Faire travailler le contenu numérique plus intelligemment, et non plus difficilement : Introduction à la gestion des ressources numériques

Dans le paysage commercial actuel, dominé par le numérique, où la plupart des grandes entreprises opèrent en ligne et utilisent des ressources numériques pour diffuser leurs messages marketing, il est essentiel de disposer d'un système permettant de stocker, de gérer, d'organiser et de partager ces ressources numériques de manière efficace. C'est là que le système de gestion des ressources numériques (DAM) entre en jeu. 

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Un système de gestion des actifs numériques permet aux grandes entreprises de mieux contrôler tous leurs actifs numériques au sein d'une plateforme unique. Avec le bon système, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail, créer de meilleures expériences pour les clients, stimuler la productivité des employés et même prendre l'avantage sur leurs concurrents. 

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Et à mesure que les entreprises avancent dans leur transformation numérique, un système de DAM les aidera à devenir plus organisées et plus efficaces afin qu’elles puissent atteindre leurs objectifs commerciaux plus rapidement. 

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Dans cet article, nous allons tout savoir sur la gestion des actifs numériques. Du rôle des actifs numériques dans l'entreprise à la manière de choisir le système de gestion des actifs numériques adapté à votre entreprise, en passant par des études de cas réels d'entreprises utilisant la gestion des actifs numériques. 

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C'est parti ! 

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Le rôle des ressources numériques dans les entreprises

Les ressources numériques sont toutes les formes de données ou de contenu stockées dans un format numérique. Il peut s’agir d’images, de vidéos, de fichiers audio, de documents, de feuilles de calcul, de sites Web, de diaporamas et de logos. 

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Pour les entreprises, les ressources numériques peuvent également inclure :

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• des supports marketing : brochures, dépliants, infographies, publications sur les réseaux sociaux, livres blancs, emails, journaux, etc. ;
• des données clients : coordonnées, données démographiques, historique des achats, commentaires des clients, etc. ;
• des dossiers financiers : bilan, compte de résultat, factures, bons de commande, relevés bancaires, etc. ;
• ainsi que tout autre contenu numérique important pour le fonctionnement de l’entreprise. 

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Les assets numériques sont précieux dans les opérations commerciales d’aujourd’hui, car ils peuvent être consultés et partagés de n’importe où dans le monde, ce qui les rend très pratiques et évolutifs. Et comme les créateurs de ressources numériques peuvent inclure des droits d’utilisation ou imposer certaines restrictions sur la façon dont leurs assets sont utilisés ou partagés, les entreprises peuvent protéger leurs propriétés intellectuelles et la réputation de leur marque. 

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Exemples de cas d’utilisation des ressources numériques en entreprise

Les ressources numériques sont un élément essentiel de l’entreprise moderne. Elles offrent de nombreux avantages que les assets traditionnels comme les panneaux d’affichage et le publipostage n’offrent pas et peuvent être utilisés à de nombreuses fins. Jetons un coup d’œil à quelques cas d’utilisation des ressources numériques en entreprise. 

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• Marketing : les ressources numériques telles que les images, la vidéo et l’audio peuvent être utilisées pour diffuser le message marketing d’une marque. En utilisant des ressources numériques dans leurs campagnes marketing, les marques peuvent facilement capter l’attention de leur public cible. Le contenu multimédia enrichi, comme les images ou les vidéos interactives, contribue également à augmenter l’engagement du public.  
• Ventes : les équipes de vente peuvent utiliser des ressources numériques telles que des brochures, des démonstrations de produits, des présentations argumentaires, des témoignages de clients et des études de cas pour démontrer la proposition de valeur de votre entreprise à des clients potentiels et conclure des affaires.  
• Tenue à jour de registres et stockage : les ressources numériques peuvent être utilisées pour stocker des informations importantes sur l’entreprise, telles que des contrats. En stockant les données essentielles de l’entreprise sous forme d’assets numériques, les entreprises peuvent réduire le risque de perte ou d’endommagement des données tout en rationalisant leurs opérations.  
• Collaboration : les membres de l’équipe peuvent se partager des ressources numériques, telles que des supports marketing, et collaborer sur celles-ci sans avoir à se trouver au même endroit physique.  
• Propriété intellectuelle : les ressources de propriété intellectuelle telles que les marques déposées ou les brevets peuvent être protégées en tant qu’assets numériques. Les entreprises seront en mesure d’établir une preuve de propriété et de surveiller les infractions. 
• Formation : les entreprises peuvent utiliser des modules d’apprentissage en ligne, des didacticiels vidéo et des manuels pour former les employés et intégrer de nouveaux clients.  

