Enterprise DAM, le support idéal pour un flux de travail et une collaboration efficaces

Simplifier le développement du contenu jusqu'à sa validation, garantir la traçabilité des versions... Un workflow DAM efficace est le résultat d'une alchimie entre une collaboration sans faille et des processus bien maîtrisés.

Le déploiement d'un système de gestion des documents d'entreprise (DAM ) ouvre la voie à de nombreux sujets de discussion, dont certains retiennent davantage l'attention que d'autres.

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C'est le cas des circuits de révision et d'approbation des actifs : les fameux "workflows DAM". Quelles sont les étapes du flux de travail ? Qui doit être impliqué ? Comment trouver le bon équilibre entre contrôle et collaboration ? Ce sont des questions qu'aucune organisation impliquée dans un projet de DAM ne peut éviter.

En réalité, nos clients imaginent souvent des choses trop complexes", observe Sébastien Bardoz, vice-président des ventes et des opérations de Wedia pour l'Amérique du Nord. "Par exemple, des briefs créatifs qui demandent trop de détails ou des étapes de validation trop fragmentées qui donnent du travail supplémentaire aux collaborateurs. Il n'est donc pas rare que nous recevions des demandes de simplification six mois après une première mise en œuvre. C'est pourquoi nous nous efforçons dès le départ d'offrir des flux de travail DAM simples mais efficaces"

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Les équipes de Wedia déconseillent ainsi le recours à la validation par des personnes nommément désignées, qui induit des mécanismes de délégation de droits (pour les congés, par exemple)."Cela entraîne une complexité qu'il n'est pas toujours facile de maîtriser dans le temps. Nous préférons nous en tenir à une approche par rôle, plus facile à maintenir. Les flux de travail DAM sont rarement figés et des changements sont toujours possibles. Il estdonc dans l'intérêt de tous que les circuits restent simples à comprendre et à faire évoluer. "

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Les flux de travail DAM génèrent une réaction en chaîne 

Les interdépendances entre le DAM de l'entreprise et le reste du système d'information sont une autre raison de plaider en faveur de flux de travail simples et lisibles. Le DAM n'est pas un îlot isolé : il peut et doit interagir avec un CMS (Content Management System), un CDN (Content Delivery Network), un CRM (Customer Relationship Management), un PIM (Product Information Management), etc. Lorsqu'un actif (une image, une vidéo, etc.) change de statut au cours du workflow, le DAM peut générer une réaction en chaîne dans le reste du SI.

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"Les workflows DAM déclenchent toute une chaîne d'actions, plus ou moins techniques, dont les utilisateurs ne doivent pas se préoccuper . C'est une des raisons pour lesquelles nous préférons ne pas donner aux utilisateurs la possibilité de modifier directement les workflows", précise Sébastien Bardoz. "Il est essentiel que chaque demande de changement soit analysée avec soin et que ses impacts soient étudiés afin d'éviter les réactions en chaîne".

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Les flux de travail DAM garantissent la traçabilité

Au quotidien, un flux de travail DAM efficace se caractérise par sa capacité à rationaliser la collaboration, tout en garantissant le contrôle. "Nos clients veulent pouvoir collaborer facilement autour des actifs, mais aussi pouvoir garder une trace de toutes les versions jusqu'à ce qu'elles soient validées. Cette traçabilité est essentielle pour les entreprises qui opèrent sur des marchés réglementés", souligne Sébastien Bardoz.

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C'est bien sûr le cas des institutions financières (banques, compagnies d'assurance) mais pas seulement. De la grande distribution à l'industrie pharmaceutique en passant par les marques de cosmétiques, de nombreux secteurs sont désormais soumis à des réglementations qui se traduisent par des contraintes de traçabilité.

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"Pour certaines organisations soumises à des réglementations strictes, nous veillons même à ce que l'équipe chargée de la validation juridique dispose de son propre flux de travail autour d'un actif", explique Sébastien Bardoz. "Un workflow qui reste privé, réservé à cette équipe". Dans tous les cas, les entreprises attendent de pouvoir utiliser cette historisation des échanges et des versions pour produire des dossiers dits "opposables" - qui servent donc de preuve - en cas d'audit réglementaire ou de détection d'anomalies.

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Les flux de travail DAM sont équipés pour une collaboration rapide

Au-delà des contrôles, la collaboration tout au long du flux de travail doit garantir une itération rapide et précise. À cette fin, il ne suffit pas toujours d'annoter les actifs par de simples commentaires, en particulier pour les contenus visuels et audiovisuels. Il est souvent plus productif de dessiner directement sur une image pour marquer les modifications à apporter. Un DAM comme celui de Wedia aide également les utilisateurs à comparer deux versions d'images en jouant avec un curseur ou un mécanisme de superposition.

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Ces fonctions ne sont pas un luxe, surtout pour les entreprises - celles du secteur de la distribution par exemple - qui gèrent de gros volumes de visuels. Dans ce cas, tout doit être mis en œuvre pour garantir un flux de travail rapide. D'ailleurs, de plus en plus de clients demandent un temps minimum entre la prise de vue d'un produit et sa mise en ligne sur un site web. C'est une façon de contrôler l'efficacité du flux de travail DAM.

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Automatisations et notifications avec CTA intégré

"Pour soutenir cette rapidité, nous pouvons automatiser des tâches, par exemple vérifier que le contenu est conforme aux exigences techniques telles que la taille du fichier, la résolution visuelle, etc. Notre DAM peut également détecter les fichiers similaires afin d'éviter les doublons et d'épargner aux utilisateurs le nettoyage de ce qui a déjà été fait !

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Un point clé pratique : notifier les utilisateurs lorsque leur contribution est attendue. Tout est possible : notification au sein du DAM, via une solution collaborative tierce mais aussi par email, avec le visuel à valider et un bouton d'acceptation/refus. Un call-to-action (CTA) simple pour assurer un workflow fluide qui s'inscrit dans les interstices de la vie quotidienne.

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