Nettoyage de printemps : Comment désencombrer votre solution DAM marketing

Le printemps a pointé le bout de son nez : Beaucoup d'entre nous considèrent cette période de l'année comme le moment idéal pour désencombrer leur maison, mais en tant qu'utilisateur de Digital Asset Management, vous devez savoir que votre DAM a également besoin d'un peu de nettoyage de temps en temps. Dans cet article, vous apprendrez comment mettre de l'ordre et restructurer votre DAM et pourquoi il est important de le faire pour que votre solution soit efficace. Alors, canalisez la Marie Kondo qui sommeille en vous et préparez-vous à un grand nettoyage de printemps de votre DAM.

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Des recherches ont montré que le nettoyage de printemps traditionnel existe depuis des siècles et qu'il est enraciné dans les cultures juive, iranienne et chinoise. Alors qu'à l'époque, le nettoyage de printemps était fortement codifié et ritualisé, dans nos sociétés actuelles, nous sommes un peu plus libres sur le "comment", et nous nous intéressons avant tout au "pourquoi" de cette tradition : Il est prouvé que le désencombrement a des effets bénéfiques sur la capacité à se concentrer, à s'organiser et sur l'humeur. Comme le dit le proverbe : Esprit propre = espace propre. Nous connaissons tous les effets positifs sur nos performances professionnelles lorsque nous travaillons sur un bureau propre et sans distraction. Il en va de même pour les outils que vous utilisez au quotidien. La bonne nouvelle, c'est que lorsque vous utilisez une solution de gestion des ressources numériques, vous vous êtes déjà épargné bien des maux de tête en ne perdant pas votre temps à rechercher des images, des photos, des fichiers, des audios, etc. sur plusieurs disques, plates-formes ou boîtes. Une solution DAM vous permet d'utiliser et, plus important encore, de réutiliser rapidement vos ressources marketing, ce qui représente un énorme gain de temps et d'argent à long terme. 

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Nettoyage de printemps des DAM dans vos services de gestion des contenus

En ajoutant constamment des visuels à votre DAM, le contenu peut s'accumuler rapidement. Et même si tout le monde ne traite pas des milliers d'images par jour comme le font certains de nos clients, un nettoyage régulier s'impose ! Voici nos conseils pour faire face à la situation : 

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Comme dans la "vraie vie", faire des lots fonctionne très bien dans ce cas : Répartissez vos contenus entre ceux que vous utilisez régulièrement et ceux que vous n'utilisez pas. Définissez un délai qui convient à votre entreprise, disons six mois ou un an, et si un document n'a pas été utilisé pendant cette période, il doit être archivé. 

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Il s'agit d'un "espace sécurisé" : Vos contenus sont toujours là, mais ils n'encombrent pas vos autres catégories. Archivez également les contenus qui ne sont pas utilisés ou qui sont invisibles pour la plupart des utilisateurs, qui contiennent des droits inconnus, qui sont de mauvaise qualité ou qui comprennent d'anciens employés. Utilisez-vous déjà la zone d'archivage ? Dans ce cas, il est temps de regarder la vérité en face avec l'étape 2 : les contenus qui ont été archivés et qui ne sont plus utilisés doivent être supprimés. Rappelez-vous : un espace propre conduit à un esprit propre et, évidemment, à une recherche plus simple, ce qui s'avère être une véritable économie d'énergie. En gardant vos contenus "propres", vous améliorerez aussi considérablement votre gestion des ressources : Moins, c'est plus dans ce domaine : Ne perdez pas votre temps et votre esprit sur du contenu qui n'est pas vraiment crucial pour vos objectifs commerciaux. En ce sens, un DAM peut devenir un allié de poids pour un mode de travail plus frugal et plus attentif.  

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Il en va de même pour l'optimisation des flux de travail et de la collaboration entre vos différents services et avec vos partenaires externes. En s'assurant que seuls les bons contenus sont disponibles, on évite les malentendus, les doublons et les recherches fastidieuses. Vous pouvez également utiliser tout le potentiel de chaque actif en réutilisant le contenu, les photos, les audios et les fichiers qui sont toujours pertinents pour l'entreprise, car vous ne reproduirez pas ou ne recréerez pas des contenus que vous possédez déjà dans un endroit central. L'essentiel est de n'avoir que du contenu déjà approuvé, visible par les utilisateurs et contenant les bonnes métadonnées. Ce qui nous amène au point suivant : Le nettoyage de la taxonomie et des métadonnées.