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Ce ne sont là que quelques exemples qui montrent à quel point les ressources numériques sont utiles et polyvalentes dans les entreprises. En tirant parti de leurs ressources numériques, les entreprises peuvent améliorer leurs opérations, rendre leur activité plus compétitive et débloquer de nouvelles opportunités de croissance.

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Défis de la gestion des ressources numériques

Bien que les ressources numériques soient essentielles et offrent de nombreux avantages aux entreprises, elles constituent certains défis auxquels vous pouvez être confronté lors de leur gestion. Voici quelques-uns des défis courants liés à la gestion des assets numériques :

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• Stockage des actifs numériques : Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, elle crée de plus en plus d'actifs numériques. Il peut être difficile de trouver un endroit sûr pour stocker tous ces actifs en un seul endroit - d'où la nécessité d'une solution de gestion des actifs numériques. 

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Par exemple, le système de gestion des ressources numériques de Wedia aide les grandes entreprises à gérer, personnaliser et diffuser efficacement leurs assets numériques. Vous serez en mesure de gérer un grand volume et une grande variété de ressources. Qu’il s’agisse de ressources multimédias telles que des photos, de la 3D et de la vidéo, ou de contenus marketing tels que des prospectus, des publicités et des supports de point de vente. 

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• Difficulté à récupérer les actifs : Les grandes entreprises disposent généralement d'un grand nombre de fichiers et de données qui ont été créés. Il peut être difficile de retrouver facilement ces fichiers, en particulier lorsque vos employés ne se trouvent pas au même endroit ou travaillent dans des fuseaux horaires différents. En l'absence d'un système de recherche et d'extraction adéquat, il peut être difficile d'obtenir le bon élément au moment voulu. 
• Collaboration : la collaboration entre les grandes équipes et les parties prenantes externes peut être complexe, en particulier entre les régions. Le partage et la mise à jour des ressources numériques peuvent prendre beaucoup de temps. Sans une bonne communication, des erreurs se produisent et des informations peuvent être perdues lors de la transmission.  
• Contrôle de version : au fur et à mesure que les ressources numériques sont partagées et mises à jour, plusieurs versions sont créées. Pour cette raison, il peut être difficile de maintenir la cohérence entre les différents canaux. Il sera également plus difficile de s’assurer que la bonne version de la ressource est utilisée pour maintenir la cohérence de la marque. La mise en place d’un contrôle de version garantit que toute erreur ou mise à jour ne portera pas atteinte à l’image de votre marque.  
• Diffusion et marketing : les ressources numériques peuvent être diffusées sur une variété de canaux tels que les emails, les médias sociaux ou les plateformes publicitaires. Le problème, c’est que chaque canal nécessite généralement des tailles et des formats spécifiques pour une visibilité et une réactivité optimales. Plus l’asset numérique est adapté à un canal spécifique, plus les chances d’engagement du public sont élevées.  
• Sécurité : les ressources numériques, lorsqu’elles sont stockées ou partagées en ligne, sont soumises à des cybermenaces telles que le piratage ou la duplication. Les entreprises doivent déployer des protocoles de sécurité tels que le contrôle d’accès et le chiffrement pour garantir la protection des assets numériques et la confidentialité des données.   

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Ce sont là quelques-uns des défis liés à la gestion efficace des assets numériques. Pour surmonter ces défis, les entreprises devront planifier soigneusement et utiliser les bons outils. Passons à présent au meilleur outil de gestion des ressources numériques.

