmes intégrés. 

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Conclusion

L'intégration du système de DAM et du CMS permet aux entreprises de mieux rationaliser leur flux de travail, d'augmenter leur productivité, d'améliorer la collaboration, de maintenir la cohérence de leur marque et de garantir une gestion appropriée de leurs ressources numériques. Cette puissante combinaison de technologies peut donner aux entreprises un avantage concurrentiel sur le marché numérique.

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Si vous souhaitez rendre votre entreprise plus efficace et plus orientée vers le client, il est temps de passer à l'action et d'envisager l'intégration de vos propres plateformes DAM et CMS. Vous serez ainsi en mesure de tirer le meilleur parti de vos ressources numériques, d'optimiser votre gestion de contenu et d'améliorer l'ensemble de vos activités. 

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