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Obtenez la conception de votre taxonomie et de vos métadonnées

En tant qu'utilisateur expérimenté de DAM, vous savez que votre taxonomie DAM organise votre contenu marketing avec votre propre vocabulaire d'entreprise. En utilisant une bonne taxonomie et un bon ensemble de balises, vous faites en sorte que vos contenus soient trouvables et reconnaissables. Tout d'abord, examinons la structure de votre taxonomie : Votre classification est-elle toujours pertinente ? Ou devriez-vous envisager des changements en ajoutant, supprimant ou renommant des catégories ? Par exemple, les catégories de produits que vous utilisez sur votre site web ou dans votre PIM correspondent-elles à celles que vous utilisez dans votre DAM ? Si ce n'est pas le cas, alignez-les ! Ou encore, vos employés ne savent pas où placer le contenu contenant des chaussures rouges, car votre structure actuelle fait une distinction entre 50 nuances de couleurs différentes ? Simplifiez votre structure !

Nous pouvons maintenant nous pencher sur vos autres métadonnées, ce qui, nous le savons, peut être un sujet assez intimidant, mais c'est aussi un domaine clé sur lequel vous devez vous concentrer lorsque vous faites votre propre nettoyage de printemps de votre DAM. Commençons par supprimer toutes les métadonnées dupliquées. Ensuite, nous devrions nous pencher sur les champs de métadonnées vides : Ne sont-ils pas importants ? Les avez-vous simplement oubliés ? 

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Une fois cette étape franchie, nous pouvons passer au niveau suivant et examiner vos données analytiques : Les termes utilisés sont-ils représentés par votre structure de métadonnées ? Si ce n'est pas le cas, il faut y remédier. En ce qui concerne les métadonnées, nous vous recommandons vivement de travailler avec des listes : Vous pouvez créer des listes pour différentes catégories. C'est un excellent moyen d'avoir toutes les métadonnées prêtes pour des lignes de produits spécifiques, des modèles, etc. Bien entendu, les besoins de ces listes doivent être optimisés : Supprimez les métadonnées qui ne vous servent plus. Pensez également à simplifier, à faire correspondre et à renommer les listes que vous avez déjà mises en place.

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Faites le ménage dans vos droits de sécurité

Mieux vaut prévenir que guérir : votre entreprise évolue constamment, des personnes arrivent et partent, il est donc essentiel de revoir vos utilisateurs, leurs droits et leurs comptes, au cas où votre DAM ne serait pas directement connecté à l'Enterprise Auth Server. Une vue d'ensemble de votre structure de sécurité vous donne un bon point de départ pour répondre aux questions suivantes : 

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• Chaque employé ou collaborateur dispose-t-il du bon niveau d'accès ? Certaines personnes ont-elles trop ou pas assez de droits ?
• Y a-t-il des utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis plusieurs mois ?
• Les contenus confidentiels ou sensibles font-ils l'objet de restrictions ?
• Pouvez-vous utiliser une connexion unique pour simplifier le processus d'authentification des utilisateurs ? 
• Existe-t-il des groupes d'utilisateurs ou des contenus inutilisés ?

Une fois que vous savez avec certitude qui doit avoir quel type d'accès, vous pouvez revoir vos limitations afin de protéger les contenus sensibles. Les limitations s'appliquent également aux personnes qui ne sont pas impliquées dans des flux de travail complexes et qui n'ont besoin que d'une partie du contenu total. D'autre part, vous voulez assurer une coopération harmonieuse en accordant le bon niveau d'accès aux personnes qui en ont besoin. 

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Appel à des experts en nettoyage de printemps

Lorsque vous faites le ménage de printemps de votre DAM, il est tout à fait normal de demander l'aide d'un professionnel. Il existe des outils utiles que nous pouvons mettre en place lors de la mise en œuvre d'une solution de DAM marketing, comme par exemple les automatismes : Après une période prédéfinie, les contenus peuvent être archivés automatiquement. De plus, les utilisateurs peuvent être informés de l'expiration des licences ; une notification sera envoyée à tous ceux qui ont déjà téléchargé le contenu concerné. Les développeurs de Wedia peuvent également mettre en place pour vous le "single sign-on" déjà mentionné, qui vous aidera à refléter la structure de votre entreprise et à créer des groupes d'utilisateurs et des droits en fonction de celle-ci. Bien entendu, tous ces changements peuvent être ajoutés à des solutions existantes. N'hésitez pas à demander de l'aide aux experts Wedia. Nous souhaitons que votre DAM réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.