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Vue d'ensemble d'un système de gestion des actifs numériques

Les systèmes de gestion des actifs numériques permettent aux entreprises de gérer les actifs numériques de leur organisation, de la création à l'archivage, en passant par l'organisation et la distribution. 

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Voici comment fonctionne généralement un système DAM :

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• Ingestion de fichiers et de données : La première étape de l'utilisation d'un système DAM consiste à télécharger vos ressources numériques sur la plateforme. Selon le système DAM choisi, vous pouvez télécharger les fichiers manuellement, utiliser une API pour automatiser le processus ou connecter votre système à une source de données externe.
• Organisation : Les ressources numériques téléchargées peuvent ensuite être classées en catégories à l'aide de balises de métadonnées prédéfinies telles que le type de fichier, l'auteur, la date de création du fichier ou la campagne à laquelle il appartient. Les systèmes DAM attachent des métadonnées à chaque ressource afin de faciliter la gestion et la recherche de ces ressources. 
• Stockage : après l’organisation, les ressources numériques sont ensuite stockées en toute sécurité dans le système de DAM. Le système veillera non seulement à ce que vos assets soient stockés, mais aussi à l’abri des accès non autorisés. Les systèmes de DAM utilisent des pare-feu, un contrôle des accès et d’autres protocoles de sécurité pour assurer la sécurité des fichiers.  
• Récupération et diffusion : en utilisant la fonctionnalité de recherche du système de DAM, toute personne disposant d’une autorisation peut facilement et rapidement localiser les ressources souhaitées. Et grâce à ses fonctionnalités collaboratives, vous pouvez partager ou exporter des fichiers de tailles et de formats différents avec des membres de l’équipe et des personnes extérieures à votre organisation.
• Rapports et analyses : En règle générale, les systèmes DAM vous permettent d'analyser et d'établir des rapports sur des paramètres qui vous aideront à optimiser l'utilisation de vos ressources numériques et à identifier les problèmes éventuels. Par exemple, les actifs obsolètes. Parmi les indicateurs que vous pouvez mesurer, citons les "indicateurs d'utilisation" qui suivent le nombre de vues, de téléchargements et de partages de vos ressources numériques ; les "indicateurs d'utilisation" qui mesurent la manière dont les utilisateurs interagissent avec le système de gestion des ressources ; les "indicateurs de cycle de vie du contenu" qui mesurent le cycle de vie des ressources numériques dans votre entreprise et les "indicateurs de conformité" qui mesurent si les ressources numériques sont conformes à vos lignes directrices en matière de marque ou à toute restriction de licence. 

Caractéristiques principales d'un système de gestion des actifs numériques

Examinons de plus près certaines des principales fonctionnalités d’un système de DAM et des exemples de leur fonctionnement en pratique.

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Gestion de l’intégration de ressources numériques et des métadonnées

La fonction principale d'un système DAM est de faciliter le stockage des ressources numériques ainsi que la gestion des métadonnées associées à chaque ressource. Grâce aux métadonnées, vous pouvez facilement créer un catalogue consultable de vos ressources numériques.

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Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Par exemple, si votre équipe marketing souhaite créer une campagne publicitaire rapide, elle peut facilement trouver l’image spécifique qu’elle souhaite utiliser pour la campagne, car chaque élément possède une balise Meta ou une balise d’objet. Les balises d’objet vous aident à décrire le contenu visuel d’une ressource, comme les personnes ou les objets d’une image, la scène d’une vidéo ou même les couleurs utilisées.

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Contrôle des accès et gestion des autorisations

Un système DAM doit également contrôler l'accès à vos ressources numériques. Pour ce faire, il propose des autorisations aux utilisateurs. Ainsi, en fonction des autorisations dont dispose un utilisateur, celui-ci peut soit consulter uniquement les documents, soit les modifier, les télécharger et même les charger dans le système DAM. Cela permet une meilleure gestion des ressources numériques et empêche l'accès, l'utilisation et la distribution non autorisés. 

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Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Par exemple, votre équipe de marketing a créé une publicité vidéo pour une campagne qui doit être examinée et approuvée par le client. La vidéo peut être partagée avec le client en toute sécurité via le DAM. Des autorisations spécifiques seront attribuées au client afin qu'il puisse uniquement visionner et commenter la vidéo sans la télécharger.

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Collaboration et gestion des flux de travail

Cette fonctionnalité permet aux équipes de travailler ensemble efficacement sur des projets et des ressources numériques. Les membres de l’équipe peuvent ajouter des commentaires, des notes et même apporter des modifications aux ressources. Et grâce à l’utilisation des validations, vous pouvez suivre les modifications apportées aux ressources. Non seulement cela améliore le flux de travail de l’équipe, mais vous serez également en mesure de suivre le cycle de vie des ressources.

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Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Lorsque les concepteurs créent des ressources pour les différentes équipes de votre organisation, les membres des équipes peuvent inclure leurs commentaires et suivre l'évolution des modifications. Une fois que l’équipe est satisfaite de la conception après vérification, le concepteur peut alors publier ou présenter les ressources à l’équipe responsable. Cela garantit que les projets sont réalisés efficacement.   

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Gestion de la marque

Grâce au contrôle d’accès et aux autorisations des utilisateurs, un DAM d’entreprise garantit la cohérence de votre image de marque sur tous les canaux. 

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Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Par exemple, vous pouvez créer un portail personnalisé dans votre système de DAM pour votre service juridique. Ici, ils peuvent valider l’utilisation du logo de votre marque et s’assurer que toutes les directives de marque sont respectées avant que les ressources numériques ne soient partagées ou distribuées.

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Analyses et rapports

Un système de gestion des ressources numériques fournit des informations détaillées sur les paramètres d'utilisation des ressources, tels que les téléchargements, les vues et les partages. Vous pouvez également suivre le comportement des utilisateurs, le retour sur investissement de ressources numériques spécifiques et évaluer celles qui doivent être améliorées ou supprimées. Grâce au DAM, vous serez en mesure de conserver les ressources numériques les plus performantes en vue d'une utilisation ultérieure. Découvrez comment vous pouvez suivre votre contenu marketing avec la solution DAM de Wedia.

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Intégration et évolutivité

Un système de DAM doit pouvoir s'intégrer à d'autres applications professionnelles telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les plateformes de gestion des stocks. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous créez davantage d'actifs numériques, le système de DAM doit être en mesure de prendre en charge l'augmentation des données. 

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Comment choisir le bon système DAM pour votre entreprise ?

Lors du choix d’un système de DAM, plusieurs facteurs devraient être pris en considération. Passons en revue quelques-uns d’entre eux.   

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• Fonctionnalités : Recherchez des systèmes DAM qui répondent aux besoins de votre entreprise. Nous avons déjà vu plus haut les principales fonctionnalités à prendre en compte.
• Intégrations : assurez-vous que le système de DAM s’intègre à la plateforme que votre entreprise utilise fréquemment. Par exemple, les systèmes de gestion de contenu comme WordPress, les plateformes de médias sociaux ou les outils d’édition comme Adobe Creative Suite. 
• Facilité d’utilisation : le système de DAM doit présenter une interface utilisateur conviviale et offrir une navigation facile. Le but du système de DAM est de vous faire gagner du temps, c’est pourquoi ses fonctionnalités et sa conception doivent être intuitives et claires.
• Sécurité : une sécurité robuste est indispensable pour garantir la protection de vos précieuses ressources. La solution doit disposer de protocoles de sécurité tels que le contrôle d’accès basé sur des rôles, le chiffrement, l’authentification des utilisateurs, le filigrane, les sauvegardes, la reprise après sinistre et l’audit.
• Évolutivité : choisissez des systèmes de DAM capables de soutenir votre entreprise à mesure qu’elle se développe et que vos besoins en matière de stockage de contenu augmentent.

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Si vous êtes à la recherche d'une solution efficace de gestion des actifs numériques, consultez les solutions de Wedia.

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Études de cas

Examinons des exemples concrets de mises en œuvre réussies de DAM dans différents secteurs d'activité.

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Industrie automobile – Volvo

Volvo est un constructeur automobile haut de gamme qui compte plus de 2 300 concessionnaires et 43 000 employés dans le monde. Volvo Car France était à la recherche d’une plateforme intégrée qui lui permettrait de fournir à ses concessionnaires du monde entier des supports marketing. L’entreprise avait également besoin d’une solution pour centraliser, trouver et partager l’ensemble de ses ressources numériques.

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Volvo s’est tourné vers Wedia pour l’aider à mettre en place une plateforme de Digital Asset Management en libre-service. La plateforme en libre-service a été personnalisée pour Volvo avec des filtres, des éléments de menu et des widgets adaptés aux besoins des concessionnaires locaux. Les fichiers peuvent également être récupérés par état, thème, type de média ou modèle de voiture. 

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Grâce au DAM de Wedia, le réseau de concessionnaires Volvo Car France peut personnaliser et adapter de manière autonome le contenu marketing aux besoins de ses clients locaux. 

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En savoir plus sur l’utilisation du DAM de Wedia par Volvo Car France.

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Industrie pharmaceutique – Bayer AG

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Bayer AG est une multinationale allemande spécialisée dans les sciences de la vie et l’industrie pharmaceutique dans des domaines tels que la santé grand public, les produits pharmaceutiques, les semences, la biotechnologie et l’agriculture. Avec environ 100 000 employés opérant dans 83 pays sur quatre continents, Bayer avait besoin de mettre en place une source unique de vérité pour ses ressources numériques qui serait accessible par ses employés ainsi que par des partenaires externes tels que des agences de presse. 

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Wedia a créé une nouvelle solution marketing appelée Media Pool, accessible à l’ensemble des 100 000 employés de Bayer. En utilisant simplement leur adresse e-mail via un processus d’inscription automatisé, les employés peuvent accéder à la solution de manière autonome. Et grâce à la fonctionnalité d’IA du DAM de Wedia, la plateforme offre des capacités avancées de recherche, et de gestion d’images et de vidéos, telles que le recadrage intelligent, les mots-clés, les sous-titres automatiques, etc.

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Pour en savoir plus, consultez la bibliothèque "Single source of truth" de Bayer.  

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Industrie cosmétique – GW Cosmetics

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GW Cosmetics est un fabricant autrichien de produits de soins pour les cheveux, le visage et le corps. Pour développer sa marque, l’entreprise s’est associée à différentes marques et distributeurs mondiaux, commercialisant ses produits dans plus de 50 pays. GW souhaitait mettre à niveau sa solution Web2print existante dans le but de créer un référentiel central capable de prendre en charge la gestion complète des ressources et la publication multicanale. 

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GW Cosmetics a choisi Wedia notamment en raison de son interface utilisateur conviviale, de sa bibliothèque multimédia prenant en charge divers formats numériques, de la création rapide de contenu hors ligne, de sa gestion fine des droits et de sa disponibilité en allemand et en anglais.

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L’utilisation de Wedia a permis à GW Cosmetics de créer une identité de marque cohérente sur tous les canaux et dans tous les pays. 

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Conclusion

Les systèmes de gestion des actifs numériques sont essentiels pour les activités des entreprises modernes d'aujourd'hui. Grâce à une solution efficace de gestion des actifs numériques, les grandes organisations peuvent rationaliser le flux de travail, assurer la cohérence des messages de marque sur différentes plateformes, renforcer la collaboration, garantir la sécurité contre les accès non autorisés et fournir des informations sur l'utilisation et les performances des actifs numériques. 

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Dans l'ensemble, les systèmes DAM sont essentiels pour les entreprises qui traitent régulièrement un grand nombre d'actifs numériques.